Office Manager (m/w/d)

Hinter jedem gut gesteuerten Projekt steht eine Organisation, die funktioniert. Als Office Manager sorgst du dafür, dass bei uns alles läuft – und entwickelst unsere internen Abläufe mit, während wir wachsen. Kein Verwalten nach Schema F, sondern echtes Gestalten.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest den reibungslosen Büroalltag – von Ausstattung und Dienstleistern bis zu Post, Telefon und Terminen.
• Du gestaltest interne Prozesse und Strukturen und entwickelst sie weiter, z. B. Ablage, Reisemanagement oder Onboarding.
• Du koordinierst Geschäftsreisen, Hotels und den Fuhrpark für unsere Projekteinsätze.
• Du unterstützt bei kaufmännischen und personalnahen Aufgaben: vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Vertrags- und Personalunterlagen.
• Du planst interne Meetings und Events und bist erste Anlaufstelle für Team, Kunden und Besucher.
• Du behältst die Kosten im Office-Bereich im Blick und verhandelst mit Lieferanten.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, und Berufserfahrung im Office Management oder in der Assistenz
• Deutsch auf C1-Niveau in Wort und Schrift
• Analytisches Denken und einen Blick dafür, wie Abläufe besser werden
• Eigenverantwortung: Du erkennst, was zu tun ist, und packst es an
• Wirtschaftliches Denken und Kostenbewusstsein
• Organisationstalent und sicherer Umgang mit MS Office

Ein Plus

• Englisch auf C1-Niveau
• Technisches Verständnis, z. B. für IT-Ausstattung und digitale Tools
• Ein guter Draht zu unterschiedlichen Stakeholdern – von der Geschäftsführung bis zum Dienstleister
• Durchsetzungsvermögen, wenn Fristen und Standards eingehalten werden müssen
• Erste Führungserfahrung oder die Lust, perspektivisch Verantwortung für Mitarbeitende zu übernehmen

Was wir dir bieten

• Gestaltungsspielraum: Du baust die internen Strukturen eines ambitionierten, wachsenden Unternehmens aktiv mit auf
• Kurze Wege und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Unternehmerische Einblicke in ein Engineering-Unternehmen mit Kunden aus unterschiedlichsten Branchen
• 50 € Essenszuschuss pro Monat
• Homeoffice-Möglichkeit und flexible Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage plus bis zu 5 Tage Sonderurlaub
• Jährliches Weiterbildungsbudget und individueller Entwicklungsplan
• Notebook und Smartphone

Du willst Abläufe nicht nur verwalten, sondern gestalten? Dann bewirb dich über das Formular unten – mit Lebenslauf und deinem frühestmöglichen Eintrittstermin.

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