Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Projektleitung bei administrativen Aufgaben und der Einführung eines Campus Management Systems.
- Unternehmen: Humboldt-Universität zu Berlin – ein Ort für Innovation und Bildung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Hochschule mit Fokus auf Gleichstellung und Vielfalt.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Hochschulverwaltung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder gleichwertige Erfahrungen, gute Office-Kenntnisse und Organisationstalent.
Aufgaben:
- Bearbeitung administrativer Aufgaben für die Projektleitung sowie die Teilprojekt-leitungen für das Projekt zur Einführung eines Campus Management Systems, insb.
- Postbearbeitung und -ablage, Terminkoordination und Überwachung von Fristen, Termine, Zuarbeiten
- Vor- und Nachbereitung von Beratungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle u. ä.)
- Prozessdokumentation und -information
- Erstellung und Pflege der Projektseiten im Inter- und Intranet
- Pflege des Cloud-Speichers zur Sicherung der Dokumentation von Projektergebnissen
- Mitarbeit bei der Erstellung von Manuskripten
- Layout von Druckstücken und Präsentationen
- Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Workshops u. ä.
- Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und Mittelbewirtschaftung, u. a. Überwachung der Personal- und Sachmittel des Projekts, Mittelbuchungen und Rechnungsprüfung in SAP
- Eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Kommunikationsmanagement und Wissenstransfer des Projekts, u. a.:
- Erheben und Bewerten von Erwartungen, Interessen und Anforderungen aller Stakeholder
- Ableiten des Handlungsbedarfs und Erarbeiten von Empfehlungen im Hinblick auf den Einsatz von Kommunikationsmitteln
- Einsatz der Kommunikationsmittel planen und durchführen sowie Kommunikationsmatrix auf Wirksamkeit prüfen und ggf. anpassen
- Optimierung der Informationsflüsse
- Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschulverwaltung
- Grundkenntnisse des Haushaltsrechts auch im Bereich der Drittmittelabwicklung, des Steuer- und des Verwaltungsrechts, HU-interne Regelungen wie Dienstreiseordnung und Bewirtungsrichtlinie
- Sehr gute Office-Anwenderkenntnisse, Datenbankkenntnisse
- Kenntnisse im Bestellwesen und mit SAP
- Datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Kenntnisse der Gestaltung und Pflege von Webseiten in einem Content Management System
- Langjährige Erfahrung mit der Büroleitung, Team-/Projektassistenz in interdisziplinären Aufgabenbereichen
- Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (mind. C1)
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)
- Überdurchschnittliches Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit
- Ein modernes Arbeitsumfeld
- Eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)
- Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
- Eine strukturierte Einarbeitung
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
- Sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
- Als familiengerechte Hochschule fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Weitere Informationen:
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO .
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Projektassistent*in (m/w/d) 21.08.2026 Humboldt-Universität zu Berlin Berlin Arbeitgeber: Sekretaria
THOST Projektmanagement GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ergonomische und moderne Arbeitsplätze bietet, sondern auch flexible Arbeitszeiten und ein umfangreiches Gesundheitsmanagement. In einem familiären Umfeld fördern wir Teamarbeit und bieten zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten, während wir gleichzeitig eine ganzheitliche Klimaschutzpolitik verfolgen. Unsere Standorte in Hannover und Berlin ermöglichen es Ihnen, an spannenden nationalen und internationalen Projekten zu arbeiten und dabei von einer ausgeprägten Team-Atmosphäre zu profitieren.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Sekretaria
Wenn du auf der Website von Sekretaria stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Projektassistent*in (m/w/d) 21.08.2026 Humboldt-Universität zu Berlin Berlin mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Sekretaria erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Sekretaria vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
