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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite unser Office Management Team und unterstütze aktiv bei Finance- und Akquisitionsthemen.
- Arbeitgeber: Sirius Facilities, ein innovatives Unternehmen im Bereich Immobilienmanagement.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und betriebliche Altersvorsorge.
- Andere Informationen: Hoher Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Büroalltag und arbeite eng mit Führungskräften zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 50000 - 65000 € pro Jahr.
Deine Aufgaben
Du willst Führung und Gestaltung – aber auch nah am Geschäft sein. In dieser Doppelrolle leitest du unser Office Management Team und bist gleichzeitig enge Vertrauensperson und Assistenz unseres Finance und Acquisitions Directors. Du sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft, und unterstützt gleichzeitig aktiv bei Finance- und Akquisitionsthemen. Wenn du Lust auf Verantwortung, Abwechslung und echten Gestaltungsspielraum hast – dann bist du bei uns genau richtig.
- Führung und Weiterentwicklung des Office Management Teams, Förderung einer positiven Arbeitskultur
- Sicherstellung einer reibungslosen Büroorganisation und -koordination für einen effizienten Geschäftsbetrieb
- Verantwortung für Verwaltung von Besprechungsräumen, Büroausstattung und Dienstleistungen sowie Beauftragung externer Dienstleister
- Planung, Organisation und Nachbereitung von Company-Events
- Budgetplanung und -überwachung im Bereich Office Management sowie Identifikation von Effizienzsteigerungen
- Entwicklung und Umsetzung effektiver Systeme für das Management von Geschäftsdokumenten unter Einhaltung von Compliance- und Datenschutzrichtlinien
- Enge Zusammenarbeit und direkte Assistenz des Finance und des Acquisitions Directors im Tagesgeschäft
- Aufbau und Pflege vertrauensvoller Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern auf Management- und Partnerebene
- Steuerung und Koordination externer und interner Kommunikation in Abstimmung mit dem Director
- Priorisierung und Filterung von Anfragen sowie Zugangskontrolle
- Eigenständige Organisation von Kalender, Terminen, Reisen und Veranstaltungen
- Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Meetings, Präsentationen und To-dos
- Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten im Bereich Finance und Akquisitionen
- Allgemeine administrative Tätigkeiten
Dein Profil
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management, idealerweise mit erster Führungserfahrung
- Nachweisbare Erfahrung im Umgang mit Stakeholdern in einer internationalen Unternehmens- oder Konzernstruktur
- Ausgeprägte Selbstorganisation, vorausschauendes Denken, Eigenverantwortung und strukturierte Arbeitsweise
- Erfahrung als Assistenz auf C-Level oder vergleichbarer Management-Ebene von Vorteil
- Proaktive Persönlichkeit mit einem „Sparringspartner“-Mindset – du erkennst, was gebraucht wird, bevor du gefragt wirst
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift)
- Hohe Loyalität, Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Organisations- und Kollaborationstools
- Hands-on-Mentalität, Teamfähigkeit und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
Was wir Dir bieten
- Ein attraktives Gehalt sowie flexible Arbeitszeiten
- Überdurchschnittlicher Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung
- Betriebliche Krankenzusatzversicherung
- Mitarbeiterrabatte
- Du-Kultur auf allen Ebenen
- Hoher Gestaltungsspielraum, ein wertschätzendes Arbeitsklima und eine offene Unternehmenskultur
- Attraktive Entwicklungsmöglichkeit in einem modernen, zukunftsorientierten Unternehmen
- Interne Weiterbildungsmöglichkeiten (Sirius Academy)
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- Team- & Company-Events
Über uns
Du willst wirklich etwas bewegen? Dann bist du bei uns genau richtig. Sirius Facilities ist Teil der Sirius Real Estate Gruppe – einem in London und Johannesburg börsennotierten Immobilieneigentümer und -betreiber mit Standorten in Deutschland und Großbritannien. Mit über 300 Mitarbeitenden in Deutschland betreiben und entwickeln wir mehr als 70 Business Parks und bieten maßgeschneiderte Flächenlösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Dich erwartet ein stabiles, international aufgestelltes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und echten Entwicklungsmöglichkeiten – im Berliner Headquarter oder direkt vor Ort in unseren Business Parks. Was uns in der Landschaft der deutschen Gewerbeparks einzigartig macht? Finde es heraus und bewirb dich bei uns. Mehr über uns als Arbeitgeber erfährst Du auf unserer Homepage www.siriusfacilities.com
Team Lead Office Management inkl. Assistenz des Finance und des Acquisitions Directors (everyone is welcome) Arbeitgeber: Sirius Facilities
Kontaktperson:
Sirius Facilities HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Team Lead Office Management inkl. Assistenz des Finance und des Acquisitions Directors (everyone is welcome)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Rolle und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Sirius Facilities auf LinkedIn. So bekommst du Insider-Infos und kannst deine Chancen erhöhen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich an der Stelle interessiert bist und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Lass uns wissen, warum du perfekt ins Team passt!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Team Lead Office Management inkl. Assistenz des Finance und des Acquisitions Directors (everyone is welcome)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es klar und strukturiert: Halte deine Bewerbung übersichtlich und gut strukturiert. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert bist!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung: Schau dir die Aufgaben und Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den spezifischen Anforderungen der Rolle passen – das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Sirius Facilities vorbereitest
✨Verstehe die Doppelrolle
Mach dir klar, dass du in dieser Position sowohl das Office Management Team leitest als auch als Assistenz für die Directors fungierst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Führungskompetenz und deinem Umgang mit Stakeholdern zu beantworten.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da starke Kommunikationsfähigkeiten gefordert sind, übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst. Überlege dir Beispiele, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
Denke an konkrete Situationen, in denen du Probleme im Büroalltag gelöst hast oder bei der Organisation von Events geholfen hast. Sei bereit, diese Erfahrungen zu teilen und zu erklären, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Sei proaktiv und zeige Initiative
In der Rolle wird eine proaktive Persönlichkeit gesucht. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Initiative ergriffen hast, um Prozesse zu verbessern oder Probleme zu lösen, und bringe diese Beispiele in das Gespräch ein.