Principal Executive Assistant

Ihr Einfluss

Als Salesforce Principal EA arbeiten Sie eng mit einem Führungskraft zusammen und unterstützen deren Marke, Arbeit und persönliche Verpflichtungen. Sie sind ein kreativer Problemlöser, der in einer matrixartigen, globalen, ergebnisorientierten und wertegetriebenen Umgebung gedeiht. Sie üben ausgezeichnetes Urteilsvermögen aus und wahren die Vertraulichkeit. Ihre starken schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten sowie Ihre administrativen und organisatorischen Fähigkeiten ermöglichen es Ihnen, proaktiv den Geschäftsführer zu unterstützen und ein realistisches Gleichgewicht zwischen mehreren Prioritäten aufrechtzuerhalten. Sie glänzen unter Druck in einer hochsichtbaren Rolle und bewältigen verschiedene Aktivitäten in einem schnelllebigen Umfeld.

Hauptverantwortlichkeiten

• Vervollständigung einer Vielzahl administrativer Aufgaben, einschließlich der Verwaltung eines aktiven Kalenders, der Erstellung von Spesenabrechnungen, der Korrespondenz, der Organisation von Reiseplänen und der Koordination von Büroveranstaltungen.
• Bereitschaft und Fähigkeit, Technologie zu nutzen, um Aufgaben zu optimieren und Effizienz sowie Produktivität zu steigern.
• Implementierung einer funktionalen persönlichen Betriebsstruktur, die wichtige Zeitpläne und Geschäftsziele integriert, um eine effiziente Aufgabenpriorisierung und -verwaltung sicherzustellen.
• Proaktive Verwaltung und Koordination des Zeitplans und der Prioritäten des Geschäftsführers, um die effiziente Nutzung seiner Zeit und Energie sicherzustellen.
• Koordination verschiedener Meetings und Unterstützung der Teilnahme des Geschäftsführers an Branchenveranstaltungen, Konferenzen und Redebeiträgen.
• Anpassung der Kalender- und Meetingunterstützung basierend auf einem strategischen Verständnis der Präferenzen und Prioritäten des Geschäftsführers.
• Implementierung von Best Practices für Meetings, Unterstützung bei der Vorbereitung von Materialien und Festlegung von Agenden sowie selbstbewusste Steuerung der Erzählung und des Tons für Executive- und Verwaltungsmeetings.
• Effektive Zusammenarbeit mit Mitarbeitern aus anderen Teams innerhalb von Salesforce und mit leitenden Führungskräften innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
• Planung von Reiseplänen und Buchungen für ein reibungsloses Erlebnis, wobei ein Gleichgewicht zwischen Reiseziele, Präferenzen des Geschäftsführers und Kostenoptimierung sichergestellt wird.
• Flexibilität zur Unterstützung bei persönlichen Aufgaben und Verpflichtungen.
• Koordination und Überwachung interner Projekte, um rechtzeitige Fortschritte sicherzustellen und Probleme umgehend zu lösen.
• Unterstützung bei der Koordination der Agenda von Management-Team-Meetings, Off-Sites und Mitarbeiterversammlungen.
• Recherche, Priorisierung und Nachverfolgung von Themen und Anliegen auf Anfrage des Geschäftsführers, wobei das Führungsteam angemessen informiert wird.
• Als „Barometer“ fungieren, um Probleme innerhalb der Umgebung zu erkennen und dem Geschäftsführer zu kommunizieren.
• Abschluss kritischer Aufgaben mit einem praktischen Ansatz, einschließlich der Erstellung von Materialien.
• Aufbau und Pflege interner Netzwerke, effektive Zusammenarbeit und Navigation in komplexen, matrixartigen Organisationen.
• Aufrechterhaltung professioneller und effektiver Beziehungen zu anderen EAs im Unternehmen, um eine reibungslose Kommunikation und Koordination sicherzustellen.
• Förderung eines hohen Vertrauensniveaus in die Vertraulichkeit von Informationen und die Fähigkeit, das Vertrauen des Geschäftsführers und seiner direkten Vorgesetzten zu gewinnen.
• Leitung von Initiativen für das Admin-Team, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Projekte, Prozesse und Lernmöglichkeiten mit Auswirkungen auf die gesamte Organisation.
• Demonstration konsistenter Führung, als Trail Guide für neue Mitarbeiter agieren und anderen Admins Mentoring bieten.
• Durchführung anderer administrative und projektbezogene Aufgaben nach Bedarf.

Minimale Anforderungen

• Sie MÜSSEN sich am angegebenen Standort befinden und MÜSSEN bereit sein, 3x/Woche im Büro zu sein.
• Über 10 Jahre relevante Erfahrung in der Administration, idealerweise in einem globalen Softwareunternehmen.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf hohem Niveau in einer globalen, matrixartigen Organisation.
• Ausgezeichnete Teamarbeit mit einem kooperativen Ansatz zur Vorschlag und Implementierung von Verbesserungen.
• Starke Beziehungsaufbau-Fähigkeiten und die Fähigkeit, ein persönliches Netzwerk im gesamten globalen Unternehmen zu schaffen.
• Klare und effektive Kommunikationsfähigkeiten mit Stakeholdern auf professionelle Weise.
• Reduzierung von „Geräuschen“ für den Geschäftsführer, indem Informationen auf die wichtigsten „Signale“ destilliert werden.
• Selbstbewusste und diplomatische Kommunikation, während blinde Flecken identifiziert und zusätzlicher Kontext gesucht wird.
• Demonstration von gesundem Urteilsvermögen und Entscheidungsfindung im Namen des Geschäftsführers, wenn dies angemessen ist.
• Vorhersage und Prognose der Präferenzen des Geschäftsführers, wobei in allen Aspekten der Unterstützung des Geschäftsführers das beste Urteilsvermögen angewendet wird.
• Umgang mit vertraulichem Material mit größter Diskretion, Wahrung der Vertraulichkeit und des Vertrauens.
• Erfahrung in der Projektkoordination auf mittlerem Niveau.
• Fähigkeit, Projekte und Initiativen in einem unklaren Umfeld mit unterschiedlichen Zeitrahmen voranzutreiben.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem oberen Management in einem schnelllebigen, innovativen Umfeld.
• Erfahrung in großen administrativen Teams.
• Expertenkenntnisse in Google Suite (Gmail, Kalender, Docs, Drive, GMeet). Erfahrung mit Slack, Salesforce, Tableau, Concur und Coupa ist ein Differenzierungsmerkmal.

Zusätzliche gewünschte Fähigkeiten/Eigenschaften

• Kundenorientierung, Handlungsdrang und hohe Detailgenauigkeit.
• Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, strenge Vertraulichkeit zu wahren.
• Erfahrung in enger Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff eines Geschäftsführers (oder gleichwertig).
• Fähigkeit und Wunsch, neue Kompetenzen zu entwickeln und neue Herausforderungen anzunehmen.
• Natürliche Neugier, um die globale DNA des Unternehmens und seiner Teams zu verstehen.
• Leidenschaft für Technologie und Innovation, um mit Werkzeugen und neuen Arbeitsweisen Schritt zu halten und andere aktiv zu ermutigen und zu schulen, diese Veränderungen zu akzeptieren und anzunehmen.