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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage secretarial tasks for various committees and sections, coordinating meetings and events.
- Arbeitgeber: The Swiss Cities Association represents urban interests and provides services to its members.
- Mitarbeitervorteile: Engage with authorities, work in a dynamic team, and enjoy a central location in Bern.
- Warum dieser Job: Be at the heart of urban advocacy, making a real impact while developing your administrative skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Commercial training and experience in administration; familiarity with Office 365 and CRM tools required.
- Andere Informationen: Fluency in German and French is essential; apply by January 23, 2025.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 42000 - 60000 € pro Jahr.
Gut drei Viertel der Schweizer Bevölkerung lebt im städtischen Raum, wo 84 Prozent der nationalen Wirtschaftsleistung erarbeitet wird. Der Schweizerische Städteverband ist die Stimme der urbanen Schweiz, vertritt deren Interessen gegenüber Politik und Öffentlichkeit und erbringt vielseitige Dienstleistungen für seine Mitglieder. Per anfangs Juni 2025 suchen wir aufgrund einer Pensionierung eine Person für die
Position: Sekretariat
Sie sind am Dreh- und Angelpunkt unseres Verbands tätig und verantworten das Sekretariat einzelner Sektionen und Kommissionen. Dabei arbeiten Sie eng mit den jeweiligen Fachverantwortlichen zusammen:
- Planung und Koordination von Sitzungen
- Direkter Kontakt mit den Mitgliedern
- Administrative Planung und Organisation der jeweiligen Versammlungen und Fachveranstaltungen
Sie haben zudem eine zentrale Koordinationsrolle bei den Vor- und Nachbereitungen von unterschiedlichen Verbandssitzungen, Austauschen mit Partnerinnen und Vernehmlassungsverfahren inne. In diesem Zusammenhang erstellen Sie koordinierte Briefing-Unterlagen, holen entsprechende Informationen bei den Fachverantwortlichen und der Direktion ein und stehen in Kontakt mit Partnern. Ebenfalls führen Sie das Protokoll bei den Sitzungen unseres Vorstands. Als Teil eines Teams erledigen Sie allgemeine administrative Aufgaben und Mutationen in der Adressverwaltung, Telefondienst, Postverarbeitung, Mailings etc.
Ihr Profil
Sie verfügen über eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung sowie Berufserfahrung im administrativen Bereich. Idealerweise kennen Sie die Abläufe in Verwaltung, Verband oder Politik und bringen solide Erfahrung mit. Sie sind bestens mit EDV-Programmen vertraut (Office 365, MS Teams, CRM etc.), weisen eine hohe IT-Affinität aus und erproben gerne neue Instrumente. Sie erledigen Korrespondenz stilsicher und verfassen Protokolle mit Präzision und Leichtigkeit. Sie sind kontaktfreudig, einsatzbereit, gut organisiert und arbeiten gerne selbstständig. Es macht Ihnen Freude, Dienstleistungen zu erbringen, Verantwortung zu übernehmen und sich engagiert einzubringen. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der deutschen und französischen Sprache.
Wir bieten
Wir bieten Ihnen ein sehr vielfältiges, anspruchsvolles Arbeitsgebiet und die Möglichkeit, in engem Kontakt mit Behörden aller staatlichen Ebenen und weiteren Partnerinnen aktiv an der Interessenvertretung für die urbane Schweiz und im Netzwerk der Städte mitzuwirken. Dies in einem Team, das qualifiziert, engagiert und kollegial ist. Ihr Arbeitsplatz liegt sehr zentral in Bern.
Wollen Sie sich für die Interessen der urbanen Schweiz einsetzen? Dann senden Sie Ihr vollständiges Dossier bis am 23. Januar 2025 an E-Mail schreiben , Stichwort Stelle Administration. Ihre Fragen beantworten wir gerne unter Tel. 031 356 32 32.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeit in der Administration und das Sekretariat von Verbandsgremien 70-80% Arbeitgeber: Schweizerischer Städteverband
Kontaktperson:
Schweizerischer Städteverband HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeit in der Administration und das Sekretariat von Verbandsgremien 70-80%
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Verband oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Themen und Herausforderungen, die den Schweizerischen Städteverband betreffen. Zeige in Gesprächen, dass du gut informiert bist und ein echtes Interesse an der urbanen Entwicklung hast.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Erfahrung in der Verwaltung und im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern vor. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine IT-Affinität! Wenn du neue Tools oder Software kennst, die die Arbeit im Sekretariat erleichtern könnten, sprich darüber. Das zeigt, dass du proaktiv und technologieaffin bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeit in der Administration und das Sekretariat von Verbandsgremien 70-80%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Motivationsschreiben und Zeugnissen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Motivationsschreiben verfassen: In deinem Motivationsschreiben solltest du deine Begeisterung für die Position und den Schweizerischen Städteverband zum Ausdruck bringen. Erkläre, warum du gut in das Team passt und welche Erfahrungen du mitbringst, die für die Rolle relevant sind.
Sprache beachten: Da sehr gute Kenntnisse der deutschen und französischen Sprache gefordert sind, achte darauf, dass deine Bewerbung in einwandfreiem Deutsch verfasst ist. Wenn du Französisch sprichst, kannst du auch einige Abschnitte in dieser Sprache einfügen, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
Frist einhalten: Vergiss nicht, deine Bewerbung bis zum 23. Januar 2025 einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um deine Unterlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles vollständig ist, bevor du sie abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Schweizerischer Städteverband vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die verschiedenen Sektionen und Kommissionen des Schweizerischen Städteverbands. Überlege dir, wie du die Planung und Koordination von Sitzungen unterstützen kannst und welche administrativen Herausforderungen dabei auftreten könnten.
✨Zeige deine IT-Kenntnisse
Stelle sicher, dass du mit den gängigen EDV-Programmen vertraut bist, insbesondere mit Office 365 und MS Teams. Bereite Beispiele vor, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um administrative Aufgaben zu erledigen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da der Kontakt mit Mitgliedern und Partnern eine zentrale Rolle spielt, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten hervorheben. Bereite dich darauf vor, Beispiele für erfolgreiche Korrespondenz oder Protokollführung zu geben.
✨Engagement und Teamarbeit zeigen
Betone deine Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und im Team zu arbeiten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit zur Teamdynamik beigetragen hast und wie du dich aktiv in die Interessenvertretung einbringen möchtest.
