Aufgaben Unterstützung bei der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Auftrags- und Baustellenverwaltung: neue Aufträge anlegen, Baustellenakten führen, Auftragsnummern vergeben, Baustellenunterlagen zusammenstellen, Lieferscheine und Leistungsnachweise verwalten, Stunden- und Gerätezettel kontrollieren und fehlende Unterlagen bei Bauleitern/Polieren nachfordern. Rechnungswesen: Eingangsrechnungen erfassen und den Baustellen/Kostenstellen zuordnen, Rechnungen zur Prüfung vorbereiten, Ausgangsrechnungen erstellen bzw. vorbereiten, offene Posten verfolgen, Mahnwesen unterstützen und Unterlagen für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater vorbereiten. Angebote und Abrechnung: Angebotsanfragen erfassen, Leistungsverzeichnisse und Kalkulationsunterlagen organisatorisch vorbereiten, Angebote versenden, Nachträge dokumentieren, Aufmaße und Abrechnungsunterlagen sammeln sowie Abschlags- und Schlussrechnungen vorbereiten. Die fachliche Mengen- und Preisprüfung bleibt je nach Betrieb bei Kalkulation/Bauleitung. Personalverwaltung: Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Überstunden erfassen, Stundenzettel kontrollieren, Unterlagen für die Lohnabrechnung vorbereiten, Mitarbeiterunterlagen verwalten und gegebenenfalls Bescheinigungen/Schulungen/Unterweisungen terminlich überwachen. Nachunternehmer und Lieferanten: Angebote und Auftragsbestätigungen verwalten, Nachunternehmerunterlagen einholen, Rechnungen zuordnen, Bescheinigungen und Versicherungsnachweise überwachen sowie Ansprechpartner für Lieferanten sein. Dokumentation und Fristen: Genehmigungen, Verkehrsrechtliche Anordnungen, Pläne, Abnahmen, Mängelunterlagen, Bürgschaften und Gewährleistungsfristen verwalten; außerdem sicherstellen, dass wichtige Dokumente auffindbar und vollständig sind. Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz sowie Pflege von Dokumenten und Datenbanken. Koordination und Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung und das Team. Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten in Absprache mit verschiedenen Abteilungen. Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, um eine effektive und effiziente Arbeitsumgebung zu fördern. Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung im Bereich Büromanagement und Verwaltung von Vorteil Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen Hervorragende kommunikative Fähigkeiten und Teamgeist Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise Benefits Gutes Festgehalt Weihnachts- und Urlaubsgeld Gutscheinkarte Moderner Arbeitsplatz Klare Verantwortung und Vertrauen Kostenlose Getränke und Kaffee Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt! Einfach per Mail an info@seith-energietechnik. de
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