Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine und Reisen für das Group Executive Team und optimiere Abläufe.
- Unternehmen: Schwabe Holding, ein traditionsreiches Unternehmen in der Pharma- und Gesundheitsbranche.
- Vorteile: Leistungsgerechte Vergütung, 30 Tage Urlaub und attraktive Zusatzleistungen.
- Weitere Informationen: Familiäre Arbeitsatmosphäre und Entwicklungsmöglichkeiten durch die Schwabe Academy.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Qualifikationen: Studium oder kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung in Assistenzfunktionen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Einleitung Über Schwabe Holding
Die Unternehmensgruppe Dr.
Willmar Schwabe ist ein internationaler Unternehmensverbund, zu dem mehrere Firmen der Pharma- und Gesundheitsbranche gehören.
Bei allen unseren Firmen stehen Pflanzen als Ausgangsstoff für die Entwicklung von Arzneimitteln oder Gesundheits-präparaten im Mittelpunkt.
Mit einer über 150-jährigen Firmengeschichte gehört das Ursprungsunternehmen, die heutige Dr.
Willmar Schwabe Gmb H & Co.
KG, zu den ältesten pharmazeutischen Unternehmen Europas.
Bei der Schwabe-Gruppe arbeiten weltweit rund 4.200 Mitarbeitende.
Als eine der beiden zentralen Dachgesellschaften übernimmt die Dr.
Schwabe Holding SE & Co.
KG mit ihrem Sitz in Karlsruhe zentrale Funktionen der Gesamt-Gruppensteuerung.
Dort sind circa 70 Mitarbeitende aus verschiedenen, global bzw. international agierenden Bereichen innerhalb der Unternehmensgruppe Dr.
Willmar Schwabe beschäftigt.
It starts with nature. With you. Als Teil unseres Executive Office unterstützen Sie unser Group Executive Team (GET) als:
Executive Assistant / Vorstandsassistenz (m/w/d)
Ort: Karlsruhe
Schauen Sie sich die Aufgabenübersicht unten an Wenn Sie überzeugt sind, dass Sie die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen haben, bewerben Sie sich noch heute.
- Firma: Schwabe Holding
- Start: ab sofort
- Arbeitszeitmodell: Vollzeit
- Anstellungsart: unbefristetes Arbeitsverhältnis
Aufgaben - Terminkoordination: Sie geben dem Tagesgeschäft Struktur.
Sie steuern die Kalender für Mitglieder des Group Executive Teams eigenverantwortlich und sorgen auch in einem dynamischen Vorstandsumfeld für klare Prioritäten und verlässliche Abläufe.
Dabei beurteilen Sie sicher, welche Termine Vorrang haben und welche Abstimmungen oder Verschiebungen Sie selbstständig vornehmen können.
- Reiseplanung: Sie organisieren nationale und internationale Dienstreisen professionell und vorausschauend.
Von Flugbuchungen über Reiseverläufe und Unterlagen bis hin zur Abrechnung stellen Sie sicher, dass auch komplexe Reisen mit mehreren Stationen reibungslos funktionieren.
- Stakeholdermanagement: Sie halten Kommunikation zusammen.
- Sie sind eine vertrauensvolle Schnittstelle für interne und externe
Ansprechpartner: innen und steuern Kommunikationsflüsse strukturiert und adressatengerecht.
Mit Fingerspitzengefühl, Loyalität und Diskretion tragen Sie zu einer professionellen Zusammenarbeit auf Vorstandsebene bei.
- Organisation: Sie managen Prioritäten mit Weitblick.
Sie entlasten den Vorstand im operativen Tagesgeschäft, indem Sie Abläufe zuverlässig koordinieren sowie bei parallelen Themen den Überblick behalten.
So schaffen Sie die organisatorischen Voraussetzungen dafür, dass Termine effizient vorbereitet und verbindlich umgesetzt werden.
