Auf einen Blick
- Aufgaben: Überwache Projekte von der Beantragung bis zur Abrechnung und unterstütze die Bereichsleitung.
- Unternehmen: Gemeinnützige Organisation mit über 30 Jahren Erfahrung in Bildung und Integration.
- Vorteile: 29 Tage Urlaub, mobiles Arbeiten, Gesundheitsangebote und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Teilzeit- oder Vollzeitstelle mit Perspektive auf Verlängerung ab 01.06.2026.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Projektverwaltung und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich und gute Excel-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Rolle & Aufgaben
Sie behalten den gesamten Prozess – von der Beantragung unserer Projekte bis zur Abrechnung – stets im Blick und übernehmen dabei wichtige zentrale Arbeitsschritte eigenverantwortlich. In enger Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung und dem Controlling sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der einzelnen Projekte. Darüber hinaus erstellen Sie strukturierte Tabellen und übersichtliche Ablaufpläne und unterstützen bei administrativen Tätigkeiten, wie dem Scannen und der sorgfältigen Vorbereitung von Dokumenten für eine ordnungsgemäße Ablage.
- Projekte verwaltungstechnisch vorbereiten, laufend überwachen und auf Vollständigkeit hinsichtlich der Abrechnung kontrollieren, ggf. benötigte Unterlagen anfordern
- Selbständiges Überwachen von relevanten Terminen
- Pflege und Bearbeitung von projektrelevanten Dateien, Listen etc.
- Projektmittel abfordern
- Finanzübersichten erstellen und aktualisieren
- Verwendete Projektmittel erfassen und für Abrechnung aufbereiten
- Projektmittelbelege verwalten
- Monatsberichte erstellen
- Projektdaten in Datenbanken eingeben und verwalten
- Verwendungsnachweise erstellen
- Mitwirken an Konzepten
- Projektprüfungen vorbereiten und begleiten
- Schriftverkehr bearbeiten und allg. Sekretariatsaufgaben, Ablage durchführen
- Assistenzaufgaben für die Bereichsleitung
- Schriftliche und mündliche Kommunikation mit den Auftraggeber*innen
Fachliche Voraussetzungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium im kaufmännischen oder wirtschaftlichen Bereich, z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte*r, Betriebswirt*in oder vergleichbare berufliche Kenntnisse und Erfahrungen
- Berufserfahrung insbesondere im Bereich Projektabrechnung und -steuerung wünschenswert
- Fundierte Excelkenntnisse und Kenntnisse in Word (Serienbriefe)
- Erfahrung und Affinität im Umgang mit Datenbanken zum Beispiel EUREKA 5
- Kenntnisse im Qualitätsmanagement
Persönliche Kompetenzen
- Sie sind ein Zahlenmensch und zeichnen sich durch ausgesprochen strukturiertes Arbeiten aus
- Sie agieren eigenverantwortlich und sorgfältiges genaues Arbeiten ist Ihnen sehr wichtig
- Sie haben Spaß daran, den Bereich Projektabrechnung und Projektverwaltung in unserem Unternehmen weiterzuentwickeln
- Sie übernehmen Ergebnis-Verantwortung und arbeiten gern in einer Schnittstellen-Funktion mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen
- Sie sind ein Teamplayer und kommunizieren wertschätzend und respektvoll
- Sie fühlen sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld im Frontoffice wohl und überzeugen durch Ihre strukturierte und freundliche Arbeitsweise, auch bei wechselnden Anforderungen
- Sie wechseln flexibel und effizient zwischen unterschiedlichen Aufgaben
- Sie kommunizieren gern mit behördlichen Ansprechpartnern, Mitarbeitenden und Teilnehmenden in den Projekten
Das bieten wir
- Teilzeit- oder Vollzeit-Tätigkeit
- Standort: Stromstraße. Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
- 29 Tage Urlaub
- BVG Deutschlandticket Job mit 15 € Zuschuss
- Kostenfreie Angebote zu körperlicher und mentaler Gesundheit. Beide Themen sind uns sehr wichtig. Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen, sowohl körperlich als auch mental gesund zu bleiben: Coaching-Flatrate und Mitgliedschaft im Urban Sports Club
- Eine berufliche Perspektive bei einem langjährigen Partner der öffentlichen Verwaltung
- Die Stelle ist ab 01.06.2026 zunächst befristet mit der Aussicht auf Verlängerung zu besetzen
- Wertschätzendes und respektvolles Miteinander sowie intensive Einarbeitung „on the job“
Über uns
Die Schildkröte GmbH setzt sich als gemeinnützige Organisation seit mehr als 30 Jahren mit rund 160 Mitarbeiter*innen für Bildung, Beschäftigung, Integration und Vermittlung in berufliche Perspektiven ein. Als anerkannter sozialer Träger fördern und fordern wir Jugendliche und langzeitarbeitslose Erwachsene in unterschiedlichen Maßnahmen. Ein weiterer Schwerpunkt unseres Engagements ist gesundes Essen aus gesunden Zutaten. In unserem gemeinnützigen Unternehmensverbund g.a.s.t.r.o kochen wir gemeinsam mit unseren Tochtergesellschaften Mittagessen für Kinder und Jugendliche an den Berliner Schulen und Kitas.
Mitarbeiter:in Projektverwaltung und Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d); Nr. 09/2026 Arbeitgeber: Schildkröte
Die Schildkröte GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine sinnstiftende Tätigkeit in der Projektverwaltung bietet, sondern auch ein wertschätzendes und respektvolles Arbeitsumfeld fördert. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und umfangreichen Gesundheitsangeboten unterstützt das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter*innen. Zudem profitieren Sie von einer intensiven Einarbeitung und der Aussicht auf eine langfristige Perspektive in einer etablierten gemeinnützigen Organisation, die sich für Bildung und Integration einsetzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter:in Projektverwaltung und Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d); Nr. 09/2026 erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Schildkröte GmbH und ihre Projekte. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens teilst und bereit bist, aktiv zur Weiterentwicklung beizutragen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die Projektverwaltung zu zeigen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter:in Projektverwaltung und Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d); Nr. 09/2026 mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, wie du wirklich bist. Zeig uns deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist!
Struktur ist alles!:Da du in der Projektverwaltung arbeiten wirst, ist es wichtig, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und eine übersichtliche Formatierung, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Zeig deine Zahlenaffinität!:Da du ein Zahlenmensch bist, solltest du in deiner Bewerbung auch deine Excel- und Datenbankkenntnisse hervorheben. Nenne konkrete Beispiele, wo du diese Fähigkeiten bereits erfolgreich eingesetzt hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Schildkröte vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Stelle vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Projektverwaltung und Assistenz der Bereichsleitung passen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du erfolgreich Projekte verwaltet oder administrativen Support geleistet hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu demonstrieren und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Zeige deine Zahlenaffinität
Da die Stelle einen starken Fokus auf Projektabrechnung und -steuerung hat, sei bereit, über deine Excel-Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken zu sprechen. Bereite dich darauf vor, wie du diese Tools effektiv genutzt hast, um Projekte zu überwachen und Finanzübersichten zu erstellen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle auch viel Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, übe, wie du klar und respektvoll kommunizierst. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Teamfähigkeit und deinen Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern betreffen.
