Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Workshops und Summer Schools, koordiniere Abläufe und kommuniziere mit internationalen Teilnehmenden.
- Unternehmen: Technische Universität Dresden, eine der besten Forschungseinrichtungen Deutschlands.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein ermäßigtes Jobticket.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und tolle Karrierechancen warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte spannende Veranstaltungen und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40500 - 49500 € pro Jahr.
Stelleninformationen
- Qualifikationsebene: Duale Berufsausbildung, Meister und vergleichbar
- Dienstort: Dresden
- Anstellungsverhältnis: befristet
- Bewerbungsfrist: 15.09.2026
Bewerbungsadresse:
TU Dresden,
Seniorprofessur für Grundlagen der Elektrotechnik,
Herrn Prof. Dr. phil. nat. Ronald Tetzlaff,
Helmholtzstr. 10,
01069 Dresden.
Die Technische Universität Dresden (TUD) zählt als Exzellenzuniversität zu den leistungsstärksten Forschungseinrichtungen Deutschlands. Sie begreift Diversität als kulturelle Selbstverständlichkeit und Qualitätskriterium einer Exzellenzuniversität. Entsprechend begrüßen wir alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich mit ihrer Leistung und Persönlichkeit bei uns und mit uns für den Erfolg aller engagieren möchten.
An der Fakultät Elektrotechnik und Informationstechnik, Institut für Grundlagen der Elektrotechnik und Elektronik, ist an der Seniorprofessur für Grundlagen der Elektrotechnik zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektstelle als Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 6 TV-L) bis 31.12.2028 (Befristung gem. TzBfG), mit 30% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (12 Stunden / Woche) zu besetzen.
Aufgaben:
- Planung, Koordination und Überwachung der organisatorischen Abläufe, Termine und Fristen für zwei Workshops und eine Summer School
- Unterstützung bei der finanztechnischen Überwachung der zur Verfügung stehenden Drittmittelkonten, d.h. Führen der Listen über Mittelzu- und -abflüsse nach den Vorgaben
- Einholung, Prüfung und Abstimmung von Angeboten sowie Organisation von Veranstaltungsräumen, Catering und technischer Ausstattung
- Abstimmung mit internen Stellen und externen Dienstleistern sowie Erstellung und Pflege organisatorischer Ablauf-, Termin- und Aufgabenpläne
- Eigenständige organisatorische Kommunikation mit nationalen und internationalen Teilnehmenden und Referierenden in deutscher und englischer Sprache
- Teilnehmenden-Management, Bearbeitung von Anmeldungen und organisatorischen Anfragen sowie Erstellung und Versand von Einladungen und Veranstaltungsinformationen
- Bearbeitung von Dienstreisen im Projekt inkl. Organisation Dienstreisen, Beantragung der Dienstreisen, Abrechnung der Dienstreisen sowie organisatorische Betreuung eingeladener Vortragender
- Auslösen und Überwachen von Bestellungen
- Erstellen von Beschaffungsanträgen
- Prüfung und Zuordnung von Angeboten, Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen sowie Vorbereitung veranstaltungsbezogener Umbuchungen und Abrechnungsunterlagen
- Organisatorische Koordination und Betreuung während der Veranstaltungen einschließlich der Bearbeitung kurzfristiger Änderungen
- Organisatorische Nachbereitung, Rechnungskoordination, Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen sowie Dokumentation und Archivierung der Veranstaltungsunterlagen
Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung auf einem kaufmännischen, verwaltungsnahen oder veranstaltungsorganisatorischen Gebiet oder in einer für die Tätigkeit geeigneten Fachrichtung
- Einschlägige Berufserfahrung in der Veranstaltungsorganisation, Projektassistenz oder administrativen Koordination; diese kann als Nachweis der gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen berücksichtigt werden
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit digitalen Verwaltungs-, Kommunikations- oder Buchungssystemen sind von Vorteil
- Kenntnisse beziehungsweise die Bereitschaft zur Einarbeitung in Beschaffungs-, Reisekosten- und Drittmittelverfahren
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein sicheres Auftreten gegenüber nationalen und internationalen Teilnehmenden, Referierenden und Dienstleistern
- Teamfähigkeit, Flexibilität, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein
Gelegenheit zu interessanter und eigenverantwortlicher Arbeit in flacher Hierarchie in einem aufgeschlossenen Team und unterstützender Atmosphäre.
Flexible Regelung von Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
Umfangreiches Angebot zur Fort- und Weiterbildung.
Gesundheitsvorsorge und Sportangebote der TU.
Dein ermäßigtes Jobticket (auch als Deutschlandticket).
Teilnahme an der zusätzlichen Altersversorgung im öffentlichen Dienst über die VBL.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind besonders willkommen. Bei gleicher Eignung werden diese oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.
Die TUD ist Gründungspartnerin der Forschungsallianz DRESDEN-concept e.V.
Hinweis zum Datenschutz: Welche Rechte Sie haben und zu welchem Zweck Ihre Daten verarbeitet werden sowie weitere Informationen zum Datenschutz haben wir auf folgender Webseite für Sie zur Verfügung gestellt: https://tu-dresden.de/karriere/datenschutzhinweis.
Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: sachsen
Als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst bieten wir Ihnen eine unbefristete Vollzeitstelle in einem engagierten Team, das sich für Umwelt und Naturschutz einsetzt. Unsere flexible und familienfreundliche Arbeitskultur, gepaart mit umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer attraktiven Vergütung nach TV-L, macht uns zu einem hervorragenden Arbeitgeber in Dresden-Pillnitz. Zudem profitieren Sie von 30 Tagen Erholungsurlaub, betrieblicher Gesundheitsförderung und einem Job-Ticket, was Ihre Work-Life-Balance unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von sachsen und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei sachsen Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei sachsen von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei sachsen solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei sachsen ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei sachsen gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei sachsen vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei sachsen sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei sachsen verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
