Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Stiftung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben für eine positive Wirkung.
- Unternehmen: Philanthropische Stiftung, die sich für Kultur, Soziales und Gesundheit einsetzt.
- Vorteile: Vielfältige Aufgaben, Teamarbeit und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Fokus auf Innovation und kontinuierliche Verbesserung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Wandel und trage zur nachhaltigen Entwicklung der Stiftung bei.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Bachelor, Erfahrung in Administration und Buchhaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Im Auftrag der Fondation Leenaards, einer gemeinnützigen philanthropischen Stiftung mit Sitz in Lausanne, die sich für das Gemeinwohl und das Zusammenleben einsetzt. Aktiv im Genferseeraum unterstützt sie Projekte in den Bereichen Kultur, Soziales, Wissenschaft und Gesundheit. Sie begleitet zudem den ökologischen Wandel und engagiert sich für eine lebendige Demokratie.
Innerhalb eines Teams von acht Mitarbeitenden spielen Sie eine zentrale Rolle für das reibungslose administrative, buchhalterische und organisatorische Funktionieren der Organisation. In enger Zusammenarbeit mit der Verwaltungs- und Finanzleitung sowie den Programmverantwortlichen tragen Sie aktiv zum Betrieb der Stiftung bei und übernehmen insbesondere folgende Aufgaben:
- Administrative Nachverfolgung der Unterstützungsanfragen und Vorbereitung der Dossiers für die Kommissionen.
- Unterstützung bei der Prüfung der Förderfähigkeit der Projekte im Hinblick auf die Mission und Werte der Stiftung.
- Verfassen von Protokollen, Briefen und Berichten.
- Vorbereitung, Aktualisierung und Nachverfolgung der Steuerungs-Dashboards.
- Buchhaltungserfassung, Nachverfolgung der Belege und Mitwirkung bei der Erstellung der Buchhaltungsunterlagen.
- Mitwirkung bei der Budgetüberwachung in Zusammenarbeit mit der Verwaltungs- und Finanzleitung.
- Koordination der Einsätze externer Dienstleister (Wartung, IT, Hausmeisterdienste etc.) sowie Überwachung der Räumlichkeiten und der damit verbundenen Bedürfnisse für einen reibungslosen Betrieb.
- Aktive Teilnahme an Entwicklungsprojekten der Stiftung, insbesondere im Bereich Digitalisierung, Implementierung neuer Tools, Optimierung interner Prozesse und Change Management, in Zusammenarbeit mit der Verwaltungs- und Finanzleitung.
- Erledigung der laufenden Sekretariatsaufgaben: Empfang, Telefon, Terminverwaltung, Korrespondenz, Datenbanken, Archivierung, Wirtschaftsdienst und allgemeine administrative Unterstützung.
- Mitwirkung bei der logistischen Organisation von Sitzungen, Kolloquien und internen Veranstaltungen (Raumvorbereitung, Materialaufbau, Empfang der Teilnehmenden und logistische Nachverfolgung).
Über diese Aufgaben hinaus arbeiten Sie in einem kooperativen Umfeld, in dem jede/r aktiv zum gemeinsamen Erfolg beiträgt. Ihr Engagement, Ihre Vielseitigkeit und Ihr Teamgeist sind wesentliche Stärken, um die nachhaltige Entwicklung der Stiftung zu begleiten.
Gesuchtes Profil
Organisiert, sorgfältig und vielseitig schätzen Sie Arbeitsumgebungen, in denen Autonomie, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung täglich gelebt werden. Sie verfügen insbesondere über:
- Eine kaufmännische Grundbildung (EFZ), einen Bachelor oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung.
- Erwiesene Erfahrung in einer administrativen Funktion mit zwingender Buchhaltungserfassung.
- Erfahrung im Projektmanagement und ein gutes Verständnis der Prinzipien des Change Managements (Champion, Sponsor, Stakeholder, operative Schnittstellen …).
- Ein ausgeprägtes Interesse an Digitalisierung, der Weiterentwicklung von Tools und der Prozessoptimierung.
- Ausgezeichnete Französischkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse.
- Gute Deutschkenntnisse (mündlich und schriftlich) sind von Vorteil.
- Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Tools.
- Erfahrung und Sicherheit im Umgang mit ERP-, CRM-Lösungen oder Content-Management-Systemen (CMS wie WordPress) sind ein echter Vorteil. Kenntnisse in Codierung oder Webentwicklung sind ein zusätzlicher Pluspunkt.
- Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten und ein hervorragendes Synthesevermögen.
- Sicherer Umgang mit Zahlen, ausgeprägtes Organisations- und Prioritätenbewusstsein.
- Analysefähigkeit, Urteilsvermögen und absolute Vertraulichkeit.
Sie sind bekannt für Ihr:
- Teamgeist, Service- und Hilfsbereitschaft mit echter Verfügbarkeit zur Unterstützung Ihrer Kolleginnen und Kollegen und zur Förderung des reibungslosen Ablaufs der Stiftung.
- Organisationstalent, Genauigkeit und Fähigkeit, Prioritäten effizient zu managen.
- Autonomie, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
- Flexibilität, Vielseitigkeit und Bereitschaft, sich in den täglichen Aufgaben zu engagieren, seien sie administrativ, organisatorisch oder logistisch.
- Affinität für Innovation, Digitalisierung und kontinuierliche Verbesserung.
- Diplomatie, Zuhören und ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten.
Und wenn Sie bereit sind, diese spannende Herausforderung mit attraktiven Perspektiven anzunehmen, senden Sie uns bitte so bald wie möglich Ihre Bewerbung!
Administrative/r Projektassistent/in (100 % - Präsenzstelle) (M/W/D) Arbeitgeber: SAMSIC EMPLOI SA
Die Fondation Leenaards ist ein hervorragender Arbeitgeber, der nicht nur ein engagiertes Team in einem inspirierenden Umfeld bietet, sondern auch die Möglichkeit, aktiv an bedeutenden Projekten im Genferseeraum mitzuwirken. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung sowie einer offenen und kooperativen Arbeitskultur fördert die Stiftung Innovation und kontinuierliche Verbesserung. Die Mitarbeitenden profitieren von flexiblen Arbeitsbedingungen und der Chance, einen positiven Einfluss auf das Gemeinwohl zu nehmen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative/r Projektassistent/in (100 % - Präsenzstelle) (M/W/D) erhalten könnten
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie SAMSIC EMPLOI SA, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei SAMSIC EMPLOI SA im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei SAMSIC EMPLOI SA echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von SAMSIC EMPLOI SA zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative/r Projektassistent/in (100 % - Präsenzstelle) (M/W/D) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an SAMSIC EMPLOI SA reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei SAMSIC EMPLOI SA vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der SAMSIC EMPLOI SA tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
