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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verwaltung und Forschung durch vielfältige Kommunikations- und Verwaltungsaufgaben.
- Arbeitgeber: RWTH Aachen University, ein innovativer Lehrstuhl für Informationssysteme und Datenbanken.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsangebote und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite an modernen Technologien wie KI und Augmented Reality.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle mit unbefristetem Vertrag und Entwicklungschancen in einem familienfreundlichen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Der Lehrstuhl für Informationssysteme und Datenbanken (Informatik 5) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Verwaltungsbeschäftigte*n für den Sekretariatsbereich in Teilzeit (50%).
In dieser Position unterstützen Sie die Verwaltung, Lehre und Forschung des Lehrstuhls durch die Übernahme vielfältiger Kommunikations- und Verwaltungsaufgaben.
Zu Ihren Tätigkeiten gehören unter anderem:
- selbständige Bearbeitung von Personalangelegenheiten des studentischen und wissenschaftlichen Personals
- Administrative Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen
- Bearbeitung von studentischen Anfragen
- Unterstützung bei der Termin- und Raumkoordination
- Eigenverantwortliche Büroorganisation
- Unterstützung bei der Verwaltung von Drittmittelprojektkonten
- Mitwirkung bei Beschaffungsvorgängen
- Aktenführung sowie strukturierte Ablage von Daten und Dokumenten
- Organisation und Betreuung von Bewirtungen: Planung, Koordination und Durchführung von Bewirtungen im Rahmen von Veranstaltungen
Ihr Profil
Wir suchen eine engagierte und motivierte Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation. Idealerweise bringen Sie darüber hinaus folgende Kompetenzen und Erfahrungen mit:
- Grundlegende kaufmännische Kenntnisse sowie ein gutes Zahlenverständnis
- Gute bis sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Ausgeprägte organisatorische und koordinative Fähigkeiten sowie Kommunikationsstärke
- Flexibilität, Belastbarkeit, Teamgeist und eine hohe Serviceorientierung
- Eine strukturierte, sorgfältige und systematische Arbeitsweise
- Absolute Vertrauenswürdigkeit sowie ein hohes Maß an Loyalität
Von Vorteil sind außerdem:
- Erfahrung in administrativen Tätigkeiten sowie in der finanziellen Verwaltung von Drittmittelprojekten, insbesondere im Umgang mit den Richtlinien verschiedener Drittmittelgeber
- Kenntnisse akademischer Strukturen und Arbeitsweisen, beispielsweise durch eine Tätigkeit im Hochschulbereich oder in einer forschungsnahen Einrichtung
- Fundierte Erfahrung in den Bereichen Beschaffung, Rechnungswesen und Buchhaltung
- Gute Kenntnisse im Umgang mit Finanz- und Controlling-Systemen, insbesondere SAP
Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit. Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L. Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Voraussetzung.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie hier.
Verwaltungsbeschäftigte/r im Sekretariatsbereich Informatik (w/m/d) Arbeitgeber: RWTH Aachen University
Kontaktperson:
RWTH Aachen University HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsbeschäftigte/r im Sekretariatsbereich Informatik (w/m/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Oft erfährt man so von Stellenangeboten, die noch nicht veröffentlicht sind.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Zeige, dass du die Werte und Ziele des Lehrstuhls für Informationssysteme und Datenbanken verstehst.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Begeisterung für die Themen, die der Lehrstuhl behandelt, wie Generative AI oder Datenmanagementsysteme. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und dich mit den Inhalten identifizieren kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Außerdem kannst du dich dort über weitere Möglichkeiten informieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsbeschäftigte/r im Sekretariatsbereich Informatik (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für diese Position interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein ordentliches Layout macht einen guten Eindruck!
Beziehe dich auf die Anforderungen!: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und geh auf die geforderten Qualifikationen ein. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest. Das hilft uns, dich besser einzuschätzen!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Lass uns gemeinsam durchstarten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei RWTH Aachen University vorbereitest
✨Informiere dich über den Lehrstuhl
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv über den Lehrstuhl für Informationssysteme und Datenbanken informieren. Schau dir die aktuellen Projekte und Forschungsschwerpunkte an, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Diese kannst du während des Interviews nutzen, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Zeige deine Flexibilität
In der Verwaltung ist Flexibilität oft gefragt. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du mit unerwarteten Situationen umgehst oder wie du Prioritäten setzt, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen.
✨Stelle eigene Fragen
Nutze die Gelegenheit, um eigene Fragen zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Team. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen, die in der Rolle auf dich zukommen könnten, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung innerhalb der RWTH.