Commercial Support Specialist - EMEA (m,f,d)

Der Commercial Support Specialist – EMEA (m/w/d) spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Vertriebsorganisation in der gesamten EMEA-Region. Diese Position bietet umfassende operative, analytische und organisatorische Unterstützung mit einem starken Fokus auf der Koordination interner und externer Veranstaltungen, der Vertriebsberichterstattung und der Erstellung von Dashboards sowie der Funktion als primäre Schnittstelle zwischen der Außendienstorganisation und internen Stakeholdern.

Die Rolle erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine serviceorientierte Denkweise und die Fähigkeit, funktionsübergreifend in einem dynamischen internationalen Umfeld zu arbeiten.

• Unterstützung im Vertrieb und bei Veranstaltungen: Planung, Organisation und Durchführung interner Vertriebsmeetings (z. B. jährliche Kick-off-Meetings), einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, Verhandlungen mit Anbietern, Budgetüberwachung und der gesamten Logistik. Unterstützung der Vertriebs- und Marketingteams bei der Organisation externer Kundenworkshops und -veranstaltungen, einschließlich der Koordination von Reisen und der damit verbundenen Logistik. Funktion als zentraler Ansprechpartner für den Außendienst, um die Kommunikation und Koordination mit internen Abteilungen zu erleichtern.
• Berichterstattung & Prozessoptimierung: Entwicklung, Erstellung und Verteilung von wöchentlichen und monatlichen Vertriebsberichten sowie KPI-Dashboards für die Vertriebsleitung und die gesamte Vertriebsorganisation in enger Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung. Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen innerhalb des Vertriebsbereichs und Unterstützung der Umsetzung in Zusammenarbeit mit der Vertriebsleitung.
• Unterstützung des Vertriebsteams und des Büros: Tägliche operative Unterstützung der Vertriebsorganisation, unter anderem durch: Organisation und Pflege von Verkaufspräsentationskits und sonstiger Ausrüstung, die vom Vertriebsteam benötigt wird. Unterstützung der Personalverantwortlichen bei der Erstellung von Einarbeitungsplänen innerhalb der Vertriebsabteilung. Unterstützung bei der Koordination mit Reisebüros und bei Anfragen zum Reiseprozess, wobei Sie als Hauptansprechpartner für das externe Reisebüro fungieren. Beaufsichtigung und Unterstützung der Teilzeit-Rezeptionistin, einschließlich der Verantwortung für Aufgaben im Bereich der Büroverwaltung und der Koordination interner Büroveranstaltungen.

Ausbildung & Berufserfahrung: Kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Abschluss oder gleichwertige berufliche Qualifikation. 3–5 Jahre Erfahrung im Vertriebs- oder Marketing-Support oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, vorzugsweise in einem internationalen oder multinationalen Umfeld.

Fähigkeiten & Kompetenzen: Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen. Sicheres Auftreten in der Kommunikation, Fähigkeit zum effektiven Umgang mit Stakeholdern auf allen Ebenen, einschließlich der Geschäftsleitung. Proaktive, praxisorientierte Denkweise mit einer positiven und lösungsorientierten Einstellung. Erfahrung in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit oder eine ausgeprägte Bereitschaft dazu. Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Word.

Sprachen: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch (unabdingbar). Zusätzliche Sprachkenntnisse wie Französisch, Italienisch oder Spanisch sind von Vorteil.

Es handelt sich um eine Vor-Ort-Stelle in der EMEA-Zentrale in Bonn mit der Möglichkeit zu teilweise hybridem, flexiblem Arbeiten nach der Probezeit – mindestens 3 Tage im Büro sind erforderlich.