- Prozessoptimierung: Sie treiben moderne Arbeitsweisen voran.
Sie erkennen Potenziale zur Verbesserung bestehender Abläufe und bringen eigene Ideen für mehr Effizienz, Transparenz und Struktur ein.
Digitale Tools, Automatisierung und KI nutzen Sie dabei als sinnvolle Unterstützung für moderne Assistenzarbeit.
- Profil
- Fachliche
Anforderungen: Sie verfügen über ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, International Management oder in einem vergleichbaren Fachgebiet.
Alternativ bringen Sie eine kaufmännische Ausbildung mit und haben bereits mehrere Jahre Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion gesammelt.
- Erfahrung: Sie haben Erfahrung in der professionellen Unterstützung von Führungskräften, idealerweise im gehobenen Management- oder Vorstandsumfeld.
Die Koordination komplexer Termine sowie die Planung internationaler Dienstreisen sind Ihnen aus der Praxis vertraut.
- Kompetenzen: Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und mit einem hohen Qualitätsanspruch.
Mit dem MS-Office-Paket gehen Sie sicher um; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
Darüber hinaus bringen Sie Offenheit für Prozessverbesserungen, Automatisierung und den Einsatz von KI mit.
- Persönliche Stärken: Sie überzeugen durch Organisationstalent, Priorisierungsvermögen und ein ausgeprägtes Gespür für Vertraulichkeit.
Auch in einem anspruchsvollen Umfeld handeln Sie loyal, diskret, serviceorientiert und kommunizieren verbindlich.
- Sprachkenntnisse: Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Dadurch bewegen Sie sich auch im internationalen Austausch sicher und professionell.
- Wir bieten
- Vergütung und
Benefits: leistungsgerechte Vergütung inkl. xiohaox Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie attraktive Zusatzleistungen wie Berufsunfähigkeitsversicherung und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
- Work-Life-Balance: 40 Stunden als eigenverantwortliche Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche Brückentage
- Gesundheit und Wohlbefinden: betriebsärztlicher Dienst, Betriebssportangebote (z. B. Yoga) und täglich frisch zubereitete Gerichte in unserer Kantine
- Weiterbildung: Entwicklungsmöglichkeiten durch die Schwabe Academy sowie externe Anbieter
- Sonstiges: Langzeitkonto z.
B. zur Nutzung für ein Sabbatical, kostenlose Parkmöglichkeiten, guten Anschluss zu ÖPNV, familiäre Arbeitsatmosphäre mit der Sicherheit eines wachsenden Familienunternehmens
Weitere Informationen Persönlicher Kontakt
Nora Feskens
Tel.
Jetzt bewerben
Executive Assistant / Vorstandsassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Schwabe Group
Dr. Willmar Schwabe ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine tarifvertragliche Vergütung und attraktive Zusatzleistungen bietet, sondern auch eine ausgeglichene Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten und 30 Tagen Urlaub. In der familiären Arbeitsatmosphäre in Karlsruhe fördern wir die persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch die Schwabe Academy und bieten zahlreiche Gesundheits- und Freizeitangebote, die das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden unterstützen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant / Vorstandsassistenz (m/w/d) erhalten könntest
✨Netzwerke nutzen: Die Pharma-Community wartet auf dich!
Gehe zu pharmazeutischen Konferenzen und Messen, wie der CPhI oder der BIO International Convention. Dort kannst du potenzielle Arbeitgeber treffen und vielleicht sogar das ein oder andere Networking-Gespräch führen, das dir den Schlüssel zur Tür öffnet!
✨Finde Mentoren in der Branche
Auf der Suche nach einem Vollzeitjob in der Pharma-Industrie kann es super hilfreich sein, einen Mentor zu haben. Tritt Organisationen wie dem Deutschen Verband der Pharmazeutischen Industrie bei, um Zugang zu Experten zu erhalten, die dir wertvolle Tipps geben können.
