Administrative Assistenz – Behördenkommunikation & Dokumentenmanagement in Rodgau

Über die PositionFür unser Büro in Rodgau suchen wir eine zuverlässige und sorgfältige administrative Assistenz. Der Schwerpunkt der Position liegt auf der Bearbeitung und Archivierung offizieller Schreiben sowie der Kommunikation mit deutschen Finanzämtern, Ihre AufgabenBearbeitung von BehördenpostBriefe und Dokumente von Finanzämtern, Umweltbehörden und anderen öffentlichen Stellen entgegennehmen und öffnenEingegangene Schreiben vollständig und gut lesbar scannenDokumente nach internen Vorgaben benennen, kategorisieren, registrieren und digital archivierenInhalte der Schreiben lesen und die Dokumentenart, erforderliche Maßnahmen sowie mögliche Fristen erkennenRelevante Schreiben rechtzeitig an die zuständigen internen Ansprechpartner weiterleitenSicherstellen, dass keine Dokumente fehlen, falsch zugeordnet oder unvollständig archiviert werdenKommunikation mit BehördenDeutsche Finanzämter, Umweltbehörden und andere offizielle Stellen telefonisch und schriftlich kontaktierenSachverhalte, Bearbeitungsstände und Anforderungen mit den zuständigen Ansprechpartnern klärenFehlende Informationen oder Dokumente nach interner Abstimmung anfordern beziehungsweise nachreichenErgebnisse der Kommunikation dokumentieren und an die zuständigen internen Teams weitergebenOffene Vorgänge und vereinbarte Fristen nachverfolgenDokumenten- und AktenverwaltungElektronische und physische Kundenakten anlegen und pflegenBearbeitungsstände, Dokumentenstatus und interne Übersichten aktualisierenDaten und Informationen sorgfältig in internen Systemen erfassenDas Team bei weiteren administrativen Aufgaben und bei der Dokumentenverwaltung unterstützenErforderliche QualifikationenDeutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau mit sehr guter mündlicher und schriftlicher AusdrucksfähigkeitSicherheit bei Telefongesprächen und im schriftlichen Austausch mit deutschen Behörden und offiziellen InstitutionenFähigkeit, formelle Schreiben selbstständig zu lesen, zu verstehen und richtig einzuordnenGültige Arbeitserlaubnis für DeutschlandBereitschaft, langfristig und regelmäßig vor Ort in Rodgau zu arbeitenSicherer Umgang mit Microsoft Word, Excel, Outlook und gängiger BürosoftwareSehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige ArbeitsweiseVerantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an GenauigkeitGute Organisations- und KommunikationsfähigkeitenDiskreter Umgang mit vertraulichen Kunden- und UnternehmensinformationenVon Vorteil, aber nicht erforderlichErfahrung in der Administration, Büroorganisation, Behördenkommunikation, im Kundenservice oder DokumentenmanagementErfahrung im Umgang mit Finanzämtern, Behörden oder anderen öffentlichen StellenKenntnisse in den Bereichen VAT, EPR oder Steuer-ComplianceEnglisch- oder Chinesischkenntnisse für die interne ZusammenarbeitDas bieten wirStrukturierte Einarbeitung in die internen Abläufe und fachlichen ThemenKlare Aufgabenbereiche und standardisierte ArbeitsprozesseZusammenarbeit mit einem internationalen TeamEine langfristig ausgerichtete TätigkeitMöglichkeit, Kenntnisse im Bereich europäische Steuer- und Umwelt-Compliance aufzubauen