Koordinator*in Finanzen & Backoffice (gn)

Schule im Aufbruch begeistert und befähigt Kinder und Erwachsene, Schule JETZT radikal so zu gestalten, dass wir als zukunftsmutige Gesellschaft eine nachhaltige Welt entstehen lassen. Seit der Gründung im Jahr 2012 haben wir bei Schule im Aufbruch gemeinsam mit unserer Gründerin Margret Rasfeld zehntausende Pädagog*innen und Eltern dafür gewonnen, Schule neu zu gestalten. Viele Schulpreisträger-Schulen sind von der von Margret gegründeten Schule ESBZ inspiriert worden, Kinder und den Erwerb wichtiger Zukunftskompetenzen in den Mittelpunkt zu stellen.

Als Organisation durchlaufen wir seit 2020 eine eigene Transformation hin zu einem System Changer, der auf den Ebenen Schule, Kommune und Land im Bildungssystem für gesellschaftliche Transformation wirkt. Bei Schule im Aufbruch begleiteten wir rund 400 Schulen im Wandel hin zu teamfähigen und agilen Lernorten. Unsere Organisation wurde für ihr Wirken mit verschiedenen Preisen ausgezeichnet, z.B. unter den TOP-5 des SDG-Awards 2024 im Bereich Bildung (Senat der Wirtschaft), BNE-Multiplikator-Preis 2023, Emotion Award 2023, Aufbruch Award 2020 von Süddeutscher Zeitung & Google.

Wie wir arbeiten: Wir organisieren uns nicht in Abteilungen und festen Stellen, sondern nach dem Loop Approach in Circles und Rollen mit hohem Entscheidungsspielraum und großer Flexibilität, um als lernende Organisation agiler zusammenzuarbeiten und besser auf Bedürfnisse unserer Partner:innen und Zielgruppen eingehen zu können. Unser Team arbeitet remote zusammen und lebt in ganz Deutschland. Wir treffen uns mehrmals im Jahr in Präsenz, meist an einer der vielen innovativen Schulen aus unserem Netzwerk, um praktische Einblicke in die Wirkung unserer Arbeit zu erhalten, Beziehungspflege zu betreiben und strategische Themen zu besprechen.

Wir suchen eine Kolleg*in, die 28-35 Stunden Arbeitszeit pro Woche sowie Kompetenzen und Begeisterung für möglichst viele der folgenden Aufgaben mitbringt:

• Rechnungsmanagement: Du betreust unsere Ein- und Ausgangsrechnungen – von der Erstellung und dem Versand bis hin zur Prüfung und Zahlungsfreigabe. Dabei entwickelst du bestehende Workflows und Schnittstellen (z. B. in agicap, Sevdesk, Salesforce) kontinuierlich weiter. Für interne und externe Ansprechpartner*innen bist du die zentrale Anlaufstelle rund ums Thema Rechnungen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du prüfst und kontierst Belege in unseren Finanztools und leitest sie zur monatlichen Verbuchung und Umsatzsteuervoranmeldung an unsere externe Finanzbuchhaltung (DATEV) weiter. In diesem Rahmen übernimmst du auch die Kommunikation mit unserem Buchhaltungsdienstleister.
• Reisekosten & Auslagen: Du verantwortest die Prüfung von Auslagebelegen, verwaltest virtuelle Kreditkarten und sorgst für eine reibungslose Abrechnung aller Kosten. Zudem gestaltest du passende Workflows und Freigabeprozesse.
• Dokumentation & Jahresabschluss: Du stellst sicher, dass alle Prozesse rund um Rechnungen, Buchhaltung und Abrechnungen sauber dokumentiert sind und unterstützt bei der Erstellung der Jahresabschlüsse.
• Digitales Dokumentenmanagement: Du behältst den Überblick über unser digitales Posteingangs- und Ablagesystem und sorgst für eine strukturierte Verwaltung wichtiger Unterlagen.
• HR- und Administrations-Support: Du unterstützt bei administrativen Personalthemen wie der Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen, Vertragsablage, Onboarding sowie im Recruitingprozess. Außerdem koordinierst du Termine mit internen und externen Beteiligten (z. B. Gesellschafterversammlung, Notartermine) und erstellst Präsentationen und Reportings für verschiedene Anlässe.
• Veranstaltungsorganisation: Bei Teamtreffen, der FREI WEEK und Netzwerkveranstaltungen wirkst du bei Planung, Koordination und Nachbereitung mit.
• Fördermittelverwaltung & Spendenwesen: Du unterstützt beim Mittelabruf und der Erstellung von Verwendungsnachweisen für Projekte. Außerdem erstellst du Spendenbescheinigungen für Förderpartner und Großspender*innen.

Du begeisterst dich für die Mission von Schule im Aufbruch. Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Du konntest bereits Erfahrung im administrativen Bereich sammeln. Du bringst Grundkenntnisse in Buchhaltung mit. Du bist ein echtes Koordinations- und Organisationstalent, das eigenmotiviert, selbstständig und flexibel arbeitet. Du denkst analytisch, triffst fundierte Entscheidungen und verlierst auch bei komplexen Prozessen nicht den Überblick. Du kannst deine Stärken remote genauso gut einsetzen, wie in der Zusammenarbeit vor Ort.

Eine unbefristete Stelle mit 28h bis 35h Arbeitszeit pro Woche - du entscheidest, was gerade am besten zu deinem Leben passt. Ein faires und transparentes Gehaltsmodell, welches u.a. deine Erfahrungen, deine familiäre Situation und deinen Grad der Verantwortung in dieser Rolle berücksichtigt (als Non-Profit-Organisation orientieren wir uns dabei in Grundzügen am TVÖD). 30 Urlaubstage pro Jahr. 1.000€ Weiterbildungs-Budget pro Jahr für Fortbildungen oder Coaching. Arbeitsplatz remote oder im Co-Working-Space deiner Wahl. Ein hohes Maß an Flexibilität – auch was deine Arbeitszeiten angeht. Ein hoch motiviertes und sympathisches Team mit kurzen Entscheidungswegen und einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. Eine Organisationskultur, in der wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe und agile Arbeitsweisen fest verankert sind.

Sende uns bitte deine vollständige Bewerbung - Motivationsschreiben oder -video, Lebenslauf, möglicher Startzeitpunkt sowie zur Orientierung eine Angabe zu deinen Gehaltsvorstellungen - an: bewerbung@schule-im-aufbruch.de. Deine Ansprechpartnerin ist Katja Schneidereit. Im nächsten Schritt führen wir mit geeigneten Kandidat*innen ein 60-minütiges Interview über Zoom durch. Die Erstgespräche finden voraussichtlich ab Mitte/Ende Juni statt. Wenn alles passt, lernst du bei einem zweiten Gespräch noch weitere Teammitglieder von Schule im Aufbruch kennen. Danach entscheiden wir alle gemeinsam, ob wir die Zusammenarbeit starten möchten. Wir freuen uns besonders über Bewerber:innen, die die Diversität unseres Teams bereichern und vielfältige Erfahrungen repräsentieren. Das Team von Schule im Aufbruch freut sich sehr, von dir zu hören.