Projektkoordinator/in (m/w/d) technische Infrastruktur und kaufmännische Projektsteuerung

Bring Ordnung in komplexe technische Projekte. Bei ProLead realisieren wir anspruchsvolle Infrastrukturprojekte - zuverlässig, präzise und aus einer Hand. Als Projektkoordinator bist du das organisatorische und kaufmännische Herzstück unseres Projektgeschäfts. Du sorgst dafür, dass Projekte nicht nur geplant, sondern sauber gesteuert, dokumentiert, beauftragt und abgerechnet werden - damit aus vielen Einzelteilen verlässliche Ergebnisse werden.

Keyfacts auf einen Blick

• Arbeitsmodell: Der Arbeitsort ist grundsätzlich am Standort Neunkirchen-Seelscheid. Während der Einarbeitungsphase ist eine überwiegende Präsenz vor Ort erforderlich, um eine effiziente Integration in Prozesse, Projekte und Teamstrukturen sicherzustellen. Im Anschluss besteht – abhängig von Aufgabenbereich und Projektanforderungen – die Möglichkeit, anteilig mobil zu arbeiten.
• Erfahrungsniveau: Berufserfahrung erforderlich (keine Einstiegsposition)
• Vergütung: Bis zu 45.000 € Jahresbrutto, abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Verantwortungsbereich
• Entwicklungsperspektive: Langfristige fachliche und persönliche Weiterentwicklung innerhalb des Geschäftsbereichs
• Urlaub: 28 Urlaubstage zzgl. zusätzlicher Sonderurlaubstage gemäß interner Regelung

Dein Job bei uns

Diese Rolle ist keine klassische Backoffice-Position. Sie ist die organisatorische und kaufmännische Schnittstelle unseres Projektgeschäfts - du koordinierst Unterlagen, Termine, Nachunternehmen und Rechnungsprozesse und schaffst dadurch die Basis für erfolgreiche Projekte. Du hältst unseren Projektleitern den Rücken frei und stellst sicher, dass technische und kaufmännische Anforderungen Hand in Hand gehen. Durch deine Arbeit haben Kunden, Nachunternehmer und interne Teams jederzeit Klarheit über Kosten, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten. Du sorgst dafür, dass Projekte wirtschaftlich sauber laufen. Von der Prüfung und Erstellung von Kundenrechnungen bis zum Nachhalten von Nachunternehmensbestellungen verantwortest du die kaufmännische Abwicklung von Angebot bis zur finalen Abrechnung.

Deine Aufgaben

• Projektkoordination und Dokumentation: Erstellung und Pflege von Projektunterlagen, Revisionsprotokollen und Kostendokumentation. Strukturierte Ablage und nachvollziehbare Projektdokumentation - Qualität, Zeit und Kosten stehts im Blick.
• Kaufmännische Projektsteuerung: Unterstützung bei Aufträgen und Bestellungen von Nachunternehmen. Prüfung, Erstellung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Nachhalten von Freigaben. Transparente Kommunikation von Kosten und Leistungsständen an Projektleitung und Kunden - vom Angebot bis zur finalen Abrechnung.
• Termin und Fristenmanagement: Überwachung von Zeitplänen, Aufgaben und Lieferfristen. Proaktives Erkennen von Engpässen und Koordination von Lösungen.
• Schnittstelle und Kommunikation: Zentrale Ansprechperson für Projektleitung, Fachbereiche, Nachunternehmen und Verwaltung. Enge Zusammenarbeit mit der Fach- und Geschäftsbereichsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Klare, sachliche Kommunikation mit unterschiedlichen Persönlichkeiten - auch bei Gegenwind.
• Prozessverbesserung und Eigeninitiative: Eigene Ideen einbringen, Abläufe verbessern und das Tagesgeschäft strukturieren.

Das bringst du mit

• Fachliche Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung sowie vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung (mindestens 2-3 Jahre) im technischen oder projektbezogenen Umfeld; Erfahrung von kaufmännischer Projektabwicklung von Vorteil. Routine im Umgang mit MS 365; Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen wünschenswert. Sicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind ein Plus.
• Persönliche Stärken: Eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise mit klarem Prioritätsverständnis. Ausgeprägte Kommunikationskompetenz - souverän im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnern. Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Teamorientierung im Projektalltag. Freude daran, Themen zu adressieren, Entscheidungen einzufordern und Probleme proaktiv zu lösen.

Was uns wichtig ist

• Klare Kommunikation und die Fähigkeit, Positionen sachlich zu vertreten - auch bei Gegenwind.
• Verlässlichkeit und Teamorientierung im täglichen Projektgeschäft.
• Durchsetzungsfähigkeit gepaart mit kooperativem Arbeiten auf Augenhöhe.
• Professioneller Umgang mit Konflikten und unterschiedlichen Erwartungshaltungen.
• Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke gegenüber Projektleitung, internen Teams und externen Partnern.
• Strukturierter, pragmatischer Arbeitsstil mit Blick für Prioritäten und Zusammenhänge.

Deine Vorteile bei uns

• Nachhaltige Unternehmenswerte und echte Wertschätzung für dich als Mensch.
• Unbefristete Anstellung in einem systemrelevanten Infrastrukturunternehmen.
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung.
• Raum für eigene Ideen, regelmäßiges Feedback und gezielte Weiterentwicklung.
• Ein wertschätzendes Miteinander mit echter Teamkultur.
• Praxisnahe Einarbeitung durch direkte Zusammenarbeit im Team vor Ort.
• Vielfältige Schulungsangebote zur fachlichen und persönlichen Entwicklung.
• Sonderfreie Tage sowie eine flexible, moderne Unternehmenskultur.
• Modernes Equipment und ein hochwertig ausgestatteter Arbeitsplatz.
• Kollegialität und Hands-on-Mentalität als gelebte Unternehmenskultur.
• Team- und Firmenevents sowie eine lockere, kollegiale Atmosphäre.
• Bike-Leasing nach der Probezeit.
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit.
• Attraktive Mitarbeiterrabatte (Corporate Benefits).
• anteilig mobiles Arbeiten möglich.

Wer ist ProLead?

Generalübernehmer für technische Bauprojekte. ProLead steht für effiziente Projektabwicklung in sensiblen technischen Umgebungen. Als erfahrener Generalübernehmer realisieren wir Planung, Koordination und Umsetzung von Infrastrukturvorhaben - zuverlässig, skalierbar und aus einer Hand. Effizient. Verlässlich. Zukunftsorientiert. Als Generalübernehmer mit langjähriger Erfahrung in kritischen Infrastrukturen übernehmen wir die vollständige Umsetzung anspruchsvoller Bau- und Modernisierungsprojekte – präzise, terminorientiert und aus einer Hand.

Datenschutz: Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich innerhalb des Unternehmens, ggf. jedoch mit evtl. anderen relevanten Geschäftsbereichen geteilt. Vor Absenden der Bewerbung bitte unsere Datenschutzerklärung beachten.

Bewirb dich jetzt: Bereit, die kaufmännische oder organisatorische Schnittstelle unserer technischen Projekte zu werden? Erzähle uns, in welchen Projekten du bereits Verantwortung übernommen hast und warum du Struktur liebst. Einfach das Formular ausfüllen oder per E-Mail an: Manuela Everett / Marcel Malherbe Schilling Group / Recruiting karriere@schillinggroup.de. Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Über uns: Alle Geschäftsbereiche der SCHILLING GROUP sind ISO 9001 zertifiziert. Mehr Infos über die gesamte Unternehmensgruppe ist hier zu finden: https://www.schillinggroup.de/.