kfm. Assistenz für die Geschäftsführung in Wiesbaden

Deine Aufgaben - Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Meetings, Kundengespräche und Präsentationen vor und nach - Du bist erste Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister – ob per Mail, Telefon oder Video-Call – und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden - Du kümmerst dich um Ein- und Ausgangsrechnungen, die Kontierung von Belegen, um das Mahnwesen und bereitest Unterlagen für unsere Buchhaltung bzw. unser Steuerbüro vor - Du behältst Verträge, Fristen, Budgets sowie laufende Lizenzen und Abos (z. B. Hosting, Software-Tools) im Blick - Du kümmerst Dich um interne Beschaffungen (Getränke, Materialien u.w.) - Du erstellst Auswertungen und Übersichten, zum Beispiel zu Projektstunden, Umsätzen oder offenen Posten - Du unterstützt bei Personalthemen wie der Organisation von Bewerbungsprozessen und dem Onboarding neuer Kollegen - Du entwickelst unsere internen Abläufe weiter und machst sie, auch mithilfe von KI-Tools und Automatisierungen, effizienter Was du mitbringst - Eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation – Erfahrung in einer Assistenz ist von Vorteil, Quereinsteiger sind bei uns aber genauso willkommen - Ein gutes Verständnis für kaufmännische und buchhalterische Abläufe wie Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr - Du kommunizierst gerne und sicher mit Kunden, Dienstleistern und im Team und trittst freundlich und verbindlich auf - Interesse und Freude in der Automatisierung von Prozessen und Implementierung von KI-Lösungen - Du arbeitest strukturiert, eigenständig, zuverlässig und diskret und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick. - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Was wir bieten - Ein motiviertes Team und flache Hierarchien – bei uns duzen wir uns - Den direkten Draht zur Geschäftsführung und echten Gestaltungsspielraum für eigene Ideen - Eine vielseitige Rolle an der Schnittstelle von Organisation, Kunden und Digitalprojekten - Eine strukturierte Einarbeitung, damit du gut ankommst - Flexible Arbeitszeiten, Vollzeit oder Teilzeit möglich Klingt nach dir?