Operation & Systems Specialist

Das Simon Institute for Longterm Governance (SI) ist eine in Genf ansässige gemeinnützige Organisation, die an der Schnittstelle von Frontier-AI-Diplomatie und internationaler Governance arbeitet. Wir arbeiten mit politischen Entscheidungsträgern, Forschern und Institutionen zusammen, um die Governance transformierender Technologien zu stärken – mit einem besonderen Fokus auf KI. Unser Team von etwa 10 Personen agiert in Genf und im Ausland und kombiniert Forschung, politische Engagements und organisatorische Kapazitäten in einem sich schnell entwickelnden Bereich. Wir befinden uns in einer Wachstumsphase, erweitern unsere Operationen und vertiefen unsere institutionelle Präsenz.

Die Entscheidungen, die jetzt getroffen werden – darüber, wie KI global geregelt wird – sind von enormer Bedeutung, und SI existiert, um diese besser zu gestalten.

Die Rolle

Ein kleines Team, das an hochriskanten Fragen arbeitet, kann nur gut funktionieren, wenn seine interne Infrastruktur zuverlässig, gut gewartet und kontinuierlich verbessert wird. Der Operations & Systems Specialist existiert, um dies zu ermöglichen: Er/Sie ist verantwortlich für die internen Werkzeuge und Prozesse, die es dem Rest des Teams ermöglichen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die am wichtigsten ist. Sie werden direkt unter dem Leiter Finanzen & Betrieb arbeiten und kritische Unterstützung für das gesamte Team bieten.

Dies ist eine praktische, besitzorientierte Rolle. Sie werden die Anlaufstelle für alles sein, was mit der internen Funktionsweise von SI zu tun hat: die Werkzeuge, auf die das Team angewiesen ist, die Prozesse, die den Ablauf aufrechterhalten, die Einarbeitung neuer Kollegen, die HR-Administration, die ein wachsendes Team unterstützt, und die operativen Sicherheitsprotokolle, die eine sensible Organisation schützen.

Das Team von SI ist im Allgemeinen technologieaffin, was eine echte Chance schafft: Die richtige Person wird nicht nur das Bestehende warten, sondern aktiv verfügbare Werkzeuge, einschließlich KI, nutzen, um zu vereinfachen, zu konsolidieren und zu verbessern, wie die Organisation funktioniert, und im Laufe der Zeit auf integrierte und effizientere Systeme hinarbeiten.

Was Sie tun werden

• Besitzen und betreiben Sie den operativen Tool-Stack und die IT-Infrastruktur.
• Verwalten und warten Sie die Werkzeuge, auf die das Team angewiesen ist (z.B. Google Workspace, Claude, Asana, Notion, Deel) – um zuverlässige, gut integrierte Systeme sicherzustellen, die Reibung reduzieren und fokussiertes Arbeiten unterstützen.
• Seien Sie der interne Ansprechpartner des Teams für IT-Fragen – Geräteverwaltung, Zugang, Fehlersuche – und für operative Sicherheit, in Abstimmung mit unserem externen Opsec-Berater.
• Verwalten Sie IT-Hardware: Halten Sie ein Geräteinventar, koordinieren Sie die Ausstattung neuer Mitarbeiter und kümmern Sie sich um Rückgaben, wenn Personen das Unternehmen verlassen, sowie um das Management mobiler Geräte in Bezug auf die Betriebssicherheit.
• Stellen Sie sicher, dass Werkzeuge dokumentiert, integriert und zweckmäßig sind. Suchen Sie aktiv nach Möglichkeiten zur Konsolidierung und Vereinfachung und liefern Sie Empfehlungen innerhalb der ersten 90 Tage.
• Nutzen Sie KI-Tools aktiv in Ihrer eigenen Arbeit, um manuelle Aufwände zu reduzieren. Helfen Sie dem Team, KI- und Technologie-Tools in ihrer täglichen Arbeit zu übernehmen – indem Sie die Menschen dort abholen, wo sie stehen, und das Niveau in der gesamten Organisation anheben.

