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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Kalender, organisiere Meetings und unterstütze bei IT-Projekten.
- Arbeitgeber: Eine internationale Wirtschaftskanzlei mit einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Sozialleistungen, Inhouse-Sportkurse und regelmäßige Teamevents.
- Warum dieser Job: Erlebe eine offene DU-Kultur und bringe deine Ideen zur Optimierung ein.
- Gewünschte Qualifikationen: KV-Ausbildung oder relevante Weiterbildung, Deutsch und Englisch auf professionellem Niveau.
- Andere Informationen: Professionelle Einarbeitung und Einblick in interne Abläufe.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
für die Unterstützung des Chief Operation Officers.
Deine Aufgaben:
- Eigenverantwortliche Verwaltung von Kalendern, Meetings und Geschäftsreisen sowie Organisation und Pflege des Ablagesystems
- Zentrale Ansprechperson und Schnittstelle für interne Teams sowie externe Partner, Dienstleister und Stakeholder
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, insbesondere im Rahmen der Implementierung und des Testings in IT Software-Projekten sowie bei weiteren Business Services-Initiativen
- Planung und Koordination von internen und externen Meetings sowie Vorbereitung undd Nachbereitung der benötigten Unterlagen
Dein Profil:
- Abgeschlossene KV Ausbildung oder relevante Weiterbildung, idealerweise m Professional-Service-Bereich
- Deutsch als Muttersprache & Englisch auf professionellem Niveau, idealerweise gute Französischkenntnisse
- Eigeninitiative und keine Scheu, eigene Ideen zur Optimierung der Geschäftsabläufe einzubringen
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Fundierte Kenntnisse in MS Word, Excel und PowerPoint sowie ausgeprägte IT-Affinität
Wir bieten:
- Professionelle und sorgfältige Einführung bei Stellenantritt durch die aktuelle Stelleninhaberin
- Einblick in die internen Abläufe und Strukturen einer international tätigen Wirtschaftskanzlei
- Umfassendes Sozialversicherungspaket mit attraktiver Pensionskassenregelung und fairer Kostenaufteilung
- Inhouse-Sportkurse wie Pilates für einen gesunden Ausgleich zum Arbeitsalltag
- Regelmässige Mitarbeiterevents zur Förderung des Teamgeists – beispielsweise monatliche gemeinsame Lunches
- Ein kollegiales wertschätzendes Team
- Offene DU-Kultur – Kommunikation auf Augenhöhe
Maike Pohland-Grämiger, Human Resources, in Zürich, nimmt Deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail entgegen und steht Dir für weitere Auskünfte gerne zur Verfügung. Wir freuen uns, Dich kennenzulernen.
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Executive Assistant Arbeitgeber: Schellenberg Wittmer
Kontaktperson:
Schellenberg Wittmer HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von StudySmarter zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle des Executive Assistant gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du spezifische Fragen zu den Projekten und der IT-Software, an denen du arbeiten würdest, recherchierst. Zeige dein Interesse und deine Initiative, indem du Ideen zur Optimierung von Geschäftsabläufen mitbringst.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind Gold wert! Wenn du die Möglichkeit hast, an ähnlichen Projekten oder in vergleichbaren Positionen zu arbeiten, nutze diese Gelegenheiten, um deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination zu stärken.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine IT-Affinität! Stelle sicher, dass du dich mit den gängigen Tools wie MS Word, Excel und PowerPoint wohlfühlst. Vielleicht kannst du sogar ein kleines Projekt oder eine Präsentation vorbereiten, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen, wie z.B. die Notwendigkeit von Organisationstalent und IT-Affinität. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen.
Gestalte deinen Lebenslauf: Betone relevante Erfahrungen, insbesondere in der Verwaltung, Organisation von Meetings und Unterstützung bei Projekten. Stelle sicher, dass dein Lebenslauf klar strukturiert ist und deine wichtigsten Fähigkeiten hervorhebt.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Position bist. Gehe auf deine Eigeninitiative und Ideen zur Optimierung von Geschäftsabläufen ein.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass deine Kontaktdaten aktuell sind und dass du alle geforderten Unterlagen beigefügt hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Schellenberg Wittmer vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Executive Assistants, insbesondere in Bezug auf die Unterstützung des Chief Operation Officers. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Kalender verwaltet, Meetings organisiert und Geschäftsreisen koordiniert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als zentrale Ansprechperson fungierst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Partnern betreffen.
✨Hebe deine IT-Affinität hervor
Da die Rolle auch die Unterstützung bei IT-Software-Projekten umfasst, solltest du deine Kenntnisse in MS Word, Excel und PowerPoint betonen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du Technologie in der Vergangenheit genutzt hast, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
✨Sei proaktiv und kreativ
Die Stelle erfordert Eigeninitiative und die Bereitschaft, eigene Ideen zur Optimierung der Geschäftsabläufe einzubringen. Überlege dir im Voraus einige Vorschläge, die du während des Interviews teilen kannst, um zu zeigen, dass du bereit bist, aktiv zur Verbesserung des Unternehmens beizutragen.
