Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Genehmigungen, Wartungen und Dienstleister für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Die Schaal Group bietet eine offene Unternehmenskultur und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
- Vorteile: Verantwortungsvolle Position, moderne Arbeitsmittel und leistungsgerechte Vergütung.
- Weitere Informationen: Sichere Arbeitsplätze in einer wachsenden Unternehmensgruppe mit viel Eigenverantwortung.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse aktiv mit und bringe Ordnung in spannende Projekte.
- Qualifikationen: Kaufmännische oder technische Ausbildung von Vorteil, gute Excel- und Deutschkenntnisse.
Organisation ist Deine Stärke? Du behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick und sorgst dafür, dass aus offenen Aufgaben erledigte Aufgaben werden? Dann bist Du bei uns genau richtig.
Für die Schaal Group suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Genehmigungen, Wartungen, Prüfungen und Dienstleister professionell koordiniert und dabei Fristen, Kosten und offene Themen jederzeit im Blick behält. Du übernimmst eine zentrale Rolle zwischen Geschäftsführung, Behörden, Vermietern und Dienstleistern, organisierst Abläufe, hältst Themen konsequent nach und sorgst für eine strukturierte Dokumentation. Kurz gesagt: Du schaffst Ordnung, bringst Dinge voran und stellst sicher, dass wichtige Aufgaben zuverlässig zum Abschluss kommen.
Wenn Du strukturiert arbeitest, Verantwortung übernimmst und Freude daran hast, den Überblick zu behalten, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.
Das bieten wir Dir:
- Eine verantwortungsvolle Position mit viel Eigenverantwortung
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in verschiedene Standorte und Unternehmensbereiche
- Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einer wachsenden Unternehmensgruppe
- Leistungsgerechte Vergütung
- Moderne Arbeitsmittel und strukturierte digitale Arbeitsprozesse
Deine Aufgaben:
- Genehmigungen & Behörden: Beantragung und Nachverfolgung von Genehmigungen, Kommunikation mit Behörden und Ämtern, Zusammenstellung und Einreichung erforderlicher Unterlagen, Überwachung von Fristen und Bearbeitungsständen, Koordination und Beantwortung von Rückfragen
- Wartungsmanagement: Erstellung und Pflege von Wartungs- und Prüfplänen für unsere Standorte, Überwachung von Wartungs- und Prüfintervallen, Koordination von Terminen mit Dienstleistern und Prüfern, Ablage und Dokumentation von Prüfberichten und Nachweisen
- Angebots- und Dienstleistermanagement: Einholung und Vergleich von Angeboten, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung, Kommunikation mit Handwerkern und Dienstleistern, Nachverhandlung und Klärung offener Punkte, Nachverfolgung laufender Aufträge und offener Arbeiten, Prüfung und Abgleich von Rechnungen mit Angeboten und Aufträgen
- Organisation & Verwaltung: Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Behörden, Vermietern, Lieferanten, Dienstleistern und Geschäftspartnern, konsequentes Nachhalten offener Punkte und Fristen, Führung von Wiedervorlagen und Erinnerungen, strukturierte digitale Ablage von Genehmigungen, Wartungsberichten, Prüfprotokollen, Angeboten, Verträgen und Rechnungen, Pflege von Standortübersichten inklusive Fristen, Kosten und offenen Maßnahmen, Unterstützung der Geschäftsführung, selbstständige Vorbereitung von Themen und Entscheidungsgrundlagen, Sicherstellen, dass Vorgänge transparent dokumentiert und bis zum Abschluss verfolgt werden, Entlastung der Geschäftsführung durch proaktive Organisation und Nachverfolgung
Das bringst Du mit:
- Fachlich: Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung von Vorteil, sicherer Umgang mit Microsoft Excel, Outlook und Word, sehr gutes schriftliches Deutsch, Erfahrung in der strukturierten Bearbeitung von administrativen Prozessen, Fähigkeit, Angebote, Leistungen und Rechnungen sorgfältig zu vergleichen
- Persönlich: Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit, eigenständiges Arbeiten und Verantwortungsbewusstsein, Hartnäckigkeit beim Nachhalten offener Themen, freundliches, professionelles und bestimmtes Auftreten am Telefon, Fähigkeit, mehrere Standorte und viele parallele Vorgänge gleichzeitig im Blick zu behalten, Gespür für anstehende Fristen, Prüfungen und notwendige Maßnahmen, sorgfältige Dokumentation und digitales Arbeiten, lösungsorientiertes Denken und Handeln, den Anspruch, Dinge nicht nur zu verwalten, sondern wirklich zum Abschluss zu bringen
Klingt das gut? Dann bewirb Dich jetzt!