Organisatorische Workflows unterstützen

• Halten Sie Slack gut am Laufen: Kanalstruktur, Normen, Integrationen und Automatisierungen, die klare und effiziente Kommunikation in einem verteilten Team unterstützen.
• Helfen Sie sicherzustellen, dass Entscheidungen und Ergebnisse aus Teamprozessen dokumentiert und kommuniziert werden – und tragen Sie zur organisatorischen Klarheit bei, die es den Menschen ermöglicht, mit Vertrauen über das, was entschieden wurde und was nicht, zu arbeiten.
• Stellen Sie logistische Unterstützung für interne und externe Veranstaltungen während geschäftiger Zeiten bereit: Koordination, Vorbereitung und Nachverfolgung nach Bedarf.

HR-Administration durchführen und Finanzen unterstützen

• Übernehmen Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Stipendiaten: von Werkzeugen über Dokumentationsstandorte bis hin zu angeforderten Unterschriften, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten – damit die Menschen ab dem ersten Tag effektiv beitragen können, anstatt ihre ersten Wochen mit logistischen Fragen zu verbringen.
• Übernehmen Sie das Offboarding, wenn Teammitglieder das Unternehmen verlassen: Zugangsentzug, Übergabedokumentation, Checklisten, Wissensübertragung.
• Besitzen und optimieren Sie unsere HR-Plattformen: Halten Sie genaue Mitarbeiterdaten, verwalten Sie HR-Workflows, erstellen Sie Berichte für das Management und unseren Treuhänder.
• Unterstützen Sie die Entwicklung und Implementierung interner Richtlinien – Reisen, Interessenkonflikte, Datenschutz und andere. Über die Zeit hinweg übernehmen Sie die vollständige Verantwortung für spezifische Richtlinien von der Gestaltung bis zur Implementierung und Verbesserung.
• Gestalten und führen Sie die jährliche Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage in Zusammenarbeit mit dem Vorstand durch: Methodik, Verwaltung, Analyse und umsetzbare Empfehlungen.
• Verfolgen Sie Fundraising-Bemühungen und -Erfolge und bieten Sie leichte finanzielle Unterstützung für den Leiter Finanzen & Betrieb nach Bedarf: Verfolgen von Betriebsausgaben, Kennzeichnung von Abweichungen, Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten.

Was wir suchen

• Erfahrung in den Bereichen Betrieb, Projektmanagement oder einer ähnlichen praktischen Koordinationsrolle. Wir sind offen für eine Vielzahl von Erfahrungsstufen – von Kandidaten mit soliden Grundlagen in der frühen Karriere bis hin zu nachgewiesener Erfahrung in der Verwaltung organisatorischer Werkzeuge – nicht nur deren Nutzung, sondern deren Besitz: Benutzerverwaltung, Dokumentation, Fehlersuche bei Integrationen.
• Echte Neugier für die Nutzung von Technologie und KI in betrieblichen Kontexten: aktives Experimentieren, Identifizieren, wo Automatisierung Mehrwert schafft, und Finden intelligenterer Wege, um Dinge zu erledigen.
• Pragmatismus und gesunder Menschenverstand: in der Lage, Situationen schnell zu bewerten, zu identifizieren, was tatsächlich wichtig ist, und praktikable Lösungen zu finden, ohne die Dinge zu komplizieren oder auf perfekte Informationen zu warten.
• Geduldiger und inklusiver Umgang mit Technologie: in der Lage, Kollegen auf unterschiedlichen digitalen Komfortniveaus zu unterstützen. Der Großteil des Teams ist technologieaffin, aber die individuellen Fähigkeiten variieren – eine effektive Übernahme erfordert Aufmerksamkeit, nicht nur Begeisterung.
• Starke Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Projekte zuverlässig zu verwalten, ohne dass etwas durch die Maschen fällt.
• Klare schriftliche und mündliche Kommunikation, die Dokumentationen erstellt, die die Menschen tatsächlich lesen und verwenden, und das betriebliche Bewusstsein im Team fördert.
• Arbeitet gut unabhängig; übernimmt Verantwortung für Probleme und verfolgt diese, ohne gemanagt zu werden.
• Komfortabel im Umgang mit sensiblen organisatorischen und personenbezogenen Informationen mit Diskretion.
• Fließend in Englisch; Französisch wäre im Genfer Kontext ein erheblicher Vorteil.

