Assistenz der Geschäftsführung

• Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
• Über Uns

Scale Invest ist ein dynamisches, wachsendes Unternehmen und Family Office mit Fokus im Immobilienbereich.

Unser Anspruch ist es, dreimal besser zu sein als die Konkurrenz – wir arbeiten schnell, effizient und pragmatisch.

Mehr erfährst du hier.

• Deine Aufgaben
• Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Kommunikation mit Kunden, Finanzierern, Verwaltungen, Investoren und Partnern – du bist die Schnittstelle und sorgst für reibungslose Abläufe
• Terminplanung & -koordination: Eigenständige Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung von Meetings und Deadlines
• Bearbeitung und Qualifizierung von Leads: Erste Ansprechperson für Kundenanfragen, Vorqualifizierung und Terminierung für den Vertrieb
• Digitale Prozesse optimieren & technische Herausforderungen meistern: Wir nutzen Mac Books, Google Workspace (Mail, Drive, Calendar) und viele digitale Tools - du solltest dich schnell in technische Abläufe einarbeiten können und bereits technisch bewandert sein
• Eigenverantwortliches Lösen von Herausforderungen: Wir suchen keine "Befehlsempfänger", sondern smarte, selbstdenkende Persönlichkeiten, die proaktiv Probleme lösen können
• Datenpflege & Reportings: Erstellung und Verwaltung wichtiger Dokumente und Analysen, um Entscheidungen der Geschäftsführung optimal vorzubereiten
• Operative Unterstützung im Tagesgeschäft: Von Kommunikation via Mail, Telefon und Online-Meetings bis hin zu kleineren Recherche- und Organisationsaufgaben
• Projektmanagement: Begleitung und Koordination wichtiger Unternehmensprojekte
• Reiseorganisation & Eventmanagement für die Geschäftsführung und Mitarbeiter
• Dein Profil
• Erfahrung in einer Assistenzrolle, idealerweise im Immobilienbereich oder mit starkem Interesse an Immobilien
• Kommunikationsstärke: Du kannst professionell mit Kunden, Investoren und Partnern auf Augenhöhe kommunizieren
• Belastbarkeit & Performance unter Druck: Du kannst auch in stressigen Phasen ruhig und effizient arbeiten
• Hohe Eigenverantwortung & Lösungsorientierung: Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen, und bringst proaktiv Lösungen
• Gute Englischkenntnisse: Wir arbeiten teilweise mit englischsprachigen Kunden, daher solltest du dich mündlich und schriftlich sicher ausdrücken können
• Technische Affinität: Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Mail, Drive, Calendar, CRM-Systeme, Asana, ...)
• Strukturierte, organisierte und effiziente Arbeitsweise: Du kannst Prioritäten setzen und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nicht den Überblick
• Konstruktive Kritikfähigkeit: Wir wollen uns jeden Tag verbessern - du solltest Feedback annehmen und umsetzen können
• Absolute Diskretion & Loyalität: Als Assistenz der Geschäftsführung bist du in viele vertrauliche Themen involviert
• Flexibilität: Unser Alltag ist dynamisch, daher solltest du bereit sein, auch mal länger zu arbeiten oder auf plötzliche Änderungen schnell zu reagieren
• Wir Bieten
• Ein modernes Arbeitsumfeld.
• Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und tiefe Einblicke in die Unternehmensstrategie
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten & Karriereperspektiven in einem wachsenden Unternehmen
• Flexibilität & Homeoffice-Möglichkeit an 1-2 Tagen pro Woche (nach Absprache)
• Ein dynamisches, erfolgsorientiertes Team mit klaren Wachstumszielen
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