Projektkoordinator/in (w/m/d) – Administration, Finanzen und Projektmanagement

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf zwei Jahre. Eine Verlängerung wird angestrebt. Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L. Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung.

Das Institut für Massivbau (IMB) der RWTH Aachen University gehört zu den führenden Forschungseinrichtungen im Bereich des konstruktiven Ingenieurbaus. Mit rund 60 Mitarbeitenden bearbeitet das Institut zahlreiche Forschungsprojekte in den Bereichen Massivbau, nachhaltiges und ressourceneffizientes Bauen, digitale Planungs- und Fertigungstechnologien sowie innovative Baustoffe und Tragwerke. Neben der Grundlagenforschung werden gemeinsam mit Industriepartnern neue Bauweisen und Fertigungskonzepte entwickelt und in die praktische Anwendung überführt. Zu den größten Forschungsverbünden des Instituts zählt der Exzellenzcluster CARE – Climate-Neutral And Resource-Efficient Construction, den das IMB als Sprecherinstitut gemeinsam mit der Technischen Universität Dresden koordiniert. Darüber hinaus unterstützt das Institut zahlreiche weitere öffentlich geförderte Forschungsprojekte.

In dieser Position übernehmen Sie einen eigenständigen administrativen Aufgabenbereich und unterstützen sowohl die Forschungsaktivitäten des Instituts für Massivbau als auch administrative Prozesse des Exzellenzclusters CARE. Dabei arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Verwaltung und externen Partnern und tragen wesentlich zum erfolgreichen Management nationaler und internationaler Forschungsprojekte bei.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation; mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Hochschul-, Wissenschafts- oder öffentlichen Verwaltungsumfeld, ist wünschenswert.
• Kenntnisse im Finanz- und Beschaffungsmanagement, idealerweise im Drittmittelmanagement, sowie im Umgang mit SAP oder vergleichbaren Verwaltungssystemen sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel.
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln sowie Bereitschaft zum routinierten Einsatz moderner KI-gestützter Werkzeuge zur Unterstützung administrativer Prozesse.
• Fähigkeit zur selbstständigen Bearbeitung komplexer administrativer Fragestellungen sowie ausgeprägte Organisations- und Koordinationskompetenz.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Akteursgruppen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Koordination der administrativen Abläufe des administrativen Office-Managements sowie der CARE-Geschäftsstelle unter Anwendung umfassender Fachkenntnisse im Verwaltungs- und Drittmittelumfeld.
• Selbstständige Bearbeitung administrativer Finanzprozesse des Exzellenzclusters und weiterer Forschungsprojekte des IMB (u. a. Erstellung von Budgetübersichten, Bearbeitung von Mittelabrufen, Pflege der Finanzdaten sowie Unterstützung des Budgetmonitorings).
• Selbstständige Bearbeitung und Koordination administrativer Beschaffungsprozesse einschließlich Einholung und Bewertung von Angeboten, Abstimmung mit den beteiligten Einrichtungen sowie Nachverfolgung der Beschaffungsvorgänge unter Berücksichtigung der geltenden Vergabevorschriften.
• Eigenständiges Projekt-, Fristen- und Berichtscontrolling einschließlich der Aufbereitung administrativer Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen für die Leitung.
• Selbstständige organisatorische Vorbereitung und administrative Betreuung von Veranstaltungen, Workshops und Gremiensitzungen.
• Schnittstellenmanagement: Koordination der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Leitung, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, Universitätsverwaltung sowie externen Partnern.
• Eigenständige Pflege und Weiterentwicklung administrativer Dokumentationen, Datenbanken und universitätsinterner Verwaltungssysteme.
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Standardisierung administrativer Prozesse sowie der kontinuierlichen Optimierung der CARE-Geschäftsstelle.

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben. Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.

Besoldung / Entgelt: bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung.