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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen im Büro.
- Arbeitgeber: Wir sind eine innovative Digitalagentur, die digitale Benutzeroberflächen gestaltet.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, ein modernes Arbeitsumfeld und regelmäßige Teamaktivitäten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und bringe deine Ideen in einem dynamischen Umfeld ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und 3-5 Jahre Erfahrung im Office Management haben.
- Andere Informationen: Wir bieten individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und einen Gesundheitszuschuss.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen
Zur Verstärkung unseres Teams in Frankfurt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen erfahrenen Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (32 h).
Als Shift Office Manager (m/w/d) bist Du die zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen in unterschiedlichen Bereichen. Du bist die freundliche Stimme am Telefon und hast als Erstkontakt für Kunden, Dienstleister und Kolleginnen und Kollegen immer ein offenes Ohr. Du hast ein Auge auf unsere Büroräume und sorgst dafür, dass sich Kunden und Gäste bei uns wohlfühlen. Du bist ein Organisationstalent, handelst serviceorientiert und übernimmst Verantwortung für Deine Arbeit. “We before me” ist die Haltung, mit der Du es schaffst, im Team Projekterfolge zu realisieren.
Interessiert? Dann lies weiter.
- Zentrale Ansprechperson unserer Mitarbeitenden für alle organisatorischen und administrativen Belange
- Büroorganisation inkl. Einkauf, Bestellungen und das lokale Facility Management
- Planung und Organisation von internen Veranstaltungen
- Erstkontakt am Telefon
- Betreuung unserer Kunden und Gäste vor Ort
- Organisatorische Mitwirkung beim Onboarding neuer Kolleg:innen
- Assistenzaufgaben zur Unterstützung der Abteilung Rechnungswesen und HR
- Optional: Assistenzaufgaben zur Unterstützung der Geschäftsleitung
- Reiseplanung und – organisation
Wir suchen
Zur Verstärkung unseres Teams in Frankfurt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen erfahrenen Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (32 h).
Als Shift Office Manager (m/w/d) bist Du die zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen in unterschiedlichen Bereichen. Du bist die freundliche Stimme am Telefon und hast als Erstkontakt für Kunden, Dienstleister und Kolleginnen und Kollegen immer ein offenes Ohr. Du hast ein Auge auf unsere Büroräume und sorgst dafür, dass sich Kunden und Gäste bei uns wohlfühlen. Du bist ein Organisationstalent, handelst serviceorientiert und übernimmst Verantwortung für Deine Arbeit. “We before me” ist die Haltung, mit der Du es schaffst, im Team Projekterfolge zu realisieren. Interessiert? Dann lies weiter.
Das sind Deine Aufgaben
- Zentrale Ansprechperson unserer Mitarbeitenden für alle organisatorischen und administrativen Belange
- Büroorganisation inkl. Einkauf, Bestellungen und das lokale Facility Management
- Planung und Organisation von internen Veranstaltungen
- Erstkontakt am Telefon
- Betreuung unserer Kunden und Gäste vor Ort
- Organisatorische Mitwirkung beim Onboarding neuer Kolleg:innen
- Assistenzaufgaben zur Unterstützung der Abteilung Rechnungswesen und HR
- Optional: Assistenzaufgaben zur Unterstützung der Geschäftsleitung
- Reiseplanung und – organisation
Das solltest Du mitbringen
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Office Management, Event Management oder Assistenz der Geschäftsführung, idealerweise in einer Digitalagentur oder einer vergleichbaren Umgebung
- Gute Kenntnisse in MS Office
- Organisationstalent und ein Gespür für Zahlen
- Serviceorientiertes, selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Selbstbewusstes und freundliches Auftreten kombiniert mit ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Das bieten wir Dir
- Abwechslungsreiche Aufgaben, Raum für Eigenverantwortung und eigene Ideen
- Schnelle Entscheidungswege und flache Hierarchien
- Arbeiten in einem kompetenten Team
- Aufgeschlossene, innovative Kolleg:innen und eine entspannte Arbeitsatmosphäre
- Moderne, agile Arbeitsweisen mit cloudbasierten Tools
- Individuelle persönliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Ein attraktives Agenturumfeld direkt am Main und hybrides Arbeiten
- Regelmäßige gemeinsame Teamaktivitäten wie Wandern, Theater- und Museumsbesuche, Mittagessen
- Einen festen jährlichen Gesundheitszuschuss für Maßnahmen wie Yoga, Rücken-Fitness oder Fitness Studio
- Betriebliche Altersvorsorge
- Teilnahme an unserem Nachhaltigkeits-Programm #greenagency
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Deine aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Deines Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung.
Über Shift
Wir sind eine Digitalagentur mit den Schwerpunkten Design und Technologie. Wir lieben es, Probleme zu lösen – gerne auch komplexe – und damit die Zukunft zu gestalten.
In enger Partnerschaft mit unseren Kunden schaffen wir seit über 25 Jahren digitale Benutzeroberflächen, die auf einer durchdachten Strategie, fundierten Daten, einem zielführenden UX Design und einer sicheren und zuverlässigen technologischen Implementierung basieren.
Denn wir glauben: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Unternehmen und Marken sind digitale Nutzererlebnisse und Plattformen, die einen messbaren Beitrag zum Geschäftserfolg leisten und ihre Ziele erreichen.
Mehr zu unseren Projekten: Mehr zu unserer Arbeitsweise: Unser #greenagency Programm:
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#J-18808-Ljbffr
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Shift Agency
Kontaktperson:
Shift Agency HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden von Shift zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle des Office Managers gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir spezifische Beispiele über deine Erfahrungen im Office Management überlegst. Überlege dir, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen serviceorientierten Ansatz in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die aktuellen Trends im Bereich Büroorganisation und Eventmanagement. Zeige im Gespräch, dass du nicht nur die Grundlagen beherrschst, sondern auch innovative Ideen zur Verbesserung der Büroabläufe einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu stellen! Im Vorstellungsgespräch kannst du nach den Herausforderungen fragen, die das Team aktuell hat, oder nach den Zielen, die sie für die nächsten Monate haben. Das zeigt dein Interesse und deine proaktive Haltung.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Erklärung, warum du dich für die Position des Office Managers interessierst. Betone, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen der Stelle passen.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Fokussiere dich in deinem Lebenslauf auf deine bisherigen Erfahrungen im Office Management oder in ähnlichen Positionen. Nenne konkrete Beispiele, wie du organisatorische Aufgaben erfolgreich gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Rolle viel Kundenkontakt erfordert, solltest du in deinem Anschreiben und Lebenslauf deine kommunikativen Fähigkeiten betonen. Erwähne spezifische Situationen, in denen du deine Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast.
Verwende eine professionelle Formatierung: Achte darauf, dass deine Bewerbungsunterlagen professionell formatiert sind. Verwende klare Überschriften, Absätze und eine gut lesbare Schriftart. Dies zeigt deine organisatorischen Fähigkeiten bereits in der Bewerbung.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Shift Agency vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner bisherigen Berufserfahrung im Office Management und zu deinen organisatorischen Fähigkeiten zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Kompetenzen unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Serviceorientierung
Da du als erste Ansprechperson für Kunden und Kollegen fungierst, ist es wichtig, dass du deine serviceorientierte Einstellung zeigst. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen im Kundenservice gemeistert hast.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Gute kommunikative Fähigkeiten sind entscheidend für diese Position. Übe, klar und freundlich zu kommunizieren, sowohl am Telefon als auch im persönlichen Gespräch. Zeige, dass du ein offenes Ohr für die Anliegen anderer hast.
✨Demonstriere dein Organisationstalent
Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich Veranstaltungen geplant oder Büroorganisationen optimiert hast. Dies wird deine Fähigkeit unterstreichen, Verantwortung zu übernehmen und Projekte effizient zu managen.
