Operations & Systems Manager (m/f/d)

Salona Consulting ist eine in der Schweiz ansässige Beratung, die Nachkommen von Kroaten bei der Erlangung der kroatischen Staatsbürgerschaft durch Abstammung unterstützt. Unsere Dienstleistungen sind in klar definierte Phasen unterteilt und werden durch interne Arbeitsabläufe und Dokumentationsstandards unterstützt. Angesichts des wachsenden Kundenbedarfs treten wir in die nächste Phase der organisatorischen Entwicklung ein. Unser Ziel ist klar: Ein skalierbares, transparentes und zeiteffizientes Dienstleistungsmodell aufzubauen, das es uns ermöglicht, zu wachsen und gleichzeitig Kontrolle, Qualität und Effizienz zu bewahren.

Um diese Transformation zu unterstützen, suchen wir einen Operations & Systems Manager, der die Prozessoptimierung und Systemimplementierung im gesamten Unternehmen vorantreibt.

Die Mission

Sie sind die Brücke zwischen manuellen Arbeitsabläufen und strukturierten, skalierbaren Systemen. Sie beginnen damit, zu verstehen, wie unser Dienstleistungsmodell heute funktioniert – die Arbeitsabläufe, die Engpässe, die Verzögerungen und die Abhängigkeiten zwischen den Phasen. Dann entwerfen, verbessern und koordinieren Sie die Implementierung von Systemen, die die Durchlaufzeit reduzieren, die Transparenz erhöhen und betriebliche Klarheit schaffen. Diese Rolle besteht darin, Struktur in Ausführung und Ideen in implementierte Systeme umzuwandeln.

Aufgaben

• Analyse der End-to-End-Arbeitsabläufe in Marketing, Onboarding, Betrieb und After-Sales
• Identifizierung von Ineffizienzen und Engpässen
• Neugestaltung von Arbeitsabläufen zur Reduzierung von Leerlaufzeiten und Verbesserung der Vorhersehbarkeit
• Koordination von Automatisierungsinitiativen (CRM-Arbeitsabläufe, API, Integrationen)
• Definition von Systemanforderungen und Zusammenarbeit mit externen Spezialisten, wenn nötig
• Unterstützung bei der Implementierung eines strukturierten Kundenportals
• Einrichtung einer meilensteinbasierten Prozesslogik und Verantwortlichkeit
• Erstellung von operativen Dashboards und Leistungsübersicht
• Sicherstellung, dass Systeme skalierbar und mit dem Unternehmenswachstum abgestimmt sind

Anforderungen

Was Sie mitbringen

• Erfahrung in der Prozessoptimierung, Geschäftssystemen oder operativen Projektrollen
• Starkes Verständnis für Workflow-Design und Systemlogik
• Erfahrung mit Automatisierungsplattformen oder CRM-Tools (z.B. HubSpot, Zapier, Make, ähnlich)
• Fähigkeit, Geschäftsbedürfnisse in strukturierte, umsetzbare Lösungen zu übersetzen
• Komfort bei der Koordination technischer Projekte, ohne unbedingt selbst zu programmieren

Erfahrung & Denkweise

• 4+ Jahre relevante Erfahrung
• Erfahrung in KMU oder schnell wachsenden Umgebungen
• Komfortables Arbeiten mit sich entwickelnden Anforderungen
• Starker Fokus auf Eigenverantwortung und Ausführung
• Analytischer Denker, der Ursachen und nicht nur Symptome identifiziert

Wie Sie arbeiten

• Sie bringen Klarheit in Komplexität
• Sie ergreifen die Initiative, anstatt auf perfekte Anweisungen zu warten
• Sie sind bereit, bestehende Arbeitsabläufe in Frage zu stellen
• Sie balancieren Geschwindigkeit, Struktur und Skalierbarkeit
• Sie kommunizieren klar über verschiedene Teams hinweg

Vorteile

Was wir bieten

• Hoher Einfluss auf die Skalierbarkeit und Effizienz des Unternehmens
• Gelegenheit, das operative Rückgrat einer wachsenden Beratung zu gestalten
• Unternehmerisches und strukturiertes Arbeitsumfeld
• Klare 12-monatige Transformationsmandate
• 80–100% Beschäftigung
• Startdatum: 1. Mai 2026 oder nach Vereinbarung

Wenn Sie motiviert sind, Strukturen aufzubauen, die Effizienz zu verbessern und skalierbare Systeme zu schaffen, die nachhaltiges Wachstum ermöglichen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.