Head of Operations (m/w/d)

Die Schöpflin Stiftung mit Sitz in Lörrach engagiert sich für kritische Bewusstseinsbildung, eine lebendige Demokratie sowie eine vielfältige Gesellschaft. Mit unserer Arbeit wollen wir für die jüngeren und kommenden Generationen die Weichen für eine bessere Zukunft und ein selbstbestimmtes Leben stellen. Die Stiftung entwickelt in der Region Lörrach eigene Programme und unterstützt darüber hinaus soziale Organisationen in Deutschland und mehreren europäischen Ländern als aktive Förderstiftung.

Ein Blick in die Zukunft: Bringen Sie Ihre Ideen ein. In Lörrach-Brombach entsteht das neue »Haus für alle« - ein Ort für Begegnung, Austausch und kulturelle Teilhabe. Die Fertigstellung von Haus und Park ist für Winter 2027/28 geplant. Das Gebäude wird vielfältig genutzt: mit Veranstaltungs- und Workshopräumen für die Stiftung, Schulen und Vereine, einer Kombination aus Nachbarschaftscafé und Kantine, Büroflächen und einer Hausarztpraxis. Der Bau unseres neuen Stiftungssitzes markiert einen wichtigen Meilenstein für die zukünftige Arbeit. Um diesen Übergang erfolgreich zu gestalten, suchen wir ab Herbst 2026 eine engagierte Persönlichkeit, die operative Themen bereits während der Bauphase begleitet und nach Fertigstellung den Auf- und Ausbau des operativen Betriebs am neuen Stiftungs-Campus begleitet.

Ihre Aufgaben

• Während der Bau- und Planungsphase: Operative Begleitung des Bauprojekts mit Fokus auf spätere Nutzungs- und Betriebsanforderungen.
• Schnittstellenfunktion zwischen Bauprojektleitung sowie internen Stakeholdern.
• Mitwirkung bei der Planung von Arbeitsabläufen, Flächenkonzepten, Infrastruktur und technischen Anforderungen.
• Vorbereitung von Betriebs- und Nutzungskonzepten (z. B. Facility Management, Empfang, Sicherheit, Reinigung).
• Erarbeitung von technischen und organisatorischen Sicherheitsstandards (u.a. Brand- und Arbeitsschutz) / Überwachung und Umsetzung arbeitsschutztechnischer und sicherheitsrelevanter Vorgaben gemeinsam mit dem Sicherheitsbeauftragten.
• Mitarbeit in Digitalisierungsprojekten im Bereich Operations, z. B. CAFM-Systeme, Raumbuchungs- und Zutrittslösungen.
• Identifikation operativer Risiken und Entwicklung pragmatischer, zukunftsfähiger Lösungen.
• Ansprechpartner:in für externe Partner*innen wie Bauaufsicht, Feuerwehr und Behörden.
• Nach Fertigstellung des Hauses/Parks als Teil des Stiftungscampus: Aufbau, Implementierung und kontinuierliche Optimierung effizienter operativer Prozesse.
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesbetriebs am neuen Standort und dem Bestandsgelände.
• Schnittstelle zu den Nutzer:innen und Abstimmung der Bedarfe.
• Steuerung und Qualitätskontrolle externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Grünpflege, Sicherheit).
• Budgetplanung und -controlling in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam.
• Verantwortung für die technischen und organisatorischen Sicherheitsstandards (u.a. Brand- und Arbeitsschutz) sowie für die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Auflagen; Sicherstellung der operativen Umsetzung durch interne Teams und externe Dienstleister.
• Entwicklung und Pflege von Standards, Richtlinien und Prozessdokumentationen.
• Ansprechpartner:in für interne Teams in allen operativen Fragestellungen.

Der Verantwortungsbereich beinhaltet neben dem neuen »Haus für alle« mit Park auch das Bestandsgelände mit Villa Schöpflin, Werkraum Schöpflin, Montessori Kinderhaus und Schöpflin Schule. Darüber hinaus liegt der Auf- und Ausbaus sowie die fachliche und disziplinarische Leitung des Empfangs- und Facility-Management-Teams in der Verantwortung dieser Stelle.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich (Bau-)Projektmanagement, Ingenieurwesen, Betriebswirtschaft, Facility Management, Hospitality Management oder vergleichbare Qualifikation, z.B. Techniker:in.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Operations-, Projekt(entwicklungs)- oder Facility-Management, idealerweise in Bau- oder Übergangsprojekten und/oder bei größeren Kultureinrichtungen/Messen/Festivals/Hotels.
• Von Vorteil: Erfahrung in der Einführung oder Begleitung digitaler Systeme im Operations- oder FM-Umfeld (z. B. CAFM).
• Erste oder mehrjährige Führungserfahrung sowie Freude an der Entwicklung von Teams.
• Hohe Lösungsorientierung verbunden mit der Fähigkeit, operative Anforderungen und Nutzerbedürfnisse in tragfähige Prozesse zu übersetzen.
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Partner:innen.
• Hands-on-Mentalität, Eigeninitiative und ein hoher Qualitätsanspruch.
• Persönliche Identifikation mit den inhaltlichen Zielen und Werten der Schöpflin Stiftung.

Wir bieten:

• Eine vielseitige, abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem entstehenden Campus voller Entwicklungsmöglichkeiten.
• Kollegiale Zusammenarbeit mit nach hoher Professionalität strebenden, erfahrenen, herzlichen Kolleginnen und Kollegen.
• Einbindung in die weiteren Strukturen der Schöpflin Stiftung inkl. Zusammenarbeit mit für den Arbeitsbereich relevanten Abteilungen (z.B. kaufmännische Abteilung, Werkraum Schöpflin, Fabric).
• Flexible Arbeitsstrukturen, selbstbestimmtes Arbeiten.
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Gemeinsame Feste und Anlässe - auch in der Gesamtstiftung.
• Für alle, die noch nicht in der Region beheimatet sind: finanzielle Unterstützung beim Umzug.

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit vollständigen Unterlagen (inkl. Lebenslauf, Auswahl Zeugnisse, Gehaltsvorstellungen und frühestmöglicher Eintrittstermin). Ihre Bewerbungsunterlagen können Sie ab sofort über unser Bewerbungsformular einreichen.