Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und unterstütze alle administrativen Aufgaben der Professur in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Technische Universität Dresden - eine familiengerechte Hochschule mit vielfältigen Möglichkeiten.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, unbefristeter Vertrag und ein inspirierendes Team.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein offenes, unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die akademische Zukunft und arbeite eng mit Studierenden und Wissenschaftlern zusammen.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Englischkenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Stellenort: Dresden
Vertragsart: Unbefristet
Arbeitszeit: 50 % (Teilzeit)
Bewerbungsfrist:
Aufgaben
- selbstständige Organisation und Durchführung aller allgemeinen Sekretariats-, Büro- und Verwaltungsaufgaben der Professur (z. B. Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminorganisation und -koordination, Schreibarbeiten, Materialbeschaffung, Archivierung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen etc.)
- Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen
- Vorbereitung von Personal- und Vertragsangelegenheiten für wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte
- Zuarbeit bei der Verwaltung von Personal- und Sachmittelausgaben, Kostenstellen und Drittmittelprojekten (z. B. EU, BMBF, DFG)
- administrative Unterstützung bei der Vorbereitung von Dritt- und Projektmittelanträgen
- Unterstützung der Professur in wissenschaftsnahen administrativen Aufgaben, u. a. Pflege von Publikationsverzeichnissen, Literaturbeschaffung, Referenzverwaltung, Formatierung wissenschaftlicher Dokumente
- Organisation wissenschaftlicher Tagungen, Vorträge und Workshops sowie Veranstaltungsbetreuung
- administrative Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen
- Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende und externe Ansprechpartner im Rahmen des Sekretariats der Professur
Voraussetzungen
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/-mann für Büromanagement/-kommunikation oder gleichwertig
- vorzugsweise Kenntnisse in Finanz- und Projektverwaltung sowie im Umgang mit Fördermitteln (z. B. DFG)
- Kenntnisse administrativer Abläufe im Hochschul- oder Wissenschaftsumfeld sind von Vorteil
- Kenntnisse der Standards im Verwaltungsumfeld zur Rechnungslegung und Budgetierung, vorzugsweise im Hochschulumfeld, sowie Grundkenntnisse im Haushaltsrecht von Universitäten
- sehr gute Kenntnisse der Büro- und Arbeitsorganisation
- ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement
- strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, sozialer Kompetenz, Eigenmotivation, Flexibilität und Teamfähigkeit
- Interesse an und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabenfelder
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (insbes. Word/Excel/PowerPoint)
- SAP-Kenntnisse sind erwünscht
EEO-Statement
Die TUD strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen an und bittet diese deshalb ausdrücklich um deren Bewerbung. Die Universität ist eine familiengerechte Hochschule. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind besonders willkommen. Bei gleicher Eignung werden diese oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.
Zur Stellenbeschreibung Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär (m/w/d) Arbeitgeber: Sachsen
Die Landesuntersuchungsanstalt Sachsen in Dresden ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen ein interessantes und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld in der amtlichen Futtermittelkontrolle bietet. Mit flexiblen, familienfreundlichen Arbeitszeiten, umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten und einem betrieblichen Gesundheitsmanagement fördern wir Ihre persönliche und fachliche Entwicklung. Zudem profitieren Sie von einer modernen Arbeitsumgebung, die ab 2031 in Bischofswerda mit neuestem Equipment ausgestattet sein wird.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Zur Stellenbeschreibung Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär (m/w/d) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Sachsen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Zur Stellenbeschreibung Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Sachsen teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Zur Stellenbeschreibung Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär (m/w/d) bei Sachsen besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Zur Stellenbeschreibung Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär (m/w/d) bei Sachsen nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Sachsen vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Sachsen. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Sachsen?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