Standort: 71384 Weinstadt
Vertragsart: Vollzeit
Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d) Arbeitgeber: Schaal Group GmbH
Die Schaal Group ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Dir als Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d) in Weinstadt eine verantwortungsvolle Position mit viel Eigenverantwortung bietet. Du profitierst von einer offenen Unternehmenskultur, kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten. Zudem erwarten Dich abwechslungsreiche Aufgaben und ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Unternehmensgruppe, die Wert auf Deine persönliche und berufliche Entwicklung legt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d) erhalten könntest
✨Netzwerk in Fachverbänden nutzen
In der Gebäudeversorgungstechnik gibt es zahlreiche Fachverbände und Netzwerkmöglichkeiten, die dir helfen können, Kontakte zu knüpfen. Schau dir Veranstaltungen oder Workshops an, die dort organisiert werden, um potenzielle Arbeitgeber persönlich kennenzulernen und dich ins Gespräch zu bringen.
✨Praktische Erfahrungen gefragt
Such nach Möglichkeiten für Praktika oder Werkstudentenstellen in der Gebäudeversorgungstechnik. Diese Positionen werden oft als Sprungbrett genutzt und helfen dir, relevante Fähigkeiten zu erwerben und gute Kontakte zu knüpfen - alles, was dir bei einer Vollzeitstelle bei Schaal Group GmbH helfen kann.
✨Brauche Sichtbarkeit? Zeige dein Wissen!
Erstelle einen Blog oder ein Portfolio, in dem du deine Projekte oder Case Studies dokumentierst. Beispielsweise kannst du über technische Lösungen oder Trends in der Gebäudeversorgungstechnik schreiben. Das zeigt Engagement und Fachwissen und bringt dich im Jobmarkt sichtbar nach vorne.
✨Bewirb dich direkt bei uns!
Wenn du dich für eine Vollzeitstelle interessierst, schau auf unserer Webseite vorbei und bewirb dich direkt bei Schaal Group GmbH! Das zeigt dein Interesse und gibt dir die Chance, die Personalverantwortlichen von deinen Fähigkeiten zu überzeugen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Energieeffizienz & Technik im CV hervorheben:Falls du Erfahrung im Bereich der Gebäudeversorgungstechnik hast, stell sicher, dass du relevante Projekte und Erfahrungen in deinem Lebenslauf klar darstellst. Zeig deine Kenntnisse zu Systemen wie Heizung, Lüftung, Klimaanlage und Sanitärtechnik. Das hilft uns, deine Eignung für die Position besser einschätzen zu können.
Zertifikate & Qualifikationen mit einbeziehen:In diesem Bereich sind spezifische Zertifikate echt wichtig. Füge alle relevanten Schulungen oder Zertifizierungen wie z.B. Energieberater oder Techniker in deiner Bewerbung hinzu. Das zeigt uns, dass du auf dem neuesten Stand der Technik bist und ihr Wissen hast, das für die Vollzeitstelle entscheidend sein kann.
Anpassung des Anschreibens an Schaal Group GmbH:Nimm dir die Zeit, dein Anschreiben spezifisch für Schaal Group GmbH und die Rolle zu gestalten. Zeige, wie deine Werte und Ziele mit unseren Übereinstimmen und was dich motiviert, in der Gebäudeversorgungstechnik zu arbeiten. Erkläre auch, wie du deine Expertise zum Erfolg des Unternehmens beitragen kannst.
Verfügbarkeit und langfristige Perspektiven:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, sprich in deiner Bewerbung auch deine langfristige Verfügbarkeit an. Wir schauen nicht nur auf die aktuellen Projekte, sondern auch darauf, wie gut du ins Team passt und in Zukunft wachsen kannst. Das zeigt uns, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Schaal Group GmbH vorbereitet
✨Kenntnisse in der Gebäudetechnik zeigen
Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, die deine Kenntnisse in der Gebäudetechnik testen. Bereite dich darauf vor, über spezifische Systeme wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen zu sprechen. Wenn du praktische Beispiele oder Erfahrungen hast, bring die unbedingt ein – das zeigt, dass du weißt, wovon du sprichst.
✨Referenzen und Portfolio zur Hand
Stelle sicher, dass du deinem zukünftigen Arbeitgeber Beispiele deiner bisherigen Projekte oder Konzepte zeigen kannst. Ein ordentlich aufbereitetes Portfolio mit Zeichnungen, Berechnungen oder sogar Fotos kann ganz entscheidend sein, um deine Fähigkeiten zu verdeutlichen und zu zeigen, wie du Herausforderungen gelöst hast.
✨Teamarbeit im Fokus
Bei einem Vollzeitjob in der Gebäudetechnik ist Teamarbeit oft unerlässlich. Mach dir vorher Beispiele klar, wo du gut im Team gearbeitet hast, vielleicht bei Projekten oder wie du mit anderen Gewerken kommuniziert hast. Teamfähigkeit wird hoch geschätzt, also stelle sicher, dass du das im Gespräch gekonnt darstellst.
✨Erfahrung mit branchenspezifischen Normen
Du solltest dich gut mit aktuellen Normen und Vorschriften in der Gebäudetechnik auskennen. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese in deinen Projekten angewendet hast oder wie du dich über Änderungen informiert hältst. Das zeigt dein Engagement und dein Wissen über die Branche.
