Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Büroservices und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Internationale Hauptzentrale in Lausanne mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Teilzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten und Gesundheitsversicherung.
- Weitere Informationen: Vielseitige Position mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und entwickle deine Fähigkeiten im Kundenservice.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Administration und fließende Englisch- und Französischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2025 - 2475 € pro Monat.
Standort: Lausanne, Schweiz
Vertrag: 12-monatiger befristeter Vertrag, Teilzeit
Arbeitszeiten: Montag-Freitag, 12:30-17:30
Arbeitsbelastung: 60%, mit der Möglichkeit zur Erhöhung je nach operativen Bedürfnissen
Wir suchen einen vielseitigen und serviceorientierten General Services & Reception Administrator, um den reibungslosen täglichen Betrieb eines internationalen Hauptsitzes zu unterstützen. In dieser stark kundenorientierten Position berichten Sie an den Leiter der Einrichtungen und koordinieren allgemeine Bürodienste sowie administrative Aktivitäten, während Sie auch Empfangsdienste anbieten, insbesondere während der Mittagszeit, an Feiertagen und bei Abwesenheiten von Kollegen.
Verantwortlichkeiten
- Koordination allgemeiner administrativer und büroservicebezogener Aktivitäten.
- Kommunikation mit internationalen Stakeholdern zur Sicherstellung einer angemessenen Nachverfolgung von Bestellungen.
- Koordination von eingehender und ausgehender Post, Paketen und Sendungen.
- Vorbereitung und Koordination von Zollunterlagen.
- Überwachung von Büro-, Schreibwaren- und Cafeteria-Vorräten und Organisation der Auffüllung bei Bedarf.
- Überprüfung von Lieferantenrechnungen und Sicherstellung einer angemessenen administrativen Nachverfolgung.
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern in Zusammenarbeit mit dem Leiter der Einrichtungen.
- Allgemeine administrative Unterstützung für das breitere Team.
- Als Vertretung am Empfang fungieren, Besucher begrüßen und als professioneller erster Ansprechpartner dienen.
- Entgegennahme eingehender Anrufe über eine Mehrlinien-Telefonzentrale und Bereitstellung allgemeiner Informationen.
- Pflege von Empfangs- und besucherorientierten Informationen nach Bedarf.
- Unterstützung bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen und Mitarbeiterversammlungen.
- Bereitstellung zusätzlicher Empfangsvertretung während Feiertagen und Abwesenheitszeiten.
Anforderungen
- Frühere Erfahrung in der Administration, im Büromanagement, Empfang, Einrichtungen oder allgemeinen Dienstleistungen.
- Fließendes Französisch und Englisch, beide Sprachen werden täglich verwendet.
- Stark ausgeprägte Kundenservice- und serviceorientierte Denkweise.
- Professionelle und gepflegte Präsentation, insbesondere beim Begrüßen externer Besucher.
- Zuverlässig, reif und in der Lage, selbstständig zu arbeiten.
- Hochgradig organisiert mit starkem Augenmerk auf Details.
- Komfortabel bei der Koordination mehrerer administrativer und operativer Aktivitäten.
- Proaktive und flexible Herangehensweise an sich ändernde betriebliche Anforderungen.
- Komfortabel im Umgang mit internen Teams, Lieferanten und internationalen Stakeholdern.
- Verfügbarkeit zur Bereitstellung zusätzlicher Vertretung bei Abwesenheit von Kollegen.
- Interesse an einer stabilen, langfristigen Gelegenheit.
- Überwiegend nachmittägliche Arbeitszeiten.
- Internationales und professionelles Arbeitsumfeld.
- Beitrag zur Krankenversicherung.
- Vielfältige Position, die Verwaltung, Koordination von Einrichtungen und Empfangsverantwortlichkeiten kombiniert.
General Services & Reception Administrator (60%) Arbeitgeber: Salve.Inno Consulting
Unser Unternehmen bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Psychologen, die in der Kinder- und Jugendpsychiatrie tätig sind. Mit einem starken Fokus auf Qualität der Versorgung und interdisziplinärer Zusammenarbeit fördern wir nicht nur die klinische Exzellenz, sondern auch die berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter. In einem stabilen und strukturierten Umfeld haben Sie die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zur Weiterentwicklung der Praktiken beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so General Services & Reception Administrator (60%) erhalten könntest
✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um General Services & Reception Administrator (60%) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei Salve.Inno Consulting arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Salve.Inno Consulting vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
