Documentalist - OPS Documentation Service

Der Bewerbungsschluss ist der 26. Juni 2026.

Serco hat bedeutende Beiträge im Europäischen Raumoperationszentrum (ESOC) der ESA in Darmstadt geleistet und unterstützt eine Vielzahl von Raumfahrtmissionen und -projekten. Serco bietet wesentliche Ingenieur-, Technik- und Managementdienstleistungen an und spielt eine Schlüsselrolle in der Logistik und operativen Unterstützung für Missionen. Unsere Expertise in der Raumfahrzeugoperation, Bodensystemen und Datenverarbeitung hat uns Anerkennung eingebracht, einschließlich "Best in Domain"-Auszeichnungen von der ESA. Unsere langjährige Partnerschaft mit der ESA spiegelt unser Engagement für Exzellenz und Innovation im Raumfahrtsektor wider und sichert erfolgreiche Missionsergebnisse sowie den Fortschritt der Raumforschung.

Im Auftrag unseres Kunden, ESOC, suchen wir einen Dokumentalisten, der einem Team am ESOC-Standort in Deutschland beitritt. Diese Position wird als befristeter Vertrag für eine anfängliche Dauer von einem Jahr angeboten, mit der Möglichkeit einer Verlängerung um ein weiteres Jahr. Das voraussichtliche Startdatum für diese Rolle ist der 1. September.

Hauptverantwortlichkeiten

• Erstellen, Verwalten und Pflegen von Teamseiten, Dokumentbibliotheken, Seiteninhalten und Bildbibliotheken in SharePoint.
• Verwalten und Aktualisieren von Ordnerstrukturen und Dokumentmetadaten in Eclipse und SharePoint.
• Verwalten von Benutzerzugriffsrechten und -privilegien in Eclipse, SharePoint und spezifischen ESA-Tools.
• Definieren, Erstellen und Pflegen aller Verfahren, die erforderlich sind, um den Service in einem für die ESA zugänglichen Repository bereitzustellen.
• Bereitstellen von Referenznummern in Eclipse/SharePoint auf Anfrage.
• Sicherstellen, dass Dokumentformate (z. B. Vorlagen) den Verfahren der ESA entsprechen.
• Verwalten von Dokumentgenehmigungsworkflows.
• Hochladen von Dokumenten in das DMS (d. h. sowohl ECLIPSE als auch SharePoint) gemäß den geltenden Spezifikationen.
• Registrieren von Metadaten zu hochgeladenen Dokumenten in Eclipse/SharePoint gemäß den geltenden Verfahren oder speziellen Spezifikationen.
• Zusammenarbeiten mit dem Technisch Verantwortlichen und relevanten unterstützenden Mitarbeitern, um die erforderlichen Informationen zu erhalten, wie und wo Dokumente gespeichert werden sollen, wenn dies in den geltenden Verfahren der ESA nicht ausreichend definiert ist.

Erweiterung der Hauptverantwortlichkeiten

• Verteilen von Dokumenten an die relevanten Verteilerlisten.
• Sicherstellen einer ordnungsgemäßen Dokumentenänderungskontrolle.
• Sicherstellen der Verschlüsselung und Speicherung klassifizierter Dokumentation gemäß den geltenden Spezifikationen.
• Archivieren von Dokumenten im Archivrepository gemäß den geltenden Spezifikationen.
• Regelmäßige Überprüfung veralteter Platzhalter und Erinnerung an die verantwortlichen Parteien, Dokumente zur Archivierung einzureichen.
• Unterstützen von Projektteammitgliedern bei DMS-bezogenen Angelegenheiten.
• Bereitstellen von Berichten über die Anzahl der archivierten Dokumente.
• Regelmäßige Überprüfung des Status von Dokumenten in den Archivrepositories unter der Verantwortung des Technisch Verantwortlichen.
• Verwalten formeller Dokumentenaustausche zwischen der ESA und der Industrie, einschließlich der Verwaltung von Zugriffsrechten für interne und externe Stellen der ESA.
• Alle Dokumente für die gesamte Dauer des Dienstes aufbewahren, es sei denn, es ist etwas anderes angegeben.
• Unterstützen interner und externer Audits.
• Verwalten von Anfragen für interne Schulungen.
• Teilnehmen an wöchentlichen Besprechungen, um relevante Themen und den Projektfortschritt mit dem Team zu besprechen.

Erfolgreicher Kandidat

Glauben Sie, dass Sie die richtige Person für diese Rolle sind? Hier sind die Qualifikationen und Erfahrungen, die wir suchen:

• Erfahrung im Dokumentenmanagement.
• Erfahrung in der Arbeit mit Dokumentenmanagementsystemen.
• Erfahrung mit SharePoint.
• Starke Kenntnisse der Microsoft Office Suite.
• Erfahrung mit Adobe Acrobat Pro.
• Fähigkeit, strukturiert zu denken und zu arbeiten, kombiniert mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten.
• Starke Aufmerksamkeit für Details, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Initiative bei der Ausführung der zugewiesenen Aufgaben.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit einem starken kundenorientierten Ansatz und der Fähigkeit, effektiv im Team zu arbeiten.
• Gute Kenntnisse der unternehmenseigenen Softwaretools der Agentur, insbesondere des Eclipse DMS und SharePoint, wären von Vorteil.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Universitätsabschluss in einem relevanten Bereich.

Paketbeschreibung

• Hybrides Arbeitsmodell für Flexibilität.
• 30% Rabatt auf das Deutschlandticket für einfaches Reisen.
• Subventionierter Wellpass – Zugang zu über 12.500 Fitness- und Wellnessangeboten in ganz Deutschland.
• JobRad-Pensions- und Gesundheitspläne.
• 30 Tage Urlaub für Balance und Erkundung.
• Unternehmensvorteile – exklusive Mitarbeiterrabatte bei Partnerunternehmen.
• Umfangreiche jährliche Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Unternehmensveranstaltungen und Mitarbeiterinitiativen, die sich auf Nachhaltigkeit, Inklusion und Vielfalt konzentrieren.