Wir sind ein junger Handwerksbetrieb, der digital denkt: papierlos, cloudbasiert und KI-gestützt. Du bist die digitale Schaltzentrale, die Büro, Baustelle und Zahlen zusammenhält. Dein Werkzeugkasten: Google Workspace, HERO, Lexware Office, Claude (KI-Assistent), Messenger & Cloud-Telefonie.
Deine Aufgaben
- Digitale Poststelle: Briefpost scannen, in Google Drive ablegen und mit KI-Unterstützung beantworten
- Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail und Messenger sowie Terminvergabe über den digitalen Kalender
- KI-gestützte Entwürfe für E-Mails und Anschreiben, die du prüfst und finalisierst
- Pflege von Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten in HERO
- Vorbereitende Buchhaltung in Lexware Office: digitale Belege, Rechnungen, KI-gestützte Kontierung
- Rechnungsversand und -empfang als E-Rechnung, digitales Zahlungs- und Mahnwesen
- Lohn- und Stundenabrechnung auf Basis der digitalen Zeiterfassung vorbereiten, Urlaubsverwaltung
- Digitaler Datenaustausch mit dem Steuerberater
- Digitale Projekt- und Einsatzplanung der Mitarbeiter über Kalender und HERO
- Auswertungen und Dashboards in Google Sheets (offene Posten, Auslastung, Umsatz)
- Digitale Formulare, Vorlagen, Checklisten und Prompt-Vorlagen fürs Team erstellen und pflegen
- Online-Bestellwesen für Büro- und Verbrauchsmaterial
- Abläufe erkennen, die sich digitalisieren oder mit KI automatisieren lassen
Was du mitbringst
- Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Büro- und Rechnungswesen
- Hohe Digitalaffinität: Du arbeitest gern am Computer und liebst neue Tools
- Sicherer Umgang mit Google Workspace (Drive, Gmail, Kalender, Docs, Sheets)
- Sicherer Umgang mit KI-Tools wie Claude: gute Anweisungen, kritische Prüfung
- Erfahrung mit Lexware Office und HERO von Vorteil
- Interesse an Automatisierung, Prozessoptimierung und Datenauswertung
- Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit Personen- und Finanzdaten
- Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und freundliches Auftreten
Was wir dir bieten
- Moderne Hardware und Software für effizientes, papierloses Arbeiten
- Einarbeitung und Schulungen zu neuen Tools und KI
- Freiraum, neue Tools zu testen und Abläufe zu automatisieren
- Junges Team, das KI als Werkzeug im Alltag nutzt
- Klare Zuständigkeiten und regelmäßiges Feedback
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