Workplace Coordinator / Office Manager

SAEKI - Manufacturing at software speed. Europas Verteidigungsindustrie kann nicht mit der Geschwindigkeit reagieren, die moderne Konflikte erfordern. SAEKI baut das Betriebssystem für autonome Fabriken — die Infrastruktur, die es Europa ermöglicht, mission-critical Komponenten mit Softwaregeschwindigkeit zu produzieren.

Als Workplace Coordinator bei Factory ONE sind Sie für das operative Rückgrat verantwortlich, das den Rest des Unternehmens am Laufen hält — damit Ingenieure Ingenieure sein können, Maschinenbediener Maschinen bedienen können und der CEO nicht mit dem Finanzamt telefonieren muss.

Die Rolle

Sie arbeiten eng mit Andrea (CEO) und Nic (Chief of Staff) zusammen, um Factory ONE von der Hochlaufphase in den regulären Betrieb zu bringen. Das bedeutet alles, von der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters am ersten Tag bis hin zur Koordination mit unserem Steuerberater, der Pflege von Besuchsprotokollen für unsere Verteidigungskunden und der Klärung, warum die Kaffeemaschine wieder nicht funktioniert.

Dies ist eine Generalistenrolle. Sie sind die Person, die sieht, was zu tun ist, und es tut — oder die richtige Person findet und sicherstellt, dass es erledigt wird. In einer Woche könnten Sie einen Vertragsänderungsentwurf erstellen, einen neuen Mitarbeiter durch seine Anmeldung führen, einen Versand an einen Kundenstandort koordinieren, einen Compliance-Bericht vorbereiten oder ein Offsite organisieren.

Was Sie übernehmen werden

• Deutsche Verwaltung, End-to-End: HR- und Lohnkoordination (Einarbeitung, Verträge, Lohnabrechnung, Krankenkasse, Elternzeit, Arbeitserlaubnisse), Umgang mit Gewerbeamt, Finanzamt, Berufsgenossenschaft und dem gesamten Spektrum der Behördengänge, die mit dem Betrieb einer Fabrik in Deutschland verbunden sind.
• Einrichtungen & Logistik: Factory ONE zu einem Ort zu machen, an dem Menschen arbeiten möchten und Dinge pünktlich ankommen. Büromaterial, Versandkoordination, Reisebuchungen, Besuchslogistik, Catering, Veranstaltungen und alles dazwischen.
• Compliance & Standort-Sicherheitsunterstützung: Verantwortung für die tägliche physische Sicherheit des Standorts — Besuchermanagement, Zugangskontrolle, Dokumentation — und Unterstützung von Nic und Andrea bei internen Compliance-Berichten (HSE, Richtliniendokumentation, Audit-Trails).
• CEO / CoS rechte Hand: Als operative Erweiterung von Andrea und Nic fungieren. Administrative Aufgaben von ihrem Tisch nehmen, damit sie sich auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren können, während Sie klar kennzeichnen, wenn etwas ihre Entscheidung benötigt.
• Das Handbuch erstellen: Wir befinden uns in der Hochlaufphase. Sie werden kein Handbuch erben — Sie werden eines schreiben. Die Prozesse, die Sie jetzt implementieren, sind das, was wir skalieren werden.

Was wir suchen

• Fließende deutsche Verwaltung: Sie haben sich bereits im deutschen bürokratischen Umfeld bewegt — HR, Lohn, Behördengänge, Lieferantenverträge. Sie wissen, welche Formulare wichtig sind und welche nicht, und Sie wissen, wen Sie anrufen müssen, wenn Sie es nicht wissen.
• Startup-Betriebsinstinkt: Sie fühlen sich wohl mit Unklarheiten, fehlenden Handbüchern und der Realität, dass Sie die Rolle definieren, während Sie sie ausüben. "Nicht mein Job" steht während der Hochlaufphase nicht in Ihrem Wortschatz.
• Organisatorische Stärke: Sie verwalten mehrere Arbeitsströme parallel, ohne den Überblick zu verlieren. Wenn jemand fragt, wo etwas ist, wissen Sie es — oder Sie haben die Antwort in fünf Minuten.
• Diskretion und Vertrauen: Sie werden sensible Materialien sehen — HR, Finanzen, Kunden, Standort-Sicherheit. Wir brauchen jemanden, der Vertraulichkeit als Reflex und nicht als Richtlinie behandelt.
• Eigentümermentalität: Sie müssen nicht zweimal gesagt werden. Sie erkennen die Lücke, schließen sie und informieren Andrea oder Nic danach.
• Kommunikationsfähigkeiten: Klar, präzise und professionell in Schrift und Sprache — mit Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und Behörden gleichermaßen.

Standort: Ansässig in München (vor Ort bei Factory ONE).

Sprache: Fließend in Deutsch (obligatorisch — Sie werden täglich mit deutschen Behörden, Mitarbeitern und Lieferanten zu tun haben). Starke Englischkenntnisse erforderlich (Unternehmenssprache ist Englisch; CEO und CoS arbeiten hauptsächlich auf Englisch).

Offen für Seniorität. Egal, ob Sie dies seit zwei Jahren oder zehn Jahren tun, wenn Sie uns das operative Chaos zeigen können, das Sie entwirrt haben, möchten wir sprechen.

Was wir nicht suchen

• Menschen, die eine detaillierte Stellenbeschreibung benötigen, um zu wissen, was als Nächstes zu tun ist. Die Rolle wird sich nach den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen.
• Reine Ausführungsspezialisten, die nicht über den Tellerrand hinausblicken können. Sie müssen die strukturellen Probleme erkennen, nicht nur die Symptome.
• „So haben wir es schon immer gemacht“-Denker. Wir bauen etwas Neues; wir brauchen jemanden, der bereit ist, die Prozesse zu schaffen, die dazu passen.

Was wir bieten

• Mission: Den industriellen Souveränität des Westens wiederherstellen. Die Arbeit, die Sie leisten, sorgt dafür, dass der Rest des Unternehmens mission-critical Hardware für Verteidigung und Raumfahrt liefert.
• Direkter Einfluss: Sie arbeiten Schulter an Schulter mit dem CEO und dem Chief of Staff. Was Sie bauen, reparieren oder kennzeichnen, erreicht am selben Tag die Unternehmensspitze.
• Die Umgebung: Eine 5.000 m² große, hochmoderne Einrichtung mit 5-Achsen-CNC-Maschinen, Industrierobotern und großflächigen 3D-Druckern. Kein Cubicle in Sicht — das ist eine echte Fabrik.
• Das Team: „Spezialkräfte“-Modell. Jeder ist senior, jeder liefert. Keine Politik, keine Bürokratie. Direkte Rückmeldungen, hohe Standards.
• Vergütung: Wettbewerbsfähiges Gehalt + bedeutendes Eigenkapital.
• Standort: Factory ONE in München.