Description de poste:
Ensemble, préparons votre avenir.
SAMSIC-Emploi SA, leader dans son domaine d'activité, est aujourd'hui la solution pour votre recherche d'emploi dans le domaine du Tertiaire.
Mandatés par un de nos clients, nous recherchons pour un poste d'Assistant(e) de direction.
Responsabilités principales :
- . Rédaction et production de documents institutionnels
- Mettre en forme et créer des documents administratifs et stratégiques.
- Rédiger, corriger et structurer des courriels, rapports, notes administratives, comptes rendus de réunions, procédures internes, directives et autres documents institutionnels.
- Compiler et synthétiser des informations afin de produire des documents cohérents, précis et adaptés à leurs destinataires.
- Préparer des présentations professionnelles pour les réunions internes et externes à l'aide de Microsoft PowerPoint.
- Créer avec Canva des supports visuels et des documents de communication interne ou institutionnelle.
- Gestion des courriels et du secrétariat de la Direction
- Gérer la boîte de messagerie de la Direction et les adresses qui lui sont confiées : réception, tri, priorisation, classement et archivage des messages.
- Préparer et rédiger les réponses, les soumettre à validation lorsque cela est requis, puis assurer leur envoi et leur suivi.
- Transmettre les demandes aux interlocuteurs compétents, effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des échéances.
- Garantir la traçabilité des échanges et préserver strictement la confidentialité des correspondances et des pièces jointes.
- Classement rangement et archivage :
- Organiser et structurer les dossiers administratifs de l'établissement.
- Classer, ranger et tenir à jour les dossiers physiques dans les espaces prévus, ainsi que les dossiers numériques dans les répertoires partagés ou individuels autorisés.
- Assurer l'archivage physique et numérique des documents selon un plan de classement cohérent et les consignes de conservation applicables.
- Gérer les versions, les droits d'accès et la traçabilité documentaire afin de garantir que les documents de référence sont identifiables et accessibles aux seules personnes autorisées.
- Mettre à jour, organiser et, lorsque cela est nécessaire, réorganiser la documentation institutionnelle.
- Préparer les dossiers destinés aux autorités, notamment au DIP et à l'OCIRT, ainsi que les dossiers nécessaires aux audits, contrôles et procédures internes.
Compétences requises :
Compétences rédactionnelles et linguistiques :
Français impeccable exigé, à l'écrit comme à l'oral, avec une parfaite maîtrise de l'orthographe, de la grammaire, de la syntaxe et de la ponctuation.
Excellente capacité à rédiger de manière autonome des courriels, rapports, notes, comptes rendus, procédures et communications professionnelles.
Capacité à synthétiser des informations, à structurer des documents complexes et à adapter le ton et le niveau de détail au destinataire.
Bon niveau d'anglais écrit et oral.
Compétences administratives et organisationnelles :
Très grande rigueur administrative et excellent sens des priorités.
Excellente capacité d'organisation, de classement, de rangement et d'archivage physique et numérique.
Sens du détail, de la qualité rédactionnelle et de la traçabilité.
Capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs de direction, à suivre plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances.
Compétences informatiques :
Microsoft Word : excellente maîtrise de la mise en page avancée et de la structuration de documents.
Microsoft Excel : excellente maîtrise des tableaux de suivi et de l'organisation de données.
Microsoft PowerPoint : excellente maîtrise de la préparation de présentations professionnelles.
Très bonne maîtrise des outils de messagerie professionnelle, des calendriers partagés et des espaces de stockage documentaire.
Canva : la maîtrise de cet outil pour la création de supports visuels et de documents institutionnels constitue un atout majeur.
Sens aigu de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve.
Fiabilité, loyauté et respect rigoureux des consignes de la Direction.
Autonomie, discernement et sens des priorités.
Capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs de direction.
Esprit d'initiative et sens de l'organisation.
Profil recherché :
Formation administrative ou équivalente.
Expérience dans un poste administratif ou de secrétariat souhaitée.
Excellente capacité à produire des documents structurés et professionnels.
Maîtrise impeccable du français, indispensable pour l'exercice de la fonction.
Intérêt pour les environnements institutionnels structurés et les démarches qualité.
Le Groupe Samsic est engagé dans une démarche RSE.
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