Assistent:in der Head of Research

Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene.

Zur Unterstützung unserer neuen Departementsleiterin Research suchen wir per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung eine:n Assistent:in der Head of Research (80 - 100%). Bei uns können Sie Ihre Organisationsstärke in ein internationales Forschungsumfeld mit viel Wirkung einbringen. Neben administrativer und organisatorischer Entlastung der Departementsleiterin Research koordinieren Sie zentrale Prozesse und tragen dazu bei, dass globale Gesundheitsprojekte effizient vorangetrieben werden. Die personelle Führung der 7 Assistent:innen des Research Admin Teams ergänzt diese spannende Rolle in unserem Institut.

IHRE VERSCHIEDENEN AUFGABEN BEINHALTEN:

• Terminkoordination mit internen und externen Partnern, Agendaführung der Departementsleiterin sowie Organisation von Meetings, Anlässen, Workshops und kleineren Events
• Verantwortung für die Erledigung von allgemeinen administrativen Arbeiten: Protokollführung, Korrespondenz, Spesenmanagement, Rechnungen, Pflege von Adressendatenbanken
• Erstellen und Einholen von Entscheidungsgrundlagen für Briefings, Reports, strukturierte Übersichten, Budgets sowie Monitoring
• Koordination der Betreuung von 35 Forschungsgruppenleitenden
• Organisation, Vor- und Nachbereitung der Forschungskonferenzen (Research Council und Senior Research Council) sowie des wöchentlichen Research Plenary
• Koordination der Zusammenarbeit mit den weiteren Departementen des Swiss TPH

DIESE ERFAHRUNGEN UND FÄHIGKEITEN BRINGEN SIE MIT:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent:in, von Vorteil auf Direktionsebene
• 3-5 Jahre Führungserfahrung und gute Delegationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete mündliche wie schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse, gute Französischkenntnisse sind von Vorteil, zudem starke transkulturelle Kompetenz
• Ausgeprägte selbständige Arbeitstätigkeit, grosses Verantwortungsbewusstsein, Stärke im Priorisieren und hohe Flexibilität bei kurzfristigen Anfragen, ohne den Qualitätsanspruch aus den Augen zu verlieren
• Dienstleistungsorientierte, kritische, innovative und vorausschauende Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen (höchste Verlässlichkeit und Diskretion), hoher Belastbarkeit sowie teamorientierter Wesensart
• Hervorragende Kenntnisse von MS Office sowie schnelle Auffassungsgabe für neue IT-Tools

WIR BIETEN IHNEN:

• Die Möglichkeit, an der sinnstiftenden Mission eines international renommierten Instituts für globale Gesundheit mitzuwirken
• Ein unterstützendes, kollegiales und multikulturelles Arbeitsumfeld
• Einen modernen Arbeitsplatz in unserem Hauptsitz in Allschwil, im Zentrum eines führenden Life-Sciences- und Biotech-Clusters
• Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Fachpersonen aus verschiedenen Disziplinen und Karrierestufen
• Vielfältige Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Attraktive Arbeitsbedingungen, die je nach Funktion auch Remote Work und flexible Arbeitszeitgestaltung umfassen

RAHMENBEDINGUNGEN:

• Startdatum: per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung
• Vertragsdauer: unbefristet
• Arbeitspensum: 80-100%
• Arbeitsort: Allschwil, Schweiz
• Reisetätigkeit: keine
• Interne Stellenbezeichnung: Administrative Officer

WIE KANN ICH MICH BEWERBEN:

Bitte Sie Ihre Bewerbungsunterlagen online ein mit: CV, Motivationsschreiben inkl. Name und Kontakt (Email und/oder Telefon) von 1-2 Referenzpersonen, Zertifikate und Arbeitszeugnisse.

Am Swiss TPH pflegen wir ein inklusives und vielfältiges Arbeitsumfeld, das Unterschiede in Bezug auf Geschlecht, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Beeinträchtigung, sexuelle Orientierung und sozioökonomischen Hintergrund wertschätzt und respektiert. Wir sind überzeugt, dass Vielfalt unsere Arbeit bereichert, und engagieren uns für Chancengleichheit für alle.

Bitte beachten Sie, dass wir ausschliesslich Bewerbungen über unsere Onlineplattform berücksichtigen können. Solange die Stelle online auf unserer Webseite ersichtlich ist, sind wir offen für neue Bewerbungen. Bewerbungen via E-Mail oder Agenturen werden nicht berücksichtigt.

Werden Sie Teil unserer Vision, die Welt zu einem gesünderen Ort zu machen - wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

KONTAKT:

Bei inhaltlichen Fragen können Sie den Lead Recruiting Partner kontaktieren.