Document Controller

Überblick

Bei Sisk schaffen wir Orte und Infrastrukturen, die prägen, wie Menschen leben, arbeiten und sich verbinden – jetzt und für zukünftige Generationen. Als familiengeführte, internationale Bau- und Ingenieurgruppe bieten wir sinnvolle Karrieren in den Bereichen Bau, Infrastruktur, Schiene, Energie und Off-Site-Fertigung in ganz Irland, Großbritannien und Europa, wo Menschen unterstützt werden, um zu wachsen, einen Einfluss zu haben und Teil positiver Veränderungen zu sein.

Der Document Controller (DC) ist verantwortlich für die Verwaltung des Projekt-Dokumentenmanagementsystems und des digitalen Feldtools, die Umsetzung der Informationsmanagementstrategie (IM) sowie die Bereitstellung von Schulungen und Unterstützung für Projektteams und Endbenutzer. Der DC stellt sicher, dass alle Dokumente gemäß den DPD-Verfahren des Unternehmens und den ISO 19650 / BS 1192 / PAS 1192-Standards empfangen, klassifiziert, verifiziert und verteilt werden.

Verantwortlichkeiten

• Dokumentenmanagement
  • Validieren, Überprüfen und Kuratieren aller eingehenden und ausgehenden Projektdokumente, um ordnungsgemäße Empfang, Klassifizierung, Verifizierung, Registrierung, Verteilung und Abruf sicherzustellen.
  • Einrichten und Pflegen zentraler Baustellenakten, unkontrollierter Zeichnungen, Register und Zusammenstellen von Betriebs- & Wartungs-, Gesundheits- & Sicherheits-, Qualitäts-, Umwelt- und BCAR-Dateien.
  • Konfigurieren und Implementieren von Änderungssteuerungsprozessen innerhalb des CDE.
  • Vorbereiten und Konfigurieren von Verteilermatrizen, Statusberichten und Workflows für Musterübermittlungen, TQs, RFIs und andere berichtspflichtige Daten gemäß den Projektanforderungen.
  • Teilnahme an Projektbesprechungen, um mit dem Projektteam und den Stakeholdern zu Dokumentations- und IM-Angelegenheiten in Kontakt zu treten.
• Kontinuierliche Verbesserung
  • Identifizieren von Verbesserungsmöglichkeiten, Abfallreduzierung und Risikominderung im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement und Informationsabläufen.
  • Vertretung der Aufgaben anderer Document Controllers bei Bedarf, z.B. während Urlaubs- oder Krankheitszeiten.
  • Unterstützung des ISM bei der Einhaltung der unternehmensweiten DPD-Verfahren und -Standards.
• Schulung & Unterstützung
  • Durchführung von Schulungen für neue Benutzer von VFP und FV, entweder individuell oder in Gruppen.
  • Als Hauptansprechpartner für Unterstützung und Coaching von Projektbenutzern fungieren, einschließlich Kunden-, Design-, Subunternehmer- und Lieferkettenpartnern.
  • Unterstützung bei der Entwicklung von Protokollen zur Benennung von Projektdateien und Workflows mit Anleitung des Information Systems Managers (ISM).
  • Kontinuierliche Anleitung der Projektteams zur Gewährleistung der strikten Einhaltung der DPD-Protokolle.

Erfahrung

• Erforderlich
  • Erfahrung in Projekten mit großen Daten- und Informationsmengen aus mehreren Quellen.
  • Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren und alle Stakeholder über DPD-Protokolle aufzuklären.
  • Erfahrung im Umgang mit multidisziplinären Designteams, Kundenteams, Subunternehmern und Lieferkettenpartnern.
  • Fähigkeit und Bereitschaft, andere auszubilden und zu betreuen.
  • Kenntnis von Benennungsstandards und -konventionen.
  • Organisations-, Priorisierungs-, Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten.
  • Analytischer Denker, gewissenhaft und selbstmotiviert.
  • Ausgezeichnete Fähigkeiten in der Dokumentenvorbereitung, -formatierung und -fehlerbehebung.
• Wünschenswert
  • Interesse an Projektlieferprozessen, Projektadministration und der breiteren Bauindustrie.
  • Erfahrung im Bereich Infrastruktur bevorzugt.

Qualifikationen

• Erforderlich
  • Fortgeschrittener Benutzer der Microsoft Office Suite.
  • Verständnis der ISO 19650, BS 1192 und PAS 1192 Standards.
• Wünschenswert
  • Erfahrung in der Konfiguration und Verwaltung von Systemen in Übereinstimmung mit ISO 19650.
  • Fortgeschrittener Benutzer von Field View (FV), Dalux oder ähnlichen digitalen Feldtools.

Zusätzliche Informationen

Was wir bieten

Bei Sisk geht Ihr Vergütungspaket weit über Ihr Gehalt hinaus. Unsere wertvollsten Vorteile umfassen:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt
• 26 Tage Jahresurlaub
• Pensionskasse
• Umfassende Gesundheits-, Wellness- und Lebensstilunterstützungen
• Karriereentwicklungsmöglichkeiten
• Und vieles mehr im Rahmen unseres Total Rewards Programms

Unser Engagement für Menschen & Rekrutierung

Bei Sisk stehen unsere Mitarbeiter im Mittelpunkt von allem, was wir tun. Wir bieten die Möglichkeit, mit Sinn zu arbeiten, eine Karriere ohne Grenzen zu entwickeln und Teil eines unterstützenden, kollaborativen Teams zu sein.

Alle Stellenangebote werden direkt von unserem internen Rekrutierungsteam verwaltet. Unsolizitierte Lebensläufe oder spekulative Kontakte von nicht genehmigten Agenturen werden nicht akzeptiert, und es werden keine Gebühren gezahlt.

Chancengleichheit, Inklusion & Zugänglichkeit

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten, unabhängig von Geschlecht, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung, Religion, Familienstand oder einer anderen geschützten Eigenschaft. Wir verpflichten uns, angemessene Anpassungen während des Rekrutierungsprozesses zu bieten, um alle Kandidaten zu unterstützen.

Alle Talente zur Bewerbung ermutigen

Wir verstehen, dass das Vertrauen oder das Imposter-Syndrom großartige Menschen davon abhalten kann, sich zu bewerben. Selbst wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen, ermutigen wir Sie, Ihr Interesse auszudrücken – Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Potenziale sind das, was zählt.

Compliance & Transparenz

Alle Rekrutierungsmaterialien sind so gestaltet, dass sie die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen oder übertreffen, einschließlich der irischen und britischen Gleichstellungsgesetze sowie der EU-Richtlinie zur Lohtransparenz, um Fairness, Transparenz und gleichen Zugang für jeden Bewerber zu gewährleisten.