✨Bau dir ein beeindruckendes LinkedIn-Profil auf
Mach dein LinkedIn-Profil zum Magneten für Recruiter. Teile regelmäßig Inhalte aus der Pharmawelt, sei es über aktuelle Forschungsergebnisse oder Trends in der Branche. Das zeigt, dass du am Puls der Zeit bist und Interesse an deiner Fachrichtung hast.
✨Bewirb dich direkt bei Schwabe Group!
Nutze unsere Website, um dich direkt bei Schwabe Group für eine Vollzeitstelle zu bewerben. Dort findest du aktuelle Stellenangebote und kannst uns in deiner Bewerbung direkt von deinen Fähigkeiten und deiner Leidenschaft für die Pharma-Industrie erzählen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant / Vorstandsassistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine pharmazeutischen Kenntnisse hervor:Da du dich für eine Vollzeitstelle im Pharma-Bereich bewirbst, solltest du alle relevanten pharmazeutischen Kenntnisse und Erfahrungen unmissverständlich in deinem Lebenslauf angeben. Dazu gehören Praktika, relevante Kurse sowie eventuell erworbene Zertifikate oder Weiterbildungen, die deine Expertise belegen.
Erstelle ein überzeugendes Anschreiben:In deinem Anschreiben solltest du nicht nur deine Motivation für das Arbeiten in der Pharmaindustrie klar machen, sondern auch darauf eingehen, wie du zur Mission von Schwabe Group passt. Zeige, dass du ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen in der Branche hast und dass dir Qualität und Innovation am Herzen liegen.
Berücksichtige deine Soft Skills:Im Pharma-Sektor sind soziale Kompetenzen wie Teamarbeit, Kommunikation und Problemlösungsfähigkeit entscheidend. Zeige in deiner Bewerbung, wie du diese Fähigkeiten in deinen bisherigen Erfahrungen eingesetzt hast, um Probleme zu lösen oder einen positiven Beitrag zum Team zu leisten.
Passe deinen Lebenslauf an die Stellenausschreibung an:Jede Stelle ist einzigartig! Achte darauf, deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen und Erwartungen für die Vollzeitstelle bei Schwabe Group anzupassen. Betone die relevantesten Erfahrungen und Qualifikationen, die in der Ausschreibung gefordert sind. Das zeigt, dass du die Details verstanden hast und dich gezielt bewirbst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Schwabe Group vorbereitet
✨Vertraue auf dein Fachwissen
In der Pharmaindustrie solltest du mit deinem Fachwissen glänzen. Mach dich mit aktuellen Entwicklungen und Trends im Sektor vertraut. Sei bereit, technische Fragen zu beantworten, wie etwa zu den neuesten Forschungsergebnissen oder regulatorischen Anforderungen.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
Erwarte, dass du in deinem Interview konkrete Fallstudien oder Szenarien diskutieren musst, bei denen du dein Problemlösungsvermögen und deine Analysefähigkeiten demonstrieren kannst. Das könnte zum Beispiel eine Diskussion über die Entwicklung eines Medikaments oder den Umgang mit spezifischen regulatorischen Herausforderungen sein.
✨Zeig deine Teamfähigkeit
In einem Vollzeitjob im Pharmabereich wirst du oft im Team arbeiten. Sei bereit, Beispiele dafür zu geben, wie du erfolgreich mit anderen aus verschiedenen Disziplinen zusammengearbeitet hast. Das könnte auch den Umgang mit interdisziplinären Teams oder Projekten beinhalten.
✨Frage nach den Weiterentwicklungsmöglichkeiten
In einer Vollzeitposition ist es wichtig, dass du auch langfristig an deinen Fähigkeiten arbeiten möchtest. Frag nach möglichen Schulungsprogrammen oder Weiterbildungsangeboten bei Schwabe Group. Das zeigt dein Interesse an einer langfristigen Karriere und Entwicklung im Unternehmen.
