Assistent:in der Departementsleitung Education

Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 1000 Personen aus 96 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit sowie Gesundheitssysteme und -programme.

Das Departement Education ist für die Koordination der Lehrgänge und Programme am Swiss TPH sowie an der Universität Basel verantwortlich und sucht per sofort oder nach Vereinbarung eine Assistenz der Departementsleitung Education. Da Sie bei uns „mittendrin statt nur dabei“ sind, sollten Sie sich so leicht nicht aus der Ruhe bringen lassen und eine gesunde Portion Humor mitbringen.

Als Assistenz der Departementsleitung Education unterstützen Sie das Departement in sämtlichen administrativen Belangen. In Ihrer Funktion als zentrale Drehscheibe koordinieren Sie vielfältige Schnittstellen zu internen und externen Anspruchsgruppen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf bei. Dank Ihres ausgeprägten Organisationstalents behalten Sie auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und überzeugen durch Ihre Flexibilität.

IHRE VERSCHIEDENEN AUFGABEN BEINHALTEN:

• Koordination von Terminen sowie Führung der Agenda der Departementsleitung Education
• Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben (Korrespondenz, Dokumentenablage, Pflege der Adressdatenbank, Reisemanagement, Spesenmanagement sowie Erstellung und Freigabe von Rechnungen über einen digitalen Workflow)
• Organisation und Koordination von internen und externen Meetings sowie kleineren Veranstaltungen
• Vorbereitung von Meetingunterlagen und Protokollführung
• Planung und Koordination des Onboardings neuer Mitarbeitender im Departement Education, einschliesslich IT- und Infrastruktur-Setup

DIESE ERFAHRUNGEN UND FÄHIGKEITEN BRINGEN SIE MIT:

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung; eine Weiterbildung im Assistenzbereich ist von Vorteil
• Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse; ösischkenntnisse sind von Vorteil
• Hohe Selbstständigkeit, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen und auch bei kurzfristigen Anfragen flexibel und qualitätsbewusst zu agieren
• Dienstleistungsorientierte, vorausschauende Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen, ausgeprägter transkultureller Kompetenz, hoher Belastbarkeit und Teamorientierung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine schnelle Auffassungsgabe für neue IT-Tools und Offenheit im Umgang mit digitalen Anwendungen

WIR BIETEN IHNEN:

• Die Möglichkeit, an der sinnstiftenden Mission eines international renommierten Instituts für globale Gesundheit mitzuwirken
• Ein unterstützendes, kollegiales und multikulturelles Arbeitsumfeld
• Einen modernen Arbeitsplatz in unserem Hauptsitz in Allschwil, im Zentrum eines führenden Life Sciences- und Biotech-Clusters
• Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Fachpersonen aus verschiedenen Disziplinen und Karrierestufen
• Vielfältige Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Attraktive Arbeitsbedingungen, die je nach Funktion auch Remote Work und flexible Arbeitszeitgestaltung umfassen

RAHMENBEDINGUNGEN:

• Startdatum: per sofort oder nach Vereinbarung
• Vertragsdauer: unbefristet
• Arbeitspensum: 50% (auf 4-5 Tage verteilt)
• Arbeitsort: Allschwil, Schweiz
• Reisetätigkeit: keine
• Interne Stellenbezeichnung: Administrative Specialist

WIE KANN ICH MICH BEWERBEN:

Bitte Sie Ihre Bewerbungsunterlagen online ein: CV, Motivationsschreiben inkl. Name und Kontakt (Email und/oder Telefon) von 1 – 2 Referenzpersonen, Zertifikate und Arbeitszeugnisse.

Am Swiss TPH pflegen wir ein inklusives und vielfältiges Arbeitsumfeld, das Unterschiede in Bezug auf Geschlecht, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Beeinträchtigung, sexuelle Orientierung und sozioökonomischen Hintergrund wertschätzt und respektiert. Wir sind überzeugt, dass Vielfalt unsere Arbeit bereichert, und engagieren uns für Chancengleichheit für alle.

Bitte beachten Sie, dass wir ausschliesslich Bewerbungen über unsere Onlineplattform berücksichtigen können. Solange die Stelle online auf unserer Webseite ersichtlich ist, sind wir offen für neue Bewerbungen. Bewerbungen via E-Mail oder Agenturen werden nicht berücksichtigt.

Werden Sie Teil unserer Vision, die Welt zu einem gesünderen Ort zu machen – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

KONTAKT: Christina, Senior Recruiting Partner