Office Manager (part-time)

Seven Education entwickelt eine intelligente, KI‑gestützte Plattform, die Schulen und Bildungseinrichtungen hilft, effizienter zu arbeiten. Unsere Produkte reduzieren administrative Aufgaben, verbessern die Kommunikation und ermöglichen es Lehrkräften, Institutionen und Bildungsverantwortlichen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: Lernen, Wachstum und Menschen.

Als europäische EdTech‑Gruppe mit über 350 Mitarbeitenden bauen wir intuitive, skalierbare Lösungen, die den Alltag von Schulen und Bildungseinrichtungen erleichtern. Unsere Software schafft jeden Tag Klarheit, vereinfacht Abläufe und stärkt die Zusammenarbeit. Wir handeln mit Mut, Ownership und echter Zusammenarbeit – und lassen uns von dem Impact inspirieren, den unsere Produkte für die Menschen schaffen, die das Herzstück der Bildung sind. Unser Ziel ist klar: die führende EdTech‑Marke Europas zu werden.

Wenn du Teil dieser Reise werden und mit uns wachsen möchtest, freuen wir uns sehr, von dir zu hören.

Aufgaben

Deine Mission: Als Office Manager gibst du unserem Koblenz-Hub Struktur und Charakter. Du stellst sicher, dass der Standort reibungslos läuft - und dass sich alle wohlfühlen, die hier arbeiten, zu Besuch sind oder ein Event erleben. Du bist die zentrale Ansprechperson wie gute Seele vor Ort: für das Team, für Gäste und für externe Dienstleister.

Was dich erwartet:

• Du verantwortest das gesamte Office-Erlebnis in Koblenz – von einladenden Meeting-Räumen über saisonale Akzente bis hin zu einem Büro, das jeden Tag funktioniert.
• Du planst und begleitest Veranstaltungen, Hub Days und lokale Bürokommunikation – proaktiv und mit einem Gespür dafür, was das Team braucht.
• Du steuerst den operativen Bürobetrieb von A bis Z: Bestellungen, Post, Schlüssel- und Zugangsverwaltung, Rechnungsvorbereitung für Bürokosten.
• Du bist die erste Anlaufstelle für Vermieter, Reinigung, Handwerker und Reparaturen – du koordinierst, eskalierst bei Bedarf und behältst den Überblick, ohne alles selbst lösen zu müssen.
• Du unterstützt die Executive Assistant bei administrativen Aufgaben und bist vor Ort für Gäste, Kandidat:innen, Onboardings und HR/IT-Themen mit physischer Präsenz (z. B. Hardware‑Übergaben und -Rückgaben) zuständig.
• Du kümmerst dich um Grundlagen der Arbeitssicherheit (Ersthelfer, Brandschutzcheck).

Qualifikation

Was du mitbringst:

• Erfahrung im Office Management, in der Hotellerie, im Eventbereich oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle.
• Tägliche Vor‑Ort-Präsenz in Koblenz.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Tools.
• Nachweisliche Eigenverantwortung – du übernimmst Aufgaben und bringst sie zu Ende, ohne auf Anleitung zu warten.
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Handwerker, Vermieter).
• Von Vorteil: Hintergrund in Hotellerie, Gastronomie oder Events; Erfahrung in einem Start‑up oder Scale‑up; Kenntnisse in der Budgetverwaltung oder Rechnungsbearbeitung; Ersthelfer‑Zertifikat oder Bereitschaft, es zu erwerben.

Benefits

Purpose & gesellschaftlicher Mehrwert: Bei Seven Education gestaltest du die Zukunft von Bildung in Europa aktiv mit und trägst dazu bei, den Schulalltag nachhaltig zu verbessern. Für ehrenamtliches Engagement stehen dir zwei bezahlte Tage pro Jahr zur Verfügung.

Flexibilität & modernes Arbeiten: Flexible Arbeitszeiten, hybride Arbeitsmodelle, Remote Work innerhalb der EU, der Schweiz und UK sind fester Bestandteil unserer Arbeitsweise.

Lernen & Weiterentwicklung: Aktive Lernzeit, Zugang zu Lernplattformen, Deutsch- und Englischkurse sowie kontinuierliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten unterstützen dich in deiner persönlichen und fachlichen Entwicklung.

Team & Zusammenarbeit: Du arbeitest in einem unterstützenden, kollaborativen Umfeld, das von Vertrauen, Offenheit und Teamgeist geprägt ist. Für Workshops und gemeinsame Events steht ein Teambuilding‑Budget zur Verfügung.

Verantwortung & Wachstum: Du bekommst die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, Strukturen mitzugestalten und gemeinsam mit einem Unternehmen zu wachsen, das Start‑up‑Mentalität mit dem Anspruch verbindet, eine führende europäische Softwaregruppe aufzubauen.

Zeit für Erholung & weitere Benefits: 30 Tage Urlaub, halbe Tage frei an Heiligabend und Silvester sowie hundefreundliche Büros gehören bei uns dazu.

Vielfalt & Chancengleichheit: Bei Seven Education glauben wir daran, dass Vielfalt neue Ideen möglich macht und Inklusion gute Zusammenarbeit stärkt. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Identitäten und Perspektiven, denn gute Bildung entsteht dort, wo alle die gleichen Chancen haben. Und falls du dich in der Rolle wiederfindest, aber nicht jede Anforderung erfüllst: Melde dich trotzdem gern bei uns.

Wo du arbeiten wirst: Diese Rolle ist vollständig vor Ort in unserem Koblenz -Hub - fünf Tage die Woche, 20 Stunden insgesamt. Wann du deine Stunden legst, entscheidest du selbst, solange der donnerstägliche Hub Day bis 14 Uhr abgedeckt ist. Du bist die Person, die dem Büro Struktur und Charakter gibt - dafür braucht es tägliche Präsenz.