Finanz- und Verwaltungskoordinator*in (w/m/d) Projektmanagement & Controlling | bis zu EG 12 | Homeoffice möglich

Über den Tellerrand schauen, Abläufe verbessern, Projekte voranbringen – das klingt nach Ihnen? Dann gestalten Sie mit uns die Zukunft der Forschung in der HPC Geschäftsstelle am IT Center der RWTH Aachen. Wir in der HPC Geschäftsstelle koordinieren und gestalten zentrale administrative und strategische Prozesse für bundesweite Großprojekte im Bereich High Performance Computing (HPC). Ein neuer Supercomputer muss beschafft werden? Da helfen wir! Die Brücke zwischen Wissenschaft und Verwaltung schlagen, komplexe Abläufe koordinieren und dabei immer wieder neue Lösungen finden? Genau das prägt unseren Arbeitsalltag.

Sie unterstützen unser bundesweites Großprojekt NHR4CES – eine gemeinsame Kooperation zwischen der RWTH Aachen und TU Darmstadt, das modernste Hochleistungsrechner, interdisziplinäre Forschung und strategische Projektarbeit vereint. Hier entstehen innovative Anwendungen und Algorithmen für komplexe ingenieurwissenschaftliche Herausforderungen. Für dieses Projekt suchen wir Unterstützung im Bereich Finanz- und Personalmanagement.

Wir bieten ein spannendes, vielfältiges und modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, bis zu 60 % Homeoffice (im Rahmen einer bestehenden Dienstvereinbarung) und 30 Urlaubstagen. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat für uns hohe Priorität. Sie profitieren von einer fairen Vergütung nach TV-L (bis zu EG 12), Jahressonderzahlung, betrieblicher Altersvorsorge, Corporate Benefits und vermögenswirksamen Leistungen. Wir fördern Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch umfassende Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten. Kollegialität, offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung sind bei uns gelebter Alltag. Nutzen Sie die Einzigartigkeit von NHR4CES, um Ihre Kompetenzen zu erweitern und Ihre Karriere im Hochschul- und Projektmanagement voranzubringen. Ein motiviertes und wertschätzendes Team freut sich auf Ihre Bewerbung!

Gemeinsam mit sieben Kolleginnen und Kollegen in der HPC Geschäftsstelle sind Sie zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden der von uns betreuten Projekte. Im Rahmen des Projektes NHR4CES arbeiten Sie eng mit der Leitung der HPC Geschäftsstelle zusammen und verantworten das Finanz- und Personalmanagement. Dazu gehören insbesondere:

• Dokumentation, Durchführung und Begleitung von Beschaffungsprozessen - von der Ausschreibung und Angebotsphase bis zur Beauftragung, Lieferung, Inbetriebnahme und der laufenden Kostenkontrolle
• strategische Finanzplanung sowie Weiterentwicklung von Konzepten für das Finanzmanagement und Controlling für die von uns betreuten Projekte
• fachliche Führung und Anleitung von Kolleg*innen im Bereich Finanzmanagement
• Controlling der Personalkosten für mehr als 25 Mitarbeitenden im Projekt NHR4CES, die an verschiedenen Instituten der RWTH tätig sind und mit denen Sie sich regelmäßig austauschen
• strategische Personalplanung für die von uns betreuten Projekte
• eigenständige Pflege von Personalübersichten und Abgleich mit der Finanzplanung
• Erstellung von Verwendungsnachweisen und Abstimmung mit der Hochschulverwaltung
• Vorbereitung und Begleitung von Einstellungsprozessen für die Mitarbeitenden im Projekt

Darüber hinaus unterstützen Sie das Team bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen wie Teamevents und Projekttreffen. Besuchen Sie gerne unsere Projektwebsite: www.nhr4ces.de – keine Sorge, auch wenn die Webseite auf Englisch ist: Ihre Arbeit bei uns findet überwiegend auf Deutsch statt.

Sie passen perfekt zu uns, wenn Sie:

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor z.B. im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder vergleichbar) oder eine gleichwertige Qualifikation mitbringen
• bereits Berufserfahrung im Projektmanagement und Controlling gesammelt und Freude daran haben, Ihr Wissen im dynamischen Umfeld einzusetzen
• ein ausgeprägtes Zahlenverständnis haben und auch bei komplexen Sachverhalten den Überblick behalten; analysieren, strukturieren und koordinieren gehören für Sie zum Alltag
• sehr sicher mit Excel arbeiten und idealerweise Erfahrung mit SAP mitbringen
• eigenständig, zuverlässig und präzise arbeiten, dabei Verantwortung übernehmen und Lösungen finden
• fließend auf Deutsch (C2) kommunizieren und sehr gute Englischkenntnisse besitzen
• gern in einem kleinen, diversen Team arbeiten und Wert auf eine sorgfältige, kooperative Zusammenarbeit legen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet bis zum 31.12.2030. Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden. Bei einer Teilzeitbeschäftigung ist eine Reduzierung auf maximal 75 % der regulären Arbeitszeit möglich. Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L. Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 12, je nach persönlicher Qualifikation.