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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage school administration tasks, assist with student services, and support the school leadership.
- Arbeitgeber: Join the Saale-Holzland-Kreis, a dynamic public administration office focused on education.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, 30 vacation days, and opportunities for professional development.
- Warum dieser Job: Make a difference in students' lives while working in a supportive and collaborative environment.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a degree in office management or related fields and strong MS Office skills.
- Andere Informationen: Applications are open until October 6, 2023; apply via email or mail.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
ÖFFENTLICHE STELLENAUSSCHREIBUNG
Im Schulverwaltungsamt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Schulsekretär/-in an den Staatlichen Grundschulen "Novalis" Schlöben und "Hügelland" Tröbnitz (Vollzeitbeschäftigung) zunächst im Rahmen einer Krankheitsvertretung - mit der Option der unbefristeten Weiterbeschäftigung zu besetzen. Die Ausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Das Aufgabengebiet umfasst:
- Allgemeine Aufgabenwahrnehmung, insbesondere:
- Auskunfts- und Telefondienst
- Botengänge innerhalb und außerhalb des Schulgeländes
- Besucherverkehr, Gästebetreuung und -bewirtung
- Umläufe/Gesetzessammlungen pflegen
- Aufgaben der Aktenverwaltung und Archivierung wahrnehmen
- Verwaltung und Entwurf von Vordrucken und Informationsmaterial
- Erfassung, Weiterleitung und Bearbeitung des Postein- und Postausganges
- Terminverwaltung
- Materialbeschaffung
- Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Haushaltsmittel bewirtschaften und überwachen, abgleichen mit Haushaltsüberwachungsliste, Handvorschuss/Portokasse/Gebühren führen und abrechnen, ggf. Schulkonto verwalten, sonstige finanzielle Tätigkeiten, z. B. Kopiergeld, Milchgeld)
- Erledigung von Schreib- und Kopierarbeiten für die Schulleitung
- Vorbereitung von Konferenzen und Besprechungen
- Anmeldeverfahren/Einschulung
- Mithilfe bei schulärztlichen und schulzahnärztlichen Untersuchungen
- Schülerdatei anlegen und pflegen
- Entgegennahme und Weiterleitung von Krankmeldungen, Organisation von Krankentransporten/ärztliche Versorgung sowie Information der Sorgeberechtigten/Lehrer, Bearbeitung von Schülerunfallanzeigen
- Unfall-, Seuchen-, Diebstahlmeldungen, Einbrüche und Sachbeschädigungen annehmen/erstellen, ggf. überprüfen und ergänzen, weiterleiten
- Angelegenheiten der Schülerbeförderung (Antragsausgabe, -entgegennahme und -weiterleitung, Ausgabe der Schülerkarten, Absprachen mit Fahrdiensten)
- Bescheinigungen und Schülerausweise erstellen, bearbeiten und ausgeben
- Teilnahme an Beratungen im Schulverwaltungsamt sowie Fortbildungsmaßnahmen
- Betreuung Lehrpersonal und sonstiges Personal
- Inventarverantwortung wahrnehmen
Zu Ihrem Profil gehören:
- Abschluss als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte/-r oder als Verwaltungswirt/-in oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder als Industriekauffrau/-mann
- einschlägige EDV-Kenntnisse, insbesondere im MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
- sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten
- bestehender Impfschutz oder eine Immunität gegen Masern
- Mobilität (Führerschein Klasse B)
- Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermögen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion und Verschwiegenheit
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Unser Angebot an Sie:
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung, einer tariflichen Jahressonderzahlung sowie leistungsorientierter Bezahlung
- betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- flexible Arbeitszeitgestaltung sowie individuelle Teilzeitmodelle zur Vereinbarung von Familie und Beruf
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
- Aus- und Weiterbildungsangebote mit qualifizierten Aufstiegsmöglichkeiten
- betriebliches Gesundheitsmanagement
- betriebliches Eingliederungsmanagement
- das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen
Schwerbehinderte Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bis zum 6. Oktober 2023 per E-Mail an bewerbung@lrashk.thueringen.de oder schriftlich an: Saale-Holzland-Kreis Landratsamt Personal, Recht und Organisation Postfach 13 10 07602 Eisenberg. Bewerbungen per E-Mail können nur als PDF-Datei berücksichtigt werden. Bewerbungsunterlagen sind in Kopie einzureichen. Nicht berücksichtigte Bewerbungen werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Sollten Sie dennoch die Rücksendung Ihrer Bewerbungsunterlagen wünschen, legen Sie bitte einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag bei. Bewerbungs- und Reisekosten werden nicht erstattet. Bitte beachten Sie die Informationen nach Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie die Hinweise zu Bewerbungen per E-Mail. Diese finden Sie auf der Homepage des Saale-Holzland-Kreises unter: www.saaleholzlandkreis.de (Rubrik: Stellenangebote).
Schulsekretär/-in Arbeitgeber: Saale-holzland-kreises
Kontaktperson:
Saale-holzland-kreises HR Team
bewerbung@lrashk.thueringen.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Schulsekretär/-in
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle als Schulsekretär/-in. Vertraue dich mit den Aufgaben wie Aktenverwaltung, Terminorganisation und dem Umgang mit Schülerdaten an, um im Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern im Schulverwaltungsamt oder in ähnlichen Positionen, um wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise und die Unternehmenskultur zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine Sozialkompetenz und Teamfähigkeit beziehen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Motivation für die Arbeit im Schulbereich. Informiere dich über die Schulen, an denen du arbeiten würdest, und bringe in deinem Gespräch zum Ausdruck, warum dir die Unterstützung von Schülern und Lehrpersonal wichtig ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Schulsekretär/-in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Profil anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle als Schulsekretär/-in zugeschnitten sind. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die du in der Verwaltung oder im Büromanagement gesammelt hast.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und deine Eignung darlegst. Gehe auf deine sozialen Kompetenzen und deine Fähigkeit zur Teamarbeit ein, da diese für die Stelle wichtig sind.
Dokumente vorbereiten: Achte darauf, alle erforderlichen Dokumente in PDF-Format bereitzustellen. Dazu gehören dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben sowie Kopien relevanter Zeugnisse und Nachweise über deine EDV-Kenntnisse.
Frist beachten: Vergiss nicht, deine Bewerbung bis zum 6. Oktober 2023 einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um deine Unterlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles vollständig ist, bevor du sie versendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Saale-holzland-kreises vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir eine Liste der Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind, und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die deine Eignung für die verschiedenen Aufgaben zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kontakt mit Schülern, Eltern und Lehrern erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und freundlich zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Teamfähigkeit und dein Einfühlungsvermögen betreffen.
✨Präsentiere deine EDV-Kenntnisse
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS-Office und anderen relevanten Programmen hervorhebst. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu geben, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast, um administrative Aufgaben effizient zu erledigen.
✨Sei pünktlich und professionell
Erscheine pünktlich zum Interview und kleide dich angemessen. Ein freundliches Auftreten und gute Umgangsformen sind entscheidend, da du oft im direkten Kontakt mit Besuchern und Schülern stehen wirst. Zeige, dass du die Werte der Institution respektierst.
