Stuttgart Instruments ist ein Deep-Tech-Unternehmen aus Baden-Württemberg, gegründet 2017 als Spin-off der Universität Stuttgart, mit rund 15 Mitarbeitenden. Wir entwickeln ultraschnelle, durchstimmbare Infrarotlasersysteme für Anwendungen in Wissenschaft und Industrie – von Spektroskopie über Nano- und Materialforschung bis hin zu bildgebenden Verfahren. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine strukturierte Persönlichkeit, die Auftragsabwicklung, Logistik, Reise- und Office-Organisation sowie den Aufbau schlanker Prozesse unterstützt. **Aufgaben** - Unterstützung der Auftragsabwicklung vom Auftragseingang bis zur Auslieferung - Pflege und Nachverfolgung von Auftrags-, Liefer- und Kundendokumenten - Organisation von Versand, Verpackung, Spedition, Zoll- und Exportunterlagen - Reiseplanung und organisatorischer Support für Messen, Installationen und Serviceeinsätze - Vorbereitung und Nachbereitung von Messen, Kundenbesuchen und internen Terminen - Abstimmung mit Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service zu offenen Punkten - Unterstützung bei Einkauf, Rechnungsprüfung, Ablage und allgemeiner Büroorganisation - Pflege von Checklisten, Vorlagen und internen Prozessstandards - Mitwirkung beim Aufbau von Prozess- und Dokumentationsstrukturen in Richtung QMS/ISO 9001 **Profil** - Kaufmännische oder technische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation - Erfahrung in Assistenz, Office Management, Auftragsabwicklung, Logistik oder Operations - Sehr strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise - Freude an Organisation, Nachverfolgung und administrativem Support - Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen; ERP-/CRM-Erfahrung von Vorteil - Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift - Sorgfalt bei Dokumenten, Terminen, Export- und Kundendaten - Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität und Interesse an High-Tech-Produkten **Unser Angebot** - Zentrale Rolle beim Aufbau professioneller Operations- und Supportstrukturen - Breites Aufgabenfeld zwischen Office, Auftragsabwicklung, Logistik und Prozessen - Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service - Direkter Einfluss auf Lieferfähigkeit, Kundenzufriedenheit und interne Abläufe - Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege - Moderne Arbeitsumgebung und spannende High-Tech-Anwendungen - Faire Vergütung und langfristige Perspektive Arbeitsort ist Stuttgart Vaihingen in sehr gut erreichbarer Lage. **Bewerbung** Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Gehaltsvorstellung per E-Mail an hr@s-instruments.de
