Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Büroabläufe und unterstütze das Team bei täglichen Aufgaben.
- Unternehmen: CSL Seqirus, ein führender Anbieter von Influenza-Impfstoffen.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, Gesundheitsleistungen und ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf Vielfalt.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und trage zur Teamarbeit bei.
- Qualifikationen: Abschluss in Betriebswirtschaft oder vergleichbare Erfahrung im Büromanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Für unser CSL Seqirus Deutschland Office in München suchen wir ab sofort eine/n Office Coordinator (m/w/x). Die Position unterstützt das Tagesgeschäft am Standort durch die Koordination administrativer und operativer Aufgaben. Als Koordinator (m/w/x) unterstützen Sie das Führungsteam sowie die Mitarbeitenden bei der Organisation von Prozessen, Besprechungen, Kommunikation, Reisen und Veranstaltungen und stellen also einen reibungslosen Ablauf sicher. Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner, koordinieren relevante Informationen und unterstützen eine effiziente Zusammenarbeit im Team.
Zu Ihren Aufgaben gehören zudem die Büroorganisation, die Koordination von Lieferanten sowie die Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse und Unternehmensrichtlinien. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise, proaktive Organisation und zuverlässige Unterstützung tragen Sie dazu bei, dass die Teams effizient arbeiten können.
Kompetenzen und Verantwortlichkeiten:- Office Operations & Vendor Management
- Day-to-Day Operation des täglichen Bürobetriebs
- Pflege der Beziehungen zu externen Lieferanten, Dienstleistern, Vermietern und Facility-Partnern
- Koordination von Bürodienstleistungen, Beschaffungsmaßnahmen, Instandhaltungsaufgaben und Initiativen zur Arbeitsplatzgestaltung
- Überwachung und Steuerung der Budgets/Ausgaben, PR/ POs, Tracking (Compliance-konform)
- Leadership & Business Support Coordination
- Organisation komplexer Terminkalender, Geschäftsbesprechungen sowie Reisevorbereitungen
- Kommunikation mit Leadern & Teams im Hinblick auf Prioritäten und Fristen
- Follow Up zu Besprechungen, Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern
- Proaktive Unterstützung zur Umsetzung von Geschäftszielen
- Business Process, Events & Employee Experience Coordination
- Planung und Begleitung von internen Besprechungen, Mitarbeiterversammlungen, Workshops, Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sowie Firmenveranstaltungen
- Unterstützung und kontinuierliche Verbesserung von Verwaltungsprozessen oder organisatorischen Abläufen
- Zentraler Ansprechpartner (m/w/d) für Mitarbeiter in Büroangelegenheiten mit viel Empathie und Förderung effektiver, funktionsübergreifender Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Kommunikationswissenschaften oder einem verwandten Fachgebiet oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung.
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich Büromanagement, Führungsunterstützung, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion in einem Unternehmensumfeld.
- Ausgeprägte organisatorische und projektkoordinierende Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Termine gleichzeitig zu bewältigen.
- Hervorragende Fähigkeiten im Stakeholder-Management und im zwischenmenschlichen Umgang, verbunden mit der Fähigkeit, effektiv mit Mitarbeitern, Führungskräften und externen Partnern auf allen Ebenen zu interagieren.
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
- Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche und sensible Informationen mit einem hohen Maß an Diskretion und Professionalität zu behandeln.
- Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit ausgeprägten Fähigkeiten zur Problemlösung und Entscheidungsfindung.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in SAP, Concur und Workday.
- Erfahrung in der Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Reisevorbereitungen und Lieferantenbeziehungen.
- Ausgeprägte Detailgenauigkeit, Sorgfalt und Durchsetzungsstärke bei gleichzeitiger Beibehaltung einer kundenorientierten Herangehensweise.
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich in einem schnelllebigen und sich wandelnden Umfeld effektiv anzupassen.
- Kenntnisse über Unternehmensrichtlinien, Compliance-Anforderungen und bewährte Verfahren in der Verwaltung sind von Vorteil.
Office Coordinator (m/w/x) Arbeitgeber: Seqirus
CSL Seqirus in München bietet eine dynamische Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Als Arbeitgeber legen wir großen Wert auf Vielfalt und Inklusion, was sich in unserer offenen Unternehmenskultur widerspiegelt. Unsere Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem attraktiven Benefits-Paket, das ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Coordinator (m/w/x) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Seqirus, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Seqirus im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Seqirus echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Seqirus zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Coordinator (m/w/x) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Seqirus reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Seqirus vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Seqirus tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
