Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere internationale Reisen und sorge für einen reibungslosen Ablauf bei Kundenbesuchen.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen im Bereich Markierung und Sicherheitslösungen.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem respektvollen und inklusiven Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Besucherfahrung und arbeite in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung als Verwaltungsassistent:in und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
Für unsere Handelsabteilung suchen wir eine hochorganisierte, proaktive und serviceorientierte Person.
Aufgaben:
- Komplexe internationale Reisearrangements verwalten, Reiserouten koordinieren und Zeitpläne im Einklang mit den Agenden der Kollegen optimieren.
- Visumanträge und andere reisebezogene administrative Anforderungen koordinieren, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente rechtzeitig vorbereitet und eingereicht werden.
- Vor-Ort-Besuche für Kunden und Interessenten koordinieren und nahtlose Logistik sicherstellen, einschließlich Agenden, Besprechungsräumen, Unterkünften, Transport und Restaurantbuchungen.
- Ein reibungsloses und professionelles Besuchererlebnis vom Eintreffen bis zur Abreise gewährleisten.
- Kalender eigenständig verwalten, Zeitpläne koordinieren, Anfragen priorisieren und potenzielle Konflikte antizipieren.
- Interne und externe Meetings, Telefonkonferenzen und Workshops organisieren.
- Besprechungsagenden vorbereiten, erforderliche Materialien koordinieren und Nachverfolgungsmaßnahmen unterstützen.
- Reise- und Spesenberichte genau und zeitnah vorbereiten und abgleichen.
- Tägliche administrative Unterstützung für mehrere Teams leisten.
- Einkaufsanfragen und Rechnungen verwalten.
- Dokumente, Präsentationen und Berichte mit Microsoft Office-Tools erstellen.
- Genauige Aufzeichnungen führen und eine effektive Dokumentenorganisation sicherstellen.
Profil:
- Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistent, der mehrere Teams oder Stakeholder unterstützt, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement, mit starkem Augenmerk auf Details und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen.
- Proaktiv und serviceorientiert, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, Verantwortung zu übernehmen und autonom zu arbeiten.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit professionellem Auftreten.
- Flexibel und anpassungsfähig, mit der Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld ruhig und effektiv zu bleiben.
- Hohe Vertraulichkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit.
- Praktische, lösungsorientierte Denkweise mit starkem Initiative.
- Starke Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word und PowerPoint).
- Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.
- Kenntnisse der Geschäftsetikette und der besten Praktiken im Gastgewerbe sind ein Plus.
- Fließend in Französisch und Englisch; jede zusätzliche Sprache ist von Vorteil.
- Positive Einstellung und starker Teamgeist.
Unser Erfolg beruht auf unseren hochqualifizierten und talentierten Mitarbeitern. Respektvolles Unternehmertum und eine langfristige Vision sind der Schlüssel zu unserem Erfolg. Unsere Mitarbeiter tragen zu einer sichereren Welt bei. Vielfalt auf allen Ebenen unserer Organisation ist eine Stärke.
Administrative Assistant Arbeitgeber: SICPA
SICPA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der in Prilly, Schweiz, eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Unsere Unternehmenskultur fördert Innovation und Zusammenarbeit, während wir unseren Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und persönlichen Entfaltung bieten. Mit einem klaren Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit sind wir stolz darauf, ein Team zu haben, das an bedeutungsvollen Projekten arbeitet und dabei die neuesten Technologien im Bereich digitale Lösungen und KI nutzt.
