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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere den Geschäftsverkehr im Dekanat und unterstütze das Studienamt.
- Arbeitgeber: Die HTWK Leipzig ist eine innovative Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familienfreundlicher Arbeitsplatz warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte deine Zukunft in einem dynamischen Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum und Verantwortung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und gute MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Frauen und Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
An der Fakultät Digitale Transformation der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle zu besetzen.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination des Geschäftsverkehrs im Dekanat, insbesondere Planen, Koordinieren sowie Überwachen von Terminen und Fristen
- Bearbeiten des Postein- und -ausgangs sowie der elektronischen Kommunikation
- Erteilen telefonischer Auskünfte
- Administrative Betreuung der Beschäftigten der Fakultät, insbesondere in Krankheits- und Urlaubsangelegenheiten
- Abwicklung von Lehraufträgen
- Vorbereitung, Organisation, reisekostenrechtliche Vorprüfung und Abrechnung von Dienstreisen
- Erstellung von Beschaffungsanträgen und Auslösen von Bestellungen
- Zusammenstellen von Präsentationen und Unterlagen nach Vorgaben
- Zuarbeiten für die Finanzbuchhaltung und Pflege von Datensätzen
- Kommunikation und Absprachen mit dem Gebäudemanagement
- Unterstützung bei der Organisation von Beratungen der Fakultätsgremien, inklusive Protokollführung sowie bei Veranstaltungen der Fakultät
- Mitarbeit bei der Studienorganisation, z.B. bei der Lehrveranstaltungsplanung
- Organisation der Einschreibung in Wahlpflichtmodule
- Pflege der Moduldatenbank und des E-Learning-Systems
- Mitarbeit beim Prüfungsmanagement an der Fakultät in Zusammenarbeit mit dem Zentralen Prüfungsamt
- Unterstützung bei der studiengangsbezogenen Kommunikation der Fakultät mit Studierenden sowie der Hochschulverwaltung
- Unterstützung bei der Umsetzung von Studierendenbefragungen sowie Mitwirkung im Praxispartner-Management in den dualen Studiengängen
Sie bringen mit
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, Büromanagement oder einer vergleichbaren Qualifikation bzw. nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Von Vorteil sind Berufserfahrungen in der Verwaltung einer Hochschule oder einer anderen öffentlichen Einrichtung
- Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse
- Überdurchschnittlich ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Sorgfalt bei der Bearbeitung Ihrer Aufgaben
- Sichere Anwendung der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeit
Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten und vielfältigen Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum. Eine umfassende Einarbeitung. Individuelle Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote ermöglichen gemeinsames Wachstum. Flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports. Eine Jahressonderzahlung und die Möglichkeit, ein ermäßigtes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.
Hinweise zum Bewerbungsablauf
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument bis zum 23.04.2025 per E-Mail mit dem Betreff DIT02 an die HTWK Leipzig. Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Bei Unterrepräsentanz werden Frauen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet. Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Bewerbungsverfahren und zum Datenschutz.
Zur Stellenbeschreibung Mitarbeiterin oder Mitarbeiter für Studienamt und Sekretariat (w/m/d) Arbeitgeber: Sachsen
Kontaktperson:
Sachsen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Zur Stellenbeschreibung Mitarbeiterin oder Mitarbeiter für Studienamt und Sekretariat (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kommilitonen oder Bekannten, die bereits im Hochschulbereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Hochschule und ihre Fakultät. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du die spezifischen Herausforderungen und Ziele der Fakultät Digitale Transformation verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Verwaltungsposition an einer Hochschule gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Dienstleistungsorientierung unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im Studienamt und Sekretariat. Erkläre, warum dir die Unterstützung von Studierenden und die Organisation von Lehrveranstaltungen wichtig sind. Deine Leidenschaft kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Zur Stellenbeschreibung Mitarbeiterin oder Mitarbeiter für Studienamt und Sekretariat (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenbeschreibung sorgfältig durchzulesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrungen, insbesondere im Hochschulbereich oder in der Verwaltung.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Organisation und Kommunikation beitragen können. Gehe auch auf deine MS-Office-Kenntnisse und deine Dienstleistungsorientierung ein.
Bewerbungsunterlagen zusammenstellen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente in einem PDF-Dokument zusammengefasst sind. Dazu gehören dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben und relevante Zeugnisse. Achte darauf, dass alles gut formatiert und fehlerfrei ist, bevor du es versendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Sachsen vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben im Studienamt und Sekretariat. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen zur Stelle passen.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse gefordert sind, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast. Bereite dich darauf vor, eventuell auch praktische Fragen dazu zu beantworten.
✨Dienstleistungsorientierung hervorheben
Zeige während des Interviews deine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung. Erzähle von Situationen, in denen du erfolgreich auf die Bedürfnisse anderer eingegangen bist, sei es in einem beruflichen oder privaten Kontext.
✨Englischkenntnisse demonstrieren
Da sichere Englischkenntnisse gefordert sind, bereite dich darauf vor, einige Fragen auf Englisch zu beantworten oder deine Sprachkenntnisse in einem kurzen Gespräch zu demonstrieren. Das zeigt deine Kommunikationsfähigkeit.
