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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage school administration tasks, assist with student services, and support the school leadership.
- Arbeitgeber: Join the Saale-Holzland-Kreis, a progressive public administration committed to community service.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a secure job, flexible hours, 30 vacation days, and opportunities for professional development.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team, make a difference in students' lives, and grow your career.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a degree in office management or related fields, strong IT skills, and great communication.
- Andere Informationen: Applications are open until November 10, 2023; apply via email or mail.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
ÖFFENTLICHE STELLENAUSSCHREIBUNG
Im Schulverwaltungsamt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Schulsekretär/-in an der Staatlichen Regelschule "J. W. Heimbürge" Kahla (30 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen. Die Ausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Das Aufgabengebiet umfasst:
- Allgemeine Aufgabenwahrnehmung, insbesondere:
- Auskunfts- und Telefondienst
- Botengänge innerhalb und außerhalb des Schulgeländes
- Besucherverkehr, Gästebetreuung und -bewirtung
- Umläufe/Gesetzessammlungen pflegen
- Aufgaben der Aktenverwaltung und Archivierung wahrnehmen
- Verwaltung und Entwurf von Vordrucken und Informationsmaterial
- Erfassung, Weiterleitung und Bearbeitung des Postein- und Postausganges
- Terminverwaltung
- Materialbeschaffung
- Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Haushaltsmittel bewirtschaften und überwachen, abgleichen mit Haushaltsüberwachungsliste, Handvorschuss/Portokasse/Gebühren führen und abrechnen, ggf. Schulkonto verwalten, sonstige finanzielle Tätigkeiten, z. B. Kopiergeld)
- Schulleitungsbezogene Aufgabenwahrnehmung, insbesondere:
- Erledigung von Schreib- und Kopierarbeiten für die Schulleitung
- Vorbereitung von Konferenzen und Besprechungen
- Schülerbezogene Aufgabenwahrnehmung, insbesondere:
- Anmeldeverfahren
- Mithilfe bei schulärztlichen und schulzahnärztlichen Untersuchungen
- Schülerdatei anlegen und pflegen
- Entgegennahme und Weiterleitung von Krankmeldungen, Organisation von Krankentransporten/ärztliche Versorgung sowie Information der Sorgeberechtigten/Lehrer, Bearbeitung von Schülerunfallanzeigen
- Unfall-, Seuchen-, Diebstahlmeldungen, Einbrüche und Sachbeschädigungen annehmen/erstellen, ggf. überprüfen und ergänzen, weiterleiten
- Angelegenheiten der Schülerbeförderung (Antragsausgabe, -entgegennahme und -weiterleitung, Ausgabe der Schülerkarten, Absprachen mit Fahrdiensten)
- Bescheinigungen und Schülerausweise erstellen, bearbeiten und ausgeben
- Teilnahme an Beratungen im Schulverwaltungsamt sowie Fortbildungsmaßnahmen
- Betreuung Lehrpersonal und sonstiges Personal
- Inventarverantwortung wahrnehmen
Zu Ihrem Profil gehören:
- Abschluss als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte/-r oder als Verwaltungswirt/-in oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder als Industriekauffrau/-mann
- einschlägige EDV-Kenntnisse, insbesondere im MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
- sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten
- bestehender Impfschutz oder eine Immunität gegen Masern
- Mobilität (Führerschein Klasse B)
- Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermögen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion und Verschwiegenheit
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Unser Angebot an Sie:
- einen sicheren Arbeitsplatz im unbefristeten Arbeitsverhältnis
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung, einer tariflichen Jahressonderzahlung sowie leistungsorientierter Bezahlung
- betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- flexible Arbeitszeitgestaltung sowie individuelle Teilzeitmodelle zur Vereinbarung von Familie und Beruf
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
- Aus- und Weiterbildungsangebote mit qualifizierten Aufstiegsmöglichkeiten
- betriebliches Gesundheitsmanagement
- betriebliches Eingliederungsmanagement
- das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen
Schwerbehinderte Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bis zum 10. November 2023 per E-Mail an bewerbung@lrashk.thueringen.de oder schriftlich an: Saale-Holzland-Kreis Landratsamt Personal, Recht und Organisation Postfach 13 10 07602 Eisenberg. Bewerbungen per E-Mail können nur als PDF-Datei berücksichtigt werden. Bewerbungsunterlagen sind in Kopie einzureichen. Nicht berücksichtigte Bewerbungen werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Sollten Sie dennoch die Rücksendung Ihrer Bewerbungsunterlagen wünschen, legen Sie bitte einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag bei. Bewerbungs- und Reisekosten werden nicht erstattet. Bitte beachten Sie die Informationen nach Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie die Hinweise zu Bewerbungen per E-Mail. Diese finden Sie auf der Homepage des Saale-Holzland-Kreises unter: www.saaleholzlandkreis.de (Rubrik: Stellenangebote).
Schulsekretär/-in Arbeitgeber: Saale-holzland-kreis Landratsamt
Kontaktperson:
Saale-holzland-kreis Landratsamt HR Team
bewerbung@lrashk.thueringen.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Schulsekretär/-in
✨Tip Number 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Stelle als Schulsekretär/-in. Besuche die Website des Saale-Holzland-Kreises, um mehr über die Schule und deren Arbeitsumfeld zu erfahren. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Tip Number 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Staatlichen Regelschule 'J. W. Heimbürge' Kahla, um Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position zu erhalten. Empfehlungen können dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Number 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine sozialen Kompetenzen und deine Erfahrung im Büromanagement am besten präsentieren kannst. Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung.
✨Tip Number 4
Zeige deine EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office, während des Gesprächs. Vielleicht kannst du sogar einige praktische Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um deine Fähigkeiten zu untermauern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Schulsekretär/-in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Profil anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle als Schulsekretär/-in zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Büromanagement und deine EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Gehe darauf ein, wie deine sozialen Kompetenzen und deine selbstständige Arbeitsweise zur Erfüllung der Aufgaben beitragen können.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente, wie Zeugnisse, Nachweise über deinen Impfschutz und relevante Zertifikate, bereit sind. Achte darauf, dass deine Bewerbungsunterlagen in PDF-Format vorliegen, wenn du dich per E-Mail bewirbst.
Frist beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 10. November 2023 einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um deine Unterlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles vollständig ist, bevor du sie versendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Saale-holzland-kreis Landratsamt vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir eine Liste der Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind, und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die deine Eignung für die verschiedenen Aufgaben zeigen.
✨Zeige deine Sozialkompetenz
Da die Stelle viel Kontakt mit Schülern, Lehrern und Besuchern erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikations- und Teamfähigkeit unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine sozialen Fähigkeiten und dein Einfühlungsvermögen betreffen.
✨Präsentiere deine EDV-Kenntnisse
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS-Office und anderen relevanten Programmen hervorhebst. Du könntest auch Beispiele nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um deine Arbeit zu organisieren oder zu optimieren.
✨Sei freundlich und professionell
Ein korrektes und freundliches Auftreten ist entscheidend für diese Position. Übe, wie du dich bei der Begrüßung und während des Gesprächs präsentierst. Achte darauf, höflich und respektvoll zu sein, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
