Office Assistant (all genders) (m/w/d)

Die Schiebel Unternehmensgruppe ist ein weltweit agierendes High-Tech-Unternehmen und Marktführer im Bereich unbemannter Helikopter (CAMCOPTER(R) S-100) und Minensuchgeräte. Bei uns geht es nicht nur um Technik - es geht um Visionen, die abheben!

Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Wien, 5. Bezirk suchen wir ab Juni 2026 eine serviceorientierte und organisationsstarke Persönlichkeit für unser Office Management Team im Ausmaß von 38,5 Wochenstunden.

In dieser vielseitigen Position sind Sie eine zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und externe Partner:innen. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Genauigkeit und Ihrem professionellen Auftreten tragen Sie wesentlich dazu bei, dass unser Büroalltag reibungslos, strukturiert und serviceorientiert funktioniert.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen eigenverantwortlich Office-Agenden wie E-Mail-Bearbeitung, Post, Telefon, Ablage sowie die Verwaltung von Büromaterial und Bürolager. Dabei achten Sie verlässlich auf Ordnung, Sauberkeit und einen professionellen Gesamteindruck des Büros.
• Der Empfang und die Betreuung von Gästen gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich. Sie sorgen dafür, dass Besucher:innen sich gut betreut fühlen und Termine reibungslos ablaufen.
• Sie koordinieren unsere Meetingräume, unseren Fuhrpark sowie unsere Parkplätze mit einem hohen Maß an Übersicht, Genauigkeit und Verlässlichkeit.
• Weiters übernehmen Sie organisatorische Behördengänge, insbesondere im Zusammenhang mit Visa-Angelegenheiten für Mitarbeitende und Gäste.
• Sie unterstützen die Rechnungskontrolle für Ihren Bereich und arbeiten dabei sorgfältig, strukturiert und genau.
• Sie unterstützen bei der Buchung und Koordination von Dienstreisen und stellen sicher, dass diese effizient und vorausschauend organisiert werden.
• Sie unterstützen den Executive Assistant im Tagesgeschäft und bringen sich aktiv dort ein, wo organisatorische Entlastung benötigt wird.
• Im Rahmen unseres Continuous Improvement Process Programms übernehmen Sie Projekte zur Weiterentwicklung Ihres Arbeitsbereichs. Dabei erwarten wir eine selbstständige, lösungsorientierte und engagierte Arbeitsweise.
• Fallweise unterstützen Sie auch am Standort Wiener Neustadt und tragen dort ebenfalls zu einem professionellen und gut organisierten Ablauf bei.

Was Sie mitbringen

• Sie bringen eine ausgeprägte Eigeninitiative mit und verfügen über eine klare Hands-on-Mentalität. Sie erkennen, was zu tun ist, und handeln vorausschauend.
• Sie haben ein hohes Serviceverständnis, bleiben auch in anspruchsvollen Situationen belastbar und reagieren flexibel auf wechselnde Anforderungen.
• Sie arbeiten gerne selbstständig, strukturiert und genau. Ein professionelles und verbindliches Auftreten ist für Sie selbstverständlich.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
• Einen routinierten Umgang mit PC und MS-Office-Programmen wie Outlook, Word und Excel setzen wir voraus.
• Sie sind eine vertrauenswürdige Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Sie verfügen idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel HAK, HASch, HBLA oder Bürokauffrau/Bürokaufmann, sowie über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Sekretariats- oder Office-Bereich.
• Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Quereinsteiger:innen, zum Beispiel aus der gehobenen Hotellerie, dem Empfangs- oder Eventmanagement oder aus dem Handel, sofern Sie ein ausgeprägtes Organisationsgeschick, Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten mitbringen.

Was wir Ihnen bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen Unternehmen im Bereich unbemannter Helikopter.
• Ein dynamisches und schnelles Arbeitsumfeld mit sehr gutem Teamgeist, kurzen Entscheidungswegen und spannenden Herausforderungen.
• Die Möglichkeit, Ihren eigenen Arbeitsbereich aktiv mitzugestalten, Prozesse weiterzuentwickeln und eigene Ideen einzubringen.
• Mitarbeiterbenefits wie Sportangebote, Essenszuschuss, frisches Obst und regelmäßige Mitarbeiterevents.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, damit Sie Ihre fachlichen und persönlichen Kompetenzen gezielt weiterentwickeln können.
• Wir nehmen Work-Life-Balance ernst und legen Wert auf ein Arbeitsumfeld, in dem Leistung, Verlässlichkeit und ein gesundes Miteinander zusammenpassen.

Das Jahresbruttogehalt richtet sich nach dem geltenden Kollektivvertrag des Metallgewerbes für Angestellte in der Verwendungsgruppe II und beträgt mindestens EUR 2.199,15 brutto pro Monat. Es besteht die Bereitschaft zur Überzahlung in Abhängigkeit von Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung.

Uns ist Vielfalt in unserem Team und ein diskriminierungsfreies Arbeiten wichtig. Diversität in Bezug auf persönliche Hintergründe, Perspektiven und Erfahrungen unterstützen wir aktiv. Wir möchten daher Menschen unterschiedlicher Geschlechter, unterschiedlicher Herkunft, unterschiedlichen Alters, unterschiedlicher körperlicher Fähigkeiten, Religionen und Weltanschauungen zur Bewerbung auffordern.