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Bearbeitung Akademischer Belange und Onboarding Prozesse (m/w/d)

Stelleninformationen

• Qualifikationsebene: Duale Berufsausbildung, Meister und vergleichbar
• Dienstort: Dresden
• Anstellungsverhältnis: befristet
• Bewerbungsfrist: 19.03.2025

Die Dresden International Graduate School for Interdisciplinary Life Sciences (DIGS-ILS) ist eine führende Institution in der Ausbildung der Doktorandinnen bzw. der Doktoranden in den Gebieten Life Sciences, Naturwissenschaften und Ingenieurwissenschaften. Derzeit forschen rund 170 Doktorandinnen bzw. Doktoranden in den fast 100 beteiligten Forschungsgruppen, profitieren von einem strukturierten Ausbildungsplan und umfangreichen Kooperationen mit Mentorinnen bzw. Mentoren und Wissenschaftlerinnen bzw. Wissenschaftlern des Dresden Life Science Campus.

Die Technische Universität Dresden (TUD) begreift Diversität als kulturelle Selbstverständlichkeit und Qualitätskriterium einer Exzellenzuniversität. Entsprechend begrüßen wir alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich mit ihrer Leistung und Persönlichkeit bei uns und mit uns für den Erfolg aller engagieren möchten.

An der DIGS-ILS ist ab sofort eine Projektstelle zur Bearbeitung Akademischer Belange und Onboarding Prozesse (m/w/d) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 9a TV-L) zunächst bis zum 31.12.2025 mit der Option auf Verlängerung bei Vorliegen weiterer Drittmittelprojekte (Befristung gem. TzBfG) zu besetzen.

Aufgaben:

• Sie unterstützen, beraten und betreuen eigenständig internationale Doktorandinnen und Doktoranden bei allgemeinen organisatorischen Angelegenheiten, insbesondere bei der Erledigung aller behördlichen Formalitäten – vor und nach der Einreise über die Promotionszeit in Dresden.
• Sie unterstützen auch das Promotionsprogramm bei akademischen Angelegenheiten (z.B. Aktualisierung von Datenbanken, Verwaltung von Berichten und Promotionsunterlagen).
• Hierbei kooperieren Sie eng mit den Promotionsbüros der TUD, DRESDEN-concept sowie mit Partnerinstitutionen und der Ausländerbehörde.
• Sie sind Multiplikatorin bzw. Multiplikator für die Verwaltung der zu DIGS-ILS gehörenden assoziierten Einrichtungen, d.h. die Aufbereitung und Weitergabe von Informationen zu Promotionsverfahren, Neuerungen im Visumverfahren und aufenthaltsrechtlichen Fragen bei der Einstellung von Promovierenden.
• Darüber hinaus sind Sie zuständig für das Zusammenführen und Aktualisieren von Informationen über Onboardingprozesse ausländischer Doktoranden und Doktorandinnen für das Intranet des Promotionsprogramms sowie die Zusammenstellung einer entsprechenden Sammlung, auch zu promotionsrelevanten Themen.
• Gemeinsam mit dem Programmkoordinator wirken Sie an der Weiterentwicklung von Welcome-Services und Infrastruktur mit und unterstützen die Planung, Koordination und Organisation von Veranstaltungen des PhD-Programms.

Voraussetzungen:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau bzw. Kauffmann für Büromanagement oder in einem ähnlich geeigneten Beruf mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Sie verfügen über eine hohe Serviceorientierung, interkulturelle Kompetenz, sehr gute PC-Kenntnisse (MS Office), Organisationsgeschick, Eigeninitiative, Teamfähigkeit, zielorientiertes und systematisches Arbeiten.
• Sie verfügen über sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
• Sie sollten Spaß am Umgang mit Menschen haben und in der Lage sein, effektiv mit verschiedenen Zielgruppen (Predocs, Postdocs, Gruppenleitungen, Administratorinnen bzw. Administratoren, Mitarbeitenden im Support etc.) zu kommunizieren.
• Persönliche Erfahrungen im Ausland, Grundkenntnisse des Einwanderungs- und Arbeitsrechts, Erfahrungen in der Beratung und Betreuung in interkulturellen Kontexten sowie Erfahrungen mit der Dresdner Verwaltungsstruktur und Promotionsordnung sind von Vorteil.
• Erfahrungen in der Hochschuladministration und hochschulorganisatorischen Aufgaben sind erwünscht.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind besonders willkommen. Bei gleicher Eignung werden diese oder ihnen Kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Ihre aussagekräftige Bewerbung senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen bis zum 19.03.2025 (es gilt der Poststempel bzw. der Zeitstempel auf dem E-Mail-Server der TUD) bevorzugt über das SecureMail Portal der TUD als ein PDF-Dokument an bzw. an: TU Dresden, DIGS-ILS, Frau Dr. Arantxa Sanchez Fernandez, c/o B CUBE, Tatzberg 41, 01307 Dresden. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgeschickt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Hinweis zum Datenschutz: Welche Rechte Sie haben und zu welchem Zweck Ihre Daten verarbeitet werden sowie weitere Informationen zum Datenschutz haben wir auf der Webseite für Sie zur Verfügung gestellt.