Payroll Manager in Niedergebra

Wir sind SGS – das weltweit führende Unternehmen für Prüfungen, Inspektionen und Zertifizierungen. Wir sind als globaler Maßstab für Nachhaltigkeit, Qualität und Integrität anerkannt. Unsere 99.500 Mitarbeiter betreiben ein Netzwerk von 2.500 Büros und Laboren, die zusammenarbeiten, um eine bessere, sicherere und stärker vernetzte Welt zu ermöglichen. Unser Markenversprechen – wenn Sie sicher sein müssen – unterstreicht unser Engagement für Vertrauen, Integrität und Zuverlässigkeit, damit Unternehmen mit Zuversicht gedeihen können.

Jobbeschreibung:

Leiten Sie die genaue, konforme und zeitgerechte Bereitstellung von Lohnabrechnungsdiensten für alle Schweizer Einheiten von SGS. Die Rolle umfasst die vollständigen Schweizer Lohnabrechnungsoperationen, gesetzliche Compliance, Lohnabrechnungsgovernance und -kontrollen, Beziehungen zu Dienstleistern, Lohnabrechnungssysteme, kontinuierliche Verbesserung sowie Lohnabrechnungsanalysen und Managementberichte.

Die Rolle umfasst eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Folgendes:

• Monatliche Lohnabrechnungsoperationen: Verarbeiten Sie die monatliche Lohnabrechnung für Einheiten in verschiedenen Kantonen und für verschiedene Kategorien von Mitarbeitern, einschließlich stundenweise bezahlter Mitarbeiter, Freiberufler und Vorstandsmitglieder. Geben Sie Lohnvariablen ein, führen Sie Lohnabrechnungsdurchläufe durch, validieren Sie die Ergebnisse und archivieren Sie die Lohnabrechnungsdaten, um eine vollständige Prüfspur zu erhalten. Bereiten Sie Banküberweisungsaufträge und DTA-Zahlungen vor und bestätigen Sie den Erhalt und die erfolgreiche Ausführung. Stellen Sie die rechtzeitige Verteilung elektronischer Lohnabrechnungen und verwandter Lohnunterlagen sicher. Koordinieren Sie monatlich mit Pensionskassen, Versicherungsanbietern, AVS-Behörden und Steuerverwaltungen. Führen Sie regelmäßige Lohnprüfungen durch, einschließlich Familienzulagen und Prämien für die Krankenversicherung.
• Langfristiger Anreizplan: Nehmen Sie aktiv an der Lohnverarbeitung im Zusammenhang mit dem langfristigen Anreizplan teil. Führen Sie Aktienberechnungen durch, kommunizieren Sie mit Mitarbeitern bezüglich Sell-to-Cover-Vereinbarungen, aktualisieren Sie Lohnabrechnungsdaten und bereiten Sie Steuerunterlagen vor.
• Jährliche Gehaltsüberprüfung: Führen Sie Datenabgleiche und Validierungsprüfungen durch. Aktualisieren Sie Daten im Lohnabrechnungssystem und erstellen Sie Vergütungsunterlagen.
• Finanzkoordination und Rechnungsstellung: Koordinieren Sie monatliche Nach-Lohnabrechnungsaktivitäten mit der Finanzabteilung und stellen Sie erforderliche Daten bereit, einschließlich Personalbestand, Buchhaltungsdateien und Mitarbeiterkosten. Versöhnen Sie HR-bezogene Konten und stellen Sie HR-Kosten, einschließlich Gehaltsvorschüsse und direkte Rückerstattungen, bereit. Tragen Sie zum jährlichen Prognose- und Budgetprozess bei. Bearbeiten Sie Rechnungen im Zusammenhang mit Quellensteuern und Pensionskassenbeiträgen. Planen und erheben Sie Anforderungen an Bestellungen für den Zugriff auf Lohnabrechnungssoftware, Unterstützung und technische Entwicklung.
• Anbieter- und Dienstleistermanagement: Verwalten Sie die operative Beziehung zu Fidigit, Abacus und anderen lohnbezogenen Anbietern, um eine zuverlässige Servicebereitstellung und klare Verantwortlichkeit sicherzustellen. Koordinieren Sie Systemupgrades, Konfigurationsänderungen, Testaktivitäten und die Implementierung neuer Funktionen. Überwachen Sie die Serviceleistung, verfolgen Sie Vorfälle und stellen Sie die rechtzeitige Lösung von Problemen sicher, die die Lohnabrechnungsoperationen betreffen. Halten Sie eine klare Dokumentation von Serviceanfragen, Entscheidungen, Änderungen und Problemlösungen.
• Lohnabrechnungsgovernance und -kontrollen: Stellen Sie sicher, dass die Lohnabrechnungsprozesse den gesetzlichen Anforderungen der Schweiz, internen Richtlinien, delegierten Befugnissen und geltenden Kontrollstandards entsprechen. Halten Sie robuste Lohnabrechnungskontrollen und Validierungsverfahren aufrecht, um die Genauigkeit, Vollständigkeit und Integrität der Lohnabrechnungsdaten und -zahlungen zu unterstützen. Stellen Sie eine angemessene Trennung der Aufgaben, Genehmigungen, Dokumentationen, Prüfspuren und Aufbewahrung von Unterlagen im gesamten Lohnabrechnungszyklus sicher. Identifizieren und bewerten Sie Lohnabrechnungsrisiken, heben Sie wesentliche Probleme hervor und setzen Sie Korrektur- und Präventivmaßnahmen um. Koordinieren Sie interne und externe Lohnprüfungen, stellen Sie erforderliche Nachweise bereit und verfolgen Sie die Umsetzung von Maßnahmen zur Behebung.
• Jahresend-Lohnabrechnungsaktivitäten: Schließen Sie Jahresendformalitäten genau und innerhalb der gesetzlichen Fristen ab, einschließlich AVS- und Versicherungsdeklarationen, Koordination von Gehaltsbescheinigungen mit Steuerverwaltungen und Erstellung von aktienbezogenen Formularen. Führen Sie jährliche Prüfungen durch, einschließlich Transportentschädigungen und Pensionskassenbeiträge für Freiberufler. Aktualisieren Sie die Lohnabrechnungssoftware mit neuen Versicherungsraten und Änderungen der Pensionskassenpläne.
• Lohnabrechnungsanalysen und Managementberichte: Bereiten Sie Lohnabrechnungsberichte, Daten zu Personalkosten und Lohnkennzahlen vor und analysieren Sie diese, um das Management bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Stellen Sie regelmäßige Lohnabrechnungs-Dashboards und statistische Berichte für HR, Finanzen und relevante Geschäftsinteressierte bereit. Überwachen Sie Lohnabrechnungstrends, Abweichungen, Ausnahmen und wichtige Indikatoren, untersuchen Sie Anomalien und heben Sie wesentliche Probleme umgehend hervor. Unterstützen Sie Budgetierung, Prognosen und Planung der Personalkosten mit genauen Lohnabrechnungsdaten und Analysen. Bereiten Sie Ad-hoc-Lohnanalysen, Kosten-Simulationen und entscheidungsunterstützende Berichte für die HR-Leitung und die Finanzabteilung vor. Stellen Sie Daten für externe und interne Umfragen bereit, einschließlich WTW, Mercer, OFS und Solaris, und gewährleisten Sie Genauigkeit und angemessene Genehmigungen.

Qualifikationen:

• Abschluss in Finanzen, Personalwesen, Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft oder einer gleichwertigen beruflichen Qualifikation.
• Mindestens 10 Jahre Erfahrung in der Lohnabrechnung auf einer senioren Spezialisten- oder Manager-Ebene in einem multinationalen Umfeld.
• Expertenwissen über die Schweizer Lohnabrechnung, Sozialversicherung und lohnbezogene Steuergesetzgebung, mit starkem Bewusstsein für kantonale Anforderungen.
• Nachgewiesene Erfahrung in der End-to-End-Lohnverarbeitung, gesetzlichen Berichterstattung, Jahresendaktivitäten, Audits und Lohnabrechnungskontrollen.
• Praktische Erfahrung im Management von Lohnabrechnungsdienstleistern und Partnern von Lohnabrechnungssystemen.
• Starkes Wissen über Abacus ist unerlässlich; Erfahrung mit Fidigit ist von Vorteil.
• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse und starke Reporting- sowie Analysefähigkeiten.
• Deutsch auf Muttersprachenniveau und sehr gute schriftliche sowie mündliche Englischkenntnisse.

Zusätzliche Informationen:

Im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses bitten wir Sie, Ihren Lebenslauf auf Englisch einzureichen, um eine genaue Bewertung sicherzustellen.