Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Auftragsabwicklung und organisiere spannende Projekte in einem High-Tech-Umfeld.
- Unternehmen: Stuttgart Instruments, ein innovatives Deep-Tech-Unternehmen mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Faire Vergütung, moderne Arbeitsumgebung und langfristige Perspektiven.
- Weitere Informationen: Zentrale Rolle in einem dynamischen Team mit exzellenten Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse mit und habe direkten Einfluss auf Kundenzufriedenheit und interne Abläufe.
- Qualifikationen: Kaufmännische oder technische Ausbildung und Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Stuttgart Instruments ist ein Deep-Tech-Unternehmen aus Baden-Württemberg, gegründet 2017 als Spin-off der Universität Stuttgart, mit rund 15 Mitarbeitenden. Wir entwickeln ultraschnelle, durchstimmbare Infrarotlasersysteme für Anwendungen in Wissenschaft und Industrie – von Spektroskopie über Nano- und Materialforschung bis hin zu bildgebenden Verfahren. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine strukturierte Persönlichkeit, die Auftragsabwicklung, Logistik, Reise- und Office-Organisation sowie den Aufbau schlanker Prozesse unterstützt.
Aufgaben
- Unterstützung der Auftragsabwicklung vom Auftragseingang bis zur Auslieferung
- Pflege und Nachverfolgung von Auftrags-, Liefer- und Kundendokumenten
- Organisation von Versand, Verpackung, Spedition, Zoll- und Exportunterlagen
- Reiseplanung und organisatorischer Support für Messen, Installationen und Serviceeinsätze
- Vorbereitung und Nachbereitung von Messen, Kundenbesuchen und internen Terminen
- Abstimmung mit Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service zu offenen Punkten
- Unterstützung bei Einkauf, Rechnungsprüfung, Ablage und allgemeiner Büroorganisation
- Pflege von Checklisten, Vorlagen und internen Prozessstandards
- Mitwirkung beim Aufbau von Prozess- und Dokumentationsstrukturen in Richtung QMS/ISO 9001
Profil
- Kaufmännische oder technische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Assistenz, Office Management, Auftragsabwicklung, Logistik oder Operations
- Sehr strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
- Freude an Organisation, Nachverfolgung und administrativem Support
- Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen; ERP-/CRM-Erfahrung von Vorteil
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sorgfalt bei Dokumenten, Terminen, Export- und Kundendaten
- Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität und Interesse an High-Tech-Produkten
Unser Angebot
- Zentrale Rolle beim Aufbau professioneller Operations- und Supportstrukturen
- Breites Aufgabenfeld zwischen Office, Auftragsabwicklung, Logistik und Prozessen
- Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service
- Direkter Einfluss auf Lieferfähigkeit, Kundenzufriedenheit und interne Abläufe
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Faire Vergütung und langfristige Perspektive
Arbeitsort ist Stuttgart Vaihingen in sehr gut erreichbarer Lage.
Bewerbung
Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Gehaltsvorstellung per E-Mail an hr@s-instruments.de
Operations & Office Support Manager (m/w/d) Arbeitgeber: SI Stuttgart Instruments
Stuttgart Instruments bietet eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter aktiv an der Entwicklung von High-Tech-Lösungen mitwirken können. Mit flachen Hierarchien und einer engen Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen fördern wir eine Kultur des Wissensaustauschs und der persönlichen Weiterentwicklung. Unsere zentrale Lage in Stuttgart Vaihingen ermöglicht eine hervorragende Erreichbarkeit und bietet zudem langfristige Perspektiven sowie faire Vergütung für alle Teammitglieder.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Operations & Office Support Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1: Nutze lokale Jobmessen
Schau dir lokale Jobmessen an, insbesondere im Bereich Logistik. Hier kannst du direkt mit Unternehmen und Recruitern ins Gespräch kommen, die oft auf der Suche nach neuen Talenten sind. Nimm dir die Zeit, um mit verschiedenen Firmen zu plaudern – das zeigt dein Interesse und gibt dir die Möglichkeit, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2: Engagiere dich in Logistik-Communities
Werde aktiv in Online-Communities und Foren, die sich mit Logistik beschäftigen. Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Logistik-Gruppen sind ideal, um Kontakte zu knüpfen und wertvolle Informationen zu sammeln. Vielleicht erfährst du sogar von ungeschriebenen Stellen oder internen Empfehlungen bei Unternehmen wie SI Stuttgart Instruments!
✨Tip Nummer 3: Zeige dein Interesse durch Praktika
Falls du noch am Anfang deiner Karriere bist oder wechselst, überlege Praktika bei bekannten Unternehmen in der Logistik-Branche. Viele von ihnen suchen nach frischen Talenten, und ein Praktikum kann oft der Einstieg in eine Vollzeitstelle bei SI Stuttgart Instruments sein. Außerdem sammelst du so praktische Erfahrungen und knüpfst erste Kontakte.
✨Tip Nummer 4: Direktbewerbungen sind der Schlüssel
Nutze die Möglichkeit, dich direkt über unsere Webseite bei SI Stuttgart Instruments zu bewerben. Oftmals sind die Bewerbungsprozesse für Vollzeitstellen weniger formell und erfordern nicht nur einen Lebenslauf, sondern auch ein authentisches Anschreiben. Zeig, warum du perfekt ins Team passt und bring deine Begeisterung für Logistik rüber!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Operations & Office Support Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine logistischen Fähigkeiten hervor:Im Bereich Logistik ist es wichtig, deine spezifischen Fähigkeiten wie Planung, Organisation und analytisches Denken klar hervorzuheben. Wenn du schon Erfahrung in der Optimierung von Lieferketten oder im Bestandsmanagement hast, teile das unbedingt mit uns in deinem Lebenslauf!
Zeig deine relevanten Qualifikationen:Falls du spezielle Zertifikate oder Schulungen im Bereich Logistik hast, z.B. im Umgang mit Lagerverwaltungssystemen oder besten Praktiken in der Transportlogistik, dann sollten diese nicht nur im Lebenslauf auftauchen, sondern auch in deinem Anschreiben erwähnt werden. Das zeigt uns, dass du dich in diesem Feld weitergebildet hast!
Präsentiere deine praktische Erfahrung:In einem Vollzeitjob in der Logistik ist praktische Erfahrung oft der Schlüssel. Wenn du bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet hast, sei konkret und nenne Beispiele für deine Erfolge. Hast du ein Projekt geleitet, das die Effizienz gesteigert hat? Lass uns das wissen!
Sei motiviert und lernbereit:In deinem Anschreiben solltest du deutlich machen, warum du dich für die Logistik interessierst und was du bei SI Stuttgart Instruments lernen möchtest. Wir suchen nach Passion und dem Willen, in der Branche zu wachsen – mache das in deiner Bewerbung eindeutig!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei SI Stuttgart Instruments vorbereitet
✨Mach dich mit den Logistik-Prozessen vertraut
Es ist wichtig, dass du die spezifischen Logistikprozesse und -tools verstehst, die in der Branche verwendet werden. Sei bereit, über Systeme wie SAP oder spezifische Lagerverwaltungstools zu sprechen und wie du diese in deinen vorherigen Erfahrungen eingesetzt hast.
✨Bereite dich auf praktische Tests vor
In vielen Logistik-Interviews kann es praktische Tests oder Fallstudien geben, bei denen du dein Problemlösungs- und Logistikwissen unter Beweis stellen sollst. Mache dich mit typischen Szenarien vertraut, die im täglichen Betrieb auftreten können, und überlege dir, wie du damit umgehen würdest.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
In der Logistik geht es oft ums Teamwork, also sei bereit, Beispiele zu geben, die zeigen, wie gut du im Team arbeiten kannst. Sprich über deine Erfahrungen aus früheren Jobs oder Projekten und wie du Konflikte gelöst oder die Effizienz gesteigert hast.
✨Verstehe die Rolle bei SI Stuttgart Instruments
Informiere dich über die spezifischen Herausforderungen und Chancen, die die Logistik bei SI Stuttgart Instruments bietet. Zeige in deinem Gespräch, dass du nicht nur die allgemeine Logistik ansprichst, sondern auch, wie du konkret zur Verbesserung der Prozesse und Abläufe bei SI Stuttgart Instruments beitragen kannst.
