Segretario E Coordinatore Della Rivista Sentinelles

Segretario/a e redattore/trice del Journal Sentinelles 80%

La missione di Sentinelles è accompagnare e rafforzare il potere di agire di bambini e donne in via prioritaria, conducendo le proprie azioni nel rispetto dei valori di solidarietà, impegno, umanità, scambio e dignità. Presente in 5 paesi dell'Africa, in Colombia e in Svizzera, difende un approccio olistico che tiene conto della situazione particolare delle persone sul piano medico, psicosociale ed economico.

Dettagli del posto:

• Tasso: 80%
• Luogo: Renens (VD)
• Entrata in funzione: settembre o da convenire

Scopo e responsabilità principali:

La persona titolare è responsabile della gestione delle attività delle risorse umane, della gestione dei volontari e degli stagisti, nonché della produzione del Journal Sentinelles.

Descrizione delle mansioni:

• A. Segretariato: Gestione telefonica e digitale, accoglienza dei visitatori e trasferimento delle chiamate. Redazione dei verbali e stesura di note e tenuta aggiornata dell'agenda. Gestione delle successioni e messa a punto di metodi e strumenti per il segretariato. Gestione della corrispondenza generale di Sentinelles e del suo archiviazione (digitale e cartacea). Gestione e invio annuale degli auguri e dei ringraziamenti. Persona di riferimento della banca dati.
• B. Risorse umane: Reclutamento, supervisione e gestione degli stagisti e dei volontari. Gestione dei reclutamenti, e tenuta aggiornata dei dossier del personale e dei documenti relativi ai guadagni intermedi, alla disoccupazione e alle imposte all'estero. Gestione delle presenze e assenze del personale.
• C. Logistica: Gestione dell'ufficio e dei servizi legati al veicolo aziendale. Inventario del materiale, compreso l'acquisto e controllo dell'azienda di pulizia. Persona di riferimento dei locali nei confronti dell'agenzia immobiliare. Gestione della posta speciale, degli invii in massa e delle spedizioni. Ricezione e distribuzione delle donazioni in natura (vestiti, ecc.).
• D. Archivio: Responsabilità dell'archiviazione elettronica e fisica dei documenti. Gestione della biblioteca Sentinelles, inventario e conformità dei documenti alle procedure di qualità.
• E. Journal – Produzione: Coordinamento dell'équipe e della produzione del giornale, e ordine alla tipografia. Stabilimento dei piani annuali: produzione, stampa e distribuzione, entro i termini stabiliti. Rilettura delle bozze in collaborazione con il segretario di redazione. Estrazione delle liste di indirizzi per la tipografia e stampa del giornale in inglese. Gestione dei distributori volontari nonché il seguito dei settori di distribuzione. Invio del giornale digitale agli abbonati. Archiviazione completa di tutti i documenti che compongono il Journal Sentinelles, nelle tre versioni (francese, tedesco e inglese).

Profilo richiesto:

• Titolo di Impiegato/a di commercio (ramo amministrazione o simile) o titolo equivalente.
• Esperienza confermata di 3-5 anni minimo, idealmente all'interno di una fondazione o PMI.
• La polivalenza è essenziale.
• Esperienza nell'editoria o nella comunicazione è un vantaggio.
• Padronanza perfetta del francese orale e scritto, facilità redazionale. Tedesco, inglese C1/C2.
• Padronanza del pacchetto Office e degli strumenti di archiviazione cloud (tipo kDrive, OneDrive).
• Facilità con i software di impaginazione e di gestione di banca dati.

Competenze personali:

• Capacità di dare priorità a compiti molto vari (dall'accoglienza telefonica alla produzione annuale del giornale).
• Rigore e discrezione.
• Facilità di contatto e pedagogia.
• Flessibilità: Il posto implica la produzione di un giornale e la gestione di volontari, una certa flessibilità oraria può essere richiesta.

Se questo annuncio ha suscitato il vostro interesse, vi invitiamo a trasmetterci il vostro dossier di candidatura completo (CV, lettera di motivazione e referenze), entro il 31 luglio.