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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Büroabläufe, koordiniere Termine und unterstütze bei Projekten in der Paläoanthropologie.
- Arbeitgeber: Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung ist eine führende Institution in der Naturforschung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und die Möglichkeit, internationale Gäste zu betreuen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Forschung in einem faszinierenden Bereich bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation, gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Gelegentliche Einsätze außerhalb der regulären Arbeitszeiten für Veranstaltungen sind möglich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Administrative Assistenz (m/w/d) in der Paläoanthropologie
Arbeitgeber: Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung
Tätigkeitsprofil:
- Allgemeine Büroorganisation, Terminkoordination und Kalendermanagement der Abteilungsleitung
- Aktenführung, Ablagesystematik, inklusive Wiedervorlagen, Dienstreisen und Reisekostenabrechnung
- Mithilfe bei Erstellung von Vertragsentwürfen, -laufzettel (z.B. Leihverträge, Kooperationsverträge)
- Unterstützung der Abteilung in allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben, u.a. Buchhaltung inklusive Überwachung und Abstimmung der Buchungen im Kernhaushalt sowie der Drittmittelkonten in SAP
- Abteilungsbestellwesen, Recherchearbeiten und Angebotseinholung
- Bearbeitung des Postein- und Postausganges
- Interne und externe Kommunikation, u.a. mit SGN zentralen Verwaltungseinheiten, Instituten und Abteilungen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Besprechungen sowie die adäquate Erstellung von Arbeits- und Sitzungsunterlagen sowie Präsentationen
- Mitarbeit bei der infrastrukturellen Konzeption, Raum- und Arbeitsplatzplanung
- Organisation und administrative Abwicklung von (internationalen) Forschungs- und Kooperationsprojekten
- Vortrags- und Veranstaltungsorganisation für (internationale) Fachtagungen, Besuchsprogramme und Workshops
- Englische Kommunikation mit internen und externen internationalen Institutionen und Personen
- Unterstützung bei strategischen Prozessen und Konzeptentwicklungen
- Koordination/Terminierung der Abteilungssitzungen und anderen internen Arbeitsgruppen-Besprechungen
- Dokumentations- und Berichtswesen; Berichterstattung an den Zuwendungsgeber (BadZ): jährliche Zusammenstellung und Eingabe der übergeordneten Abteilungsdaten in die Datenbank
- Betreuung von Gästen, Gastwissenschaftlern, Ansprechpartner*in für Praktikanten*innen, Studierende, Doktoranden*innen und Postdocs (Beratung und Coaching in administrativen Angelegenheiten)
Anforderungsprofil:
- Berufsausbildung als Fachwirt*in für Büro- und Projektorganisation, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Ausbildung in Büro- oder Projektmanagement in wissenschaftlichen Einrichtungen oder Universitäten
- Erfahrungen in der selbständigen Koordination von Projektprozessen in der Wissenschaft und Kommunikation
- Gute Kenntnisse im Büromanagement mit Bezug in wissenschaftlichen Forschungsbetrieben oder universitären Einrichtungen
- Bewusstsein im vertraulichen Umgang mit sensiblen naturkundlichen und kulturellen Sammlungsobjekten
- Gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office, idealerweise auch SAP-Kenntnisse und die Bereitschaft sich in neue Software-Anwendungen im Bereich Administration und Datenbanken einzuarbeiten
- Organisationstalent sowie Erfahrung, Affinität und Freude an administrativen Aufgaben
- Ausgeprägte Sozialkompetenz, hohe Serviceorientierung, Vertrauenswürdigkeit, Organisationsgeschick, ein freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
- Erfahrung im gepflegten Umgang mit internationalen Gästen, Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Sehr gute Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ein Führerschein der Klasse B ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich
- Flexibilität und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabenfelder sowie dem gelegentlichen Einsatz außerhalb der üblichen Arbeitszeiten im Rahmen von Konferenzen, Workshops, Besuchen von Gästen aus dem In- und Ausland oder anderen Veranstaltungen (nach vorheriger Absprache, Zeitumfang von ca. 30 Stunden pro Jahr)
- Grundlegende Kenntnisse im Personalrecht sind ein Vorteil
Senckenberganlage 2560325 Frankfurt, Hessen
Ad足mi足nis足tra足ti足ve As足sis足tenz (m/w/d) in der Pa足l辰o足an足thro足po足lo足gie Arbeitgeber: Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung
Kontaktperson:
Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Ad足mi足nis足tra足ti足ve As足sis足tenz (m/w/d) in der Pa足l辰o足an足thro足po足lo足gie
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Wissenschaft oder im administrativen Bereich tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung und ihre Projekte. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du ein echtes Interesse an ihrer Arbeit hast und verstehst, wie deine Rolle zur Erreichung ihrer Ziele beitragen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Erfahrung im Büromanagement und der Projektkoordination vor. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge in diesen Bereichen verdeutlichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da die Stelle sehr gute Englischkenntnisse erfordert, solltest du bereit sein, in einem Gespräch oder Interview auch auf Englisch zu kommunizieren. Übe vorher, um sicherer aufzutreten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Ad足mi足nis足tra足ti足ve As足sis足tenz (m/w/d) in der Pa足l辰o足an足thro足po足lo足gie
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Anschreiben mit einer klaren und überzeugenden Erklärung, warum du dich für die Position der administrativen Assistenz in der Paläoanthropologie interessierst. Verknüpfe deine Leidenschaft für Wissenschaft mit den spezifischen Aufgaben der Stelle.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen im Büromanagement und in der Projektkoordination, insbesondere in wissenschaftlichen Einrichtungen. Nenne konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen belegen.
Zeige deine Sprachkenntnisse: Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du diese in deinem Lebenslauf deutlich hervorheben. Erwähne auch, wie du diese Sprachen in einem professionellen Kontext angewendet hast.
Achte auf die Formatierung: Sorge dafür, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben gut strukturiert und übersichtlich sind. Verwende klare Überschriften, Absätze und eine einheitliche Schriftart, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in MS-Office und SAP betonen
Da gute Kenntnisse in MS-Office und idealerweise auch in SAP gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen du diese Tools effektiv eingesetzt hast.
✨Soziale Kompetenzen und Teamfähigkeit zeigen
Die Stelle erfordert ausgeprägte Sozialkompetenz und Teamfähigkeit. Sei bereit, Beispiele zu nennen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder wie du mit internationalen Gästen und Wissenschaftlern kommuniziert hast.
✨Flexibilität und Lernbereitschaft betonen
Da Flexibilität und die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabenfelder wichtig sind, solltest du deine Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft unter Beweis stellen. Erzähle von Situationen, in denen du dich schnell in neue Themen eingearbeitet hast.