Bildung

Wir verlangen keinen bestimmten Abschluss. Was zählt, ist nachgewiesene Kompetenz in den oben genannten Bereichen. Hintergründe in Informationssystemen, Betriebswirtschaft, Organisationsmanagement oder verwandten Bereichen neigen dazu, die relevanten Fähigkeiten zu entwickeln – aber starke praktische Erfahrungen ohne formale Qualifikationen in diesen Bereichen werden ebenfalls geschätzt.

Erfahrung in einer wachsenden gemeinnützigen Organisation, Denkfabrik oder wissensbasierten Organisation.

Vertrautheit mit den Werkzeugen in unserem Stack (Asana, Notion, Slack, Google Workspace, 1Password, Deel, BambooHR).

Erfahrung mit Praktiken der Betriebssicherheit oder grundlegenden IT-Sicherheitskenntnissen.

Erfahrung mit HR-Plattformen und -Prozessen: Einarbeitung, Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Implementierung von Richtlinien.

Interesse an KI-Governance, Langfristigkeit oder internationaler Politik – keine Jobanforderung, aber ein Kontext, der die Arbeit für die richtige Person bedeutungsvoller macht.

Was wir bieten

• Wettbewerbsfähiges Gehalt von CHF 104,017 – 137,200 basierend auf Erfahrung (Spezialist bis Senior Specialist Niveau). Ein entsprechendes Remote-Vergütungspaket ist für Kandidaten verfügbar, die nicht in Genf ansässig sind.
• Wir bieten einen jährlichen Beitrag von CHF 600 zur Krankenversicherung.
• 7 Wochen Jahresurlaub.
• Großzügige Elternzeitregelung.
• Flexible Homeoffice-Regelungen – wir vertrauen darauf, dass die Menschen ihre eigene Zeit und Anwesenheit verwalten.
• Ein kleines, direktes Team, das an Fragen arbeitet, die wirklich wichtig sind, ohne die Bürokratie einer großen Institution.
• Echte Verantwortung und Autonomie ab dem ersten Tag – dies ist keine Unterstützungsfunktion in einer großen Hierarchie.
• Ein Wachstumspfad zum Operations Manager, während SI skaliert. Wir werden investieren, um diesen Weg real zu machen.
• Berufliche Entwicklung und Unterstützung für relevante Schulungen und Zertifizierungen.

Standort und Arbeitsgenehmigung

Diese Rolle steht auch Remote-Kandidaten offen, mit einer starken Präferenz für diejenigen, die in Genf ansässig sind oder bereit sind, umzuziehen. Bei Anwesenheit in Genf gelten flexible Homeoffice-Regelungen. Kandidaten müssen das Recht haben oder in der Lage sein, das Recht zu erwerben, in der Schweiz zu arbeiten. SI beschäftigt internationales Personal und hat Erfahrung mit Genehmigungsprozessen, kann jedoch keine Ergebnisse für alle Nationalitäten garantieren. Wir ermutigen die Kandidaten, transparent über ihre Situation zu sein.

Diese Rolle ist darauf ausgelegt, mit der Organisation zu wachsen. Der wahrscheinlichste Verlauf über einen Zeitraum von 2–3 Jahren ist in Richtung einer Position als Operations Manager, während SI skaliert und die operationale Komplexität zunimmt. Der genaue Weg hängt davon ab, wie sich die Organisation entwickelt und von der eigenen Entwicklung des Kandidaten – aber wir sind aufrichtig engagiert, in diesen Verlauf für die richtige Person zu investieren.