IT-Koordinator*in Organisation & Asset Management (m/w/d) in Ulm

Am Standort Ulm suchen wir eine*n:

IT-Koordinator*in Organisation & Asset Management (m/w/d)

Eine leistungsfähige IT braucht nicht nur gute Technik. Sie braucht ebenso klare Prozesse, transparente Kosten, aktuelle Verträge, sauber gepflegte Assets und jemanden, der auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behält.

Für unsere IT suchen wir deshalb eine*n IT-Koordinator*in Organisation & Asset Management (m/w/d), der die organisatorischen und kaufmännischen Prozesse unserer IT aktiv mitgestaltet und weiterentwickelt.

Dabei arbeitest du eng mit unserer IT-Leitung, unseren technischen Fachteams sowie Einkauf, Buchhaltung, Controlling, Herstellern und externen IT-Dienstleistern zusammen.

Das sind deine Aufgaben:

Du übernimmst eine zentrale organisatorische Rolle innerhalb unserer IT. Uns geht es ausdrücklich nicht nur darum, bestehende Prozesse zu verwalten. Wir möchten unsere Abläufe gemeinsam mit dir weiterentwickeln, vereinfachen und transparenter gestalten.

Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Koordination und Abwicklung von IT-Beschaffungen
• Einholung, Prüfung und Vergleich von Angeboten
• Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen
• Prüfung und Zuordnung von IT-Rechnungen
• Klärung von Abweichungen mit Lieferanten und internen Ansprechpartnern
• Verwaltung und Pflege unserer IT-Assets
• Begleitung des gesamten Asset-Lifecycles von der Beschaffung bis zur Aussonderung
• Verwaltung von Softwarelizenzen sowie Unterstützung beim Software Asset Management
• Pflege und Überwachung von IT-Verträgen, Wartungen und Laufzeiten
• Überwachung von Kündigungs- und Verlängerungsfristen
• Unterstützung bei Budgetplanung, Forecasts und IT-Kostenplanung
• Koordination mit Herstellern, Lieferanten und IT-Dienstleistern
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Dokumentationen und Prozessbeschreibungen
• Mitarbeit bei der kontinuierlichen Verbesserung und Digitalisierung unserer IT-Prozesse

Oder anders gesagt: Du sorgst dafür, dass wir jederzeit Transparenz haben über Fragen wie:

• Was haben wir?
• Was kostet es?
• Wo wird es eingesetzt?
• Wann läuft ein Vertrag aus?
• Welche Lizenzen benötigen wir?
• Was wurde bestellt?
• Und wo besteht Handlungsbedarf?

Damit leistest du einen wichtigen Beitrag zu einem professionellen, wirtschaftlichen und zukunftsfähigen IT-Betrieb.

Das bringst du mit:

Du musst kein tiefgreifender Systemadministrator sein. Ein gutes Verständnis für IT und die Bereitschaft, dich mit technischen Produkten und Dienstleistungen auseinanderzusetzen, sind für diese Position jedoch wichtig.

Idealerweise bringst du Folgendes mit:

• Abgeschlossene kaufmännische, IT-nahe oder vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung in IT-Organisation, IT-Einkauf, Asset Management, Vertragsmanagement oder einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld
• Gutes kaufmännisches Verständnis und ausgeprägte IT-Affinität
• Erfahrung im Umgang mit Angeboten, Bestellungen, Rechnungen und Verträgen
• Grundverständnis für Hardware, Software, Lizenzen, Cloud-Services und IT-Dienstleistungen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und insbesondere Excel, Outlook und Teams
• Erfahrung mit ERP-, ITSM-, Asset- oder Inventarsystemen ist von Vorteil

Das bieten wir dir:

• Eine vielseitige Position mit hoher Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit der IT-Leitung und unseren IT-Fachteams
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet zwischen IT, Organisation und kaufmännischen Themen
• Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung unserer Prozesse
• Moderne IT-Strukturen und vielfältige Technologien
• Kurze Abstimmungswege und direkte Kommunikation
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit offener Feedbackkultur
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Außerdem gibt es bei uns natürlich auch noch:

• 30 Tage Urlaub, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, sowie flexible Arbeitszeiten
• Spannende Firmenevents um Kolleginnen und Kollegen besser kennenzulernen und sich in entspannter Atmosphäre auszutauschen
• Exklusive Rabatte bei namhaften Partnern über unser Corporate Benefits Portal
• Subventionierte Sportangebote, Firmenrad-Leasing, betriebliche Altersvorsorge, vergünstigte Jobtickets u.v.m.

Das ist uns wichtig:

Neben deinen fachlichen Fähigkeiten ist uns wichtig, wie du arbeitest und wie du dich in unser Team einbringst.

Du passt gut zu uns, wenn du:

• strukturiert und organisiert arbeitest,
• Aufgaben eigenverantwortlich übernimmst,
• Vereinbarungen und Termine zuverlässig einhältst,
• offene Themen konsequent nachverfolgst,
• auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick behältst,
• sorgfältig und qualitätsbewusst arbeitest,
• Probleme nicht nur erkennst, sondern nach Lösungen suchst,
• gerne mit unterschiedlichen Fachbereichen und Ansprechpartnern kommunizierst,
• eine offene und konstruktive Feedbackkultur schätzt,
• Veränderungen gegenüber aufgeschlossen bist und
• bestehende Prozesse auch einmal kritisch hinterfragst.

Hmm... Passt nicht?

Du findest dich in der Beschreibung wieder, hast aber bisher eine andere Stellenbezeichnung?

Kein Problem. Interessant sind für uns beispielsweise Erfahrungen als: IT Service Coordinator, IT Asset Manager, IT Operations Coordinator, IT Procurement Specialist, IT-Kaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für IT-System-Management, Kaufmann/-frau für Digitalisierungsmanagement, Mitarbeiter IT-Einkauf, IT-Vertragsmanager oder IT-Administrator mit organisatorischem Schwerpunkt.

Entscheidend ist für uns nicht allein deine bisherige Stellenbezeichnung, sondern dass du Organisationstalent, kaufmännisches Verständnis und Interesse an IT miteinander verbindest.

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