Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte das Records Management und unterstütze das Team bei GEVER-Prozessen.
- Unternehmen: Dynamisches Amt für Bevölkerungsschutz, Sport und Militär in Bern.
- Vorteile: Attraktive Anstellungsbedingungen, Weiterbildungsmöglichkeiten und vergünstigte Sportangebote.
- Weitere Informationen: Vielseitige Tätigkeit in einem angenehmen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Informationsführung und arbeite in einem engagierten Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Informatik oder kaufmännisch, Erfahrung mit Geschäftsverwaltungssystemen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 5000 - 6000 € pro Monat.
Im Fachbereich Führungsunterstützung der Abteilung Stab unterstützen wir das Amt in zentralen Querschnittsaufgaben und schaffen die Grundlage dafür, dass Bevölkerungsschutz, Sport und Militär verlässlich geplant und gesteuert werden können. Unser Team ist klein, eingespielt und arbeitet direkt an den Themen, die die Amtsleitung und die Sicherheitsdirektion bewegen.
Als Records Managerin / Records Manager stellen Sie sicher, dass unsere Informations- und Aktenführung verlässlich funktioniert und damit als stabile Grundlage für Führung, Steuerung und Zusammenarbeit dient.
Ihre Aufgaben:
- Übernahme der Gesamtverantwortung für das Records Management im gesamten BSM
- Operative Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei GEVER-Belangen und Prozessen
- Zuteilen und Verwalten von Benutzerrechten sowie die Pflege des Ordnungssystems (OS) und der damit verbundenen Änderungsanträge
- Durchführen von Systemtests (Smoketests, Release-Tests) in Zusammenarbeit mit dem GEVER-Verantwortlichen
- Unterstützung des Amtscontrollers im Prozessmanagement, Aktualisieren und Erfassen von Prozessen, inhaltliche Unterstützung bei Schulungen für Mitarbeitende
- Verwalten von Kleinmaterial und Ausleihmaterial im Bereich der Informatik und Sicherstellen der Funktionsfähigkeit der Sitzungszimmer-Infrastruktur, Drucker und weiterer Multimedia-Einrichtungen
- Technische Betreuung von Informations- und Grossanlässen, einschliesslich Videoaufnahmen, Videostreaming
- Koordination mit externen Dienstleistenden und Übernahme der Standortverantwortung gegenüber Externen
- Aufbau, Weiterentwicklung und regelmässige Pflege eines strukturierten Wissensmanagements für sämtliche Aufgabengebiete
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung als Informatiker/in EFZ, Mediamatiker/in EFZ oder kaufmännische Ausbildung mit Fachausweis.
- Fundierte Erfahrung mit Geschäftsverwaltungssystemen (idealerweise CMI oder Acta Nova) und im technischen Unterhalt
- Kenntnisse im Prozessmanagement
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1), gute Französischkenntnisse (B2)
- Technische Affinität, gutes ICT-Verständnis und Qualitätsbewusstsein
- Selbstständige, verantwortungsbewusste und engagierte Arbeitsweise
- Teamfähige, aufgeschlossene und motivierte Persönlichkeit mit schneller Auffassungsgabe
- Ausgeprägte Planungs- und Organisationsfähigkeit sowie Dienstleistungs- und Kundenorientierung
Wir bieten Ihnen eine vielseitige und interessante Tätigkeit in einem angenehmen und dynamischen Umfeld, attraktive, zeitgemässe Anstellungsbedingungen, Weiterbildungsmöglichkeiten, vergünstigte Sportangebote (midi-actif) und einen attraktiven Arbeitsplatz in der Stadt Bern.
Sind Sie unser neues Teammitglied? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige online-Bewerbung.
Frau Eliane Bossart, Leiterin Führungsunterstützung, Tel. 031 636 04 55, eliane.bossart@be.ch, beantwortet gerne Ihre Fragen.
Über das Amt für Bevölkerungsschutz, Sport und Militär: Innerhalb der Sicherheitsdirektion erbringt das Amt für Bevölkerungsschutz, Sport und Militär (BSM) mit seinen rund 110 Mitarbeitenden verschiedene Dienstleistungen in den Bereichen Bevölkerungsschutz, Sport und Militär.
Records Managerin / Records Manager 50-60% Arbeitgeber: Sicherheitsdirektion Generalsekretariat
Das Amt für Bevölkerungsschutz, Sport und Militär bietet eine wertvolle Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Verantwortung großgeschrieben werden. Mit einem klaren Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer positiven Arbeitskultur fördert das Unternehmen nicht nur die berufliche Weiterbildung, sondern auch die persönliche Entfaltung seiner Angestellten. Die Lage im Kanton Bern ermöglicht zudem eine attraktive Work-Life-Balance und vielfältige Freizeitmöglichkeiten.
Kontaktdaten:
Sicherheitsdirektion Generalsekretariat Recruiting-Team
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✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Sicherheitsdirektion Generalsekretariat
Wenn du auf der Website von Sicherheitsdirektion Generalsekretariat stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Records Managerin / Records Manager 50-60% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Sicherheitsdirektion Generalsekretariat erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Sicherheitsdirektion Generalsekretariat vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
