Operations & Systems Manager (m/f/d)

Salona Consulting ist eine in der Schweiz ansässige Beratung, die Nachkommen von Kroaten bei der Erlangung der kroatischen Staatsbürgerschaft durch Abstammung unterstützt. Unsere Dienstleistungen sind in klar definierte Phasen unterteilt und werden durch interne Arbeitsabläufe und Dokumentationsstandards unterstützt. Angesichts des wachsenden Kundenbedarfs treten wir in die nächste Phase der organisatorischen Entwicklung ein. Unser Ziel ist klar: Ein skalierbares, transparentes und zeiteffizientes Servicemodell aufzubauen, das es uns ermöglicht zu wachsen, während wir Kontrolle, Qualität und Effizienz aufrechterhalten.

Um diese Transformation zu unterstützen, suchen wir einen Operations & Systems Manager, der die Prozessoptimierung und Systemimplementierung im gesamten Unternehmen vorantreibt.

Die Mission

Sie sind die Brücke zwischen manuellen Arbeitsabläufen und strukturierten, skalierbaren Systemen. Sie beginnen damit, unser Dienstleistungsmodell heute tiefgehend zu verstehen – die Arbeitsabläufe, die Engpässe, die Verzögerungen und die Abhängigkeiten zwischen den Phasen. Dann entwerfen, verbessern und koordinieren Sie die Implementierung von Systemen, die die Durchlaufzeit reduzieren, die Transparenz erhöhen und betriebliche Klarheit schaffen. Diese Rolle besteht darin, Struktur in Ausführung und Ideen in implementierte Systeme umzuwandeln.

Aufgaben

• Analysieren Sie End-to-End-Arbeitsabläufe in den Bereichen Marketing, Onboarding, Betrieb und After-Sales
• Identifizieren Sie Ineffizienzen und Engpässe
• Gestalten Sie Arbeitsabläufe neu, um Leerlaufzeiten zu reduzieren und die Vorhersehbarkeit zu verbessern
• Koordinieren Sie Automatisierungsinitiativen (CRM-Arbeitsabläufe, API, Integrationen)
• Definieren Sie Systemanforderungen und arbeiten Sie bei Bedarf mit externen Spezialisten zusammen
• Unterstützen Sie die Implementierung eines strukturierten Kundenportals
• Etablieren Sie meilensteinbasierte Prozesslogik und Verantwortlichkeit
• Erstellen Sie betriebliche Dashboards und Leistungsübersichten
• Stellen Sie sicher, dass Systeme skalierbar sind und mit dem Unternehmenswachstum übereinstimmen

Anforderungen

Prozess- & Systemfähigkeiten

• Erfahrung in der Prozessoptimierung, Geschäftssystemen oder operativen Projektrollen
• Starkes Verständnis für Workflow-Design und Systemlogik
• Erfahrung mit Automatisierungsplattformen oder CRM-Tools (z.B. HubSpot, Zapier, Make, ähnlich)
• Fähigkeit, Geschäftsbedürfnisse in strukturierte, umsetzbare Lösungen zu übersetzen
• Komfort bei der Koordination technischer Projekte, ohne unbedingt selbst zu programmieren

Erfahrung & Denkweise

• 4+ Jahre relevante Erfahrung
• Erfahrung in KMU oder schnell wachsenden Umgebungen
• Komfortables Arbeiten mit sich entwickelnden Anforderungen
• Starker Fokus auf Eigenverantwortung und Ausführung
• Analytischer Denker, der Ursachen und nicht nur Symptome identifiziert

Wie Sie arbeiten

• Sie bringen Klarheit in Komplexität
• Sie ergreifen die Initiative, anstatt auf perfekte Anweisungen zu warten
• Sie sind bereit, bestehende Arbeitsabläufe in Frage zu stellen
• Sie balancieren Geschwindigkeit, Struktur und Skalierbarkeit
• Sie kommunizieren klar über verschiedene Teams hinweg

Vorteile

• Hoher Einfluss auf die Skalierbarkeit und Effizienz des Unternehmens
• Gelegenheit, das operationale Rückgrat einer wachsenden Beratung zu gestalten
• Unternehmerisches und strukturiertes Arbeitsumfeld
• Klares 12-monatiges Transformationsmandat
• 80–100% Beschäftigung
• Startdatum: 1. Mai 2026 oder nach Vereinbarung

Wenn Sie motiviert sind, Strukturen aufzubauen, die Effizienz zu verbessern und skalierbare Systeme zu schaffen, die nachhaltiges Wachstum ermöglichen